Appearance
Automation — Tự động hoá quy trình
Module Automation cho phép bạn xây quy trình tự động dạng kéo thả mà không cần biết lập trình. Ý tưởng đơn giản: khi có Trigger (sự kiện) xảy ra → kiểm tra Điều kiện → thực hiện chuỗi Hành động.
Phù hợp tạo những quy trình kiểu:
- "Deal chốt thành công → tạo task triển khai + báo team #wins"
- "Lead mới được giao → gửi DM cho sales kèm thông tin khách"
- "Mỗi 8h sáng → gửi báo cáo doanh thu hôm qua vào kênh"
- "Đơn duyệt bị từ chối → DM lại người gửi kèm lý do"
Truy cập
Vào menu Tự động hoá ở sidebar.
3 thành phần của một flow
Mỗi flow luôn có:
| Thành phần | Số lượng | Vai trò |
|---|---|---|
| Trigger | 1 (bắt buộc) | Điểm khởi đầu — quyết định KHI NÀO flow chạy |
| Điều kiện | 0 hoặc nhiều | Rẽ nhánh theo dữ liệu của trigger |
| Hành động | 1 hoặc nhiều | Việc cần làm — thông báo, tạo task, gọi API... |
| Kết thúc | 1 | Node đóng flow |
Toàn bộ flow trông giống sơ đồ kéo thả từ trên xuống dưới:
Trang danh sách flow
Truy cập Tự động hoá từ menu — bạn thấy bảng liệt kê toàn bộ flow đã tạo.
Tự động hoá
Đang chạyTạm dừngTheo lịchSự kiện
| ID | Tên flow | Trạng thái | Trigger | Chạy | OK | Lỗi | Lần cuối |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| #12 | Deal won → tạo task triển khai | Đang chạy | ⚡ Sự kiện | 147 | 145 | 2 | 26/05 14:32 |
| #08 | Báo cáo doanh thu hàng tuần | Đang chạy | ⏰ Lịch | 8 | 8 | 0 | 25/05 08:00 |
| #05 | Đơn duyệt bị từ chối → DM người gửi | Tạm dừng | ⚡ Sự kiện | 23 | 22 | 1 | 22/05 16:15 |
Cột trong bảng
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| ID | Số thứ tự ngắn (#12) — dễ nhắc đến trong trao đổi |
| Tên flow | Tên + mô tả ngắn bạn đặt |
| Trạng thái | Đang chạy / Tạm dừng / Nháp / Lưu trữ |
| Trigger | Sự kiện / Lịch / Webhook / Thủ công |
| Người tạo | Avatar + tên + team (flow hệ thống hiện badge "Hệ thống") |
| Chạy | Tổng số lần đã chạy |
| OK | Số lần thành công (màu xanh) |
| Lỗi | Số lần thất bại (màu đỏ) |
| Lần cuối | Thời điểm chạy gần nhất |
Lọc nhanh (saved views)
Sidebar trên cùng có sẵn:
- Tất cả — toàn bộ flow
- Đang chạy — flow active
- Tạm dừng — flow đang paused
- Hệ thống — flow được seed sẵn theo module
- Sự kiện — chỉ flow trigger theo sự kiện
- Theo lịch — chỉ flow trigger định kỳ
Bạn cũng có thể lọc nâng cao theo danh mục (Chấm công, CRM, Tài chính, Triển khai, Công việc, Nhân sự, Truyền thông, Tuyển dụng).
Thao tác nhanh
Trên mỗi dòng có 2 nút bên phải:
- ▶ / ⏸ — bật / tạm dừng flow
- 🗑 — xoá flow (hỏi xác nhận, flow hệ thống sẽ tự re-seed lại ở trạng thái paused)
Bấm vào một dòng để mở trang chỉnh sửa flow.
Trang chỉnh sửa flow (Builder)
Khi bạn bấm tạo mới hoặc mở 1 flow, hệ thống đưa bạn vào màn hình builder với header cố định trên cùng:
4 tab
| Tab | Mục đích |
|---|---|
| Thông tin | Đặt tên, icon, mô tả, tags |
| Flow | Vẽ trigger + chuỗi điều kiện + hành động |
| Run logs | Xem lịch sử mỗi lần flow chạy, từng bước, lỗi nếu có |
| Cài đặt | Thống kê, version, nút xoá flow |
3 nút trên header
- Chạy thử — kích hoạt flow ngay với dữ liệu trống để test
- Kích hoạt / Tạm ngưng — bật/tắt flow
- Lưu — lưu thay đổi (bắt buộc trước khi rời trang)
Copy ID flow
Cạnh tên flow có ô #a3f2b1 — bấm vào để copy ID đầy đủ. Hữu ích khi cần nhắc tới flow trong trao đổi hoặc gắn webhook bên ngoài.
Tab 1 — Thông tin
Tab đầu tiên giúp bạn đặt nhận dạng cho flow:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Icon + màu | Bấm vào icon để chọn biểu tượng + màu nền (10 màu chuẩn) |
| Tên flow ⚠️ | Bắt buộc, ví dụ "Lead được giao → noti sales" |
| Mô tả | Mô tả ngắn flow này làm gì, khi nào trigger |
| Tags | Gắn nhãn để lọc sau (ví dụ: lead, sales, urgent) — có thể tạo tag mới ngay tại đây |
Đặt tên rõ ràng
Tên flow nên theo công thức [Khi nào] → [Làm gì]:
- ✅ "Lead mới giao cho sales → DM noti"
- ✅ "Cron 8h hàng ngày → báo cáo doanh thu"
- ❌ "Flow 1" / "Test flow CRM"
Nếu flow là hệ thống (được seed sẵn), bạn sẽ thấy thông báo cam: vẫn sửa được nội dung nhưng không xoá được vĩnh viễn.
Tab 2 — Flow (canvas chính)
Đây là khu vực bạn vẽ quy trình. Canvas dạng dọc, bắt đầu từ node Trigger (xanh) và kết thúc ở node Kết thúc (xám).
Các loại node
| Node | Vai trò |
|---|---|
| 🟢 Trigger | Điểm bắt đầu — chọn khi nào flow chạy |
| 🟡 Hành động | Việc cần làm (gửi tin, tạo task, gọi API...) |
| 🟣 Điều kiện | Rẽ nhánh theo dữ liệu |
| ⚪ Kết thúc | Đóng flow |
Thêm node mới
- Bấm dấu + giữa 2 node bất kỳ để chèn node mới
- Chọn loại node muốn thêm
- Bấm vào node vừa tạo → panel cấu hình mở ở bên phải
Mỗi node có 2 dòng
- Dòng tên — bạn đặt (ví dụ: "Khi lead được giao")
- Dòng tóm tắt — hệ thống tự sinh ra dựa vào cấu hình (ví dụ: "CRM: Lead được giao", "Thông báo: Gửi Mattermost")