Quản lý in hợp đồng

Tính năng In hợp đồng quản lý toàn bộ vòng đời bản giấy của hợp đồng/báo giá — từ lúc sales gửi yêu cầu in, tài chính in & gửi bưu điện, đến khi khách ký và gửi bản giấy về công ty cất tủ. Mục tiêu: không thất lạc hợp đồng do quên lấy về (khách giữ 1 bản, công ty giữ 1 bản).

Vì sao cần tính năng này

Trước đây hợp đồng giấy gửi đi cho khách ký thường bị quên lấy lại → công ty thiếu bản gốc khi đối chiếu/kiểm toán. Tính năng này theo dõi từng bản hợp đồng theo quy trình chuẩn và tự cảnh báo khi quá 30 ngày chưa nhận về.

Quy trình tổng quan

Sales: "Gửi đi in"  →  Tài chính: Bắt đầu in  →  Gửi bưu điện (ghi mã vận đơn)
                                                          ↓
        Cất tủ (ghi vị trí)  ←  Khách ký + gửi bản giấy về

Quá 30 ngày kể từ ngày gửi bưu điện mà chưa nhận về → hệ thống gửi cảnh báo (qua /chat) cho sales phụ trách & tài chính.

Bước 1 — Sales gửi yêu cầu in

Trong chi tiết Đơn bán hàng hoặc Báo giá, mở khối Tài liệu:

1. Tạo tài liệu từ mẫu (hợp đồng, phụ lục…) như bình thường.
2. Khi tài liệu đã sẵn sàng, di chuột vào dòng tài liệu → nhấn nút 🖨 Gửi đi in.
3. Xác nhận → tài liệu chuyển sang bộ phận tài chính. Tài liệu hiển thị nhãn trạng thái in (vd Chờ in).

Số bản in do tài chính tự quyết định khi in — sales không cần điền.

Bước 2 — Tài chính xử lý (trang Quản lý in hợp đồng)

Vào menu Tài chính > In hợp đồng. Trang chia 3 tab:

Tab	Nội dung
Chờ in / Đang in	Yêu cầu mới sales gửi lên + đơn đang in
Chờ nhận về	Đã gửi bưu điện, đang chờ khách ký gửi về
Đã xử lý	Đã nhận về / thất lạc / huỷ

Có ô tìm kiếm (số HĐ, tên khách, mã vận đơn, vị trí tủ) và lưu bộ lọc tuỳ chỉnh (dấu +).

Các thao tác theo trạng thái

Trạng thái	Nút thao tác	Việc làm
Chờ in	Bắt đầu in	Tài chính nhận và bắt đầu in
	Huỷ	Huỷ yêu cầu in
Đang in	Gửi bưu điện	Mở form ghi ngày gửi + đơn vị vận chuyển + mã vận đơn
Đã gửi bưu điện	Đã nhận về	Mở form ghi ngày nhận + vị trí cất tủ
	Thất lạc	Đánh dấu hợp đồng thất lạc
Thất lạc	Đã tìm lại	Cập nhật về "Đã về tủ" khi tìm lại được

Form "Gửi bưu điện"

Trường	Mô tả
Ngày gửi	Mặc định hôm nay
Đơn vị vận chuyển	Viettel Post / GHN / nhà xe… (nhập tay)
Mã vận đơn	Nhập tay để tra cứu sau

Sau khi gửi, hệ thống tự tính ngày dự kiến nhận về = ngày gửi + 30 ngày.

Form "Đã nhận về & cất tủ"

Trường	Mô tả
Ngày nhận về	Mặc định hôm nay
Vị trí cất	VD: Tủ A - Kệ 2 - Folder 2026 — giúp truy xuất nhanh khi audit

Cảnh báo quá hạn

Hợp đồng ở trạng thái Đã gửi bưu điện quá 30 ngày chưa nhận về sẽ:

• Hiển thị nhãn đỏ "Quá hạn N ngày" trên trang Quản lý in hợp đồng.
• Hệ thống tự gửi cảnh báo hằng tuần (sáng thứ Hai) cho sales phụ trách & bộ phận tài chính qua /chat.

Các trạng thái

Trạng thái	Ý nghĩa
Chờ in	Sales đã gửi, chờ tài chính in
Đang in	Tài chính đang in
Đã gửi bưu điện	Đã gửi cho khách ký
Đã về tủ	Khách ký xong, công ty đã cất bản gốc
Thất lạc	Quên lấy / mất bản giấy
Đã huỷ	Huỷ yêu cầu in

Thông báo tự động

Bốn sự kiện sau có thể cấu hình gửi thông báo qua Automation (/automation) vào kênh /chat tài chính:

• Yêu cầu in hợp đồng — sales bấm "Gửi đi in"
• Hợp đồng đã gửi bưu điện — tài chính gửi cho khách
• Hợp đồng đã nhận về — đã cất tủ
• Hợp đồng quá hạn nhận về — cảnh báo cron

Phân quyền

• Sales: gửi yêu cầu in cho hợp đồng/báo giá mình phụ trách.
• Tài chính / Admin: xem toàn bộ hàng đợi in + xử lý mọi thao tác (in, gửi bưu điện, nhận về, cất tủ).