4 · CRM bán hàng

Luồng "xương sống" doanh thu: Lead → Deal → Báo giá → Đơn bán hàng → Thanh toán, kèm các nhánh khuyến mãi, subscription, chống trùng và chia lead tự động. Người thực hiện chính là Sales, người duyệt là Quản lý/Admin.

Phạm vi menu. Tổng quan · Deals · Công ty · Liên hệ · Leads · Khách hàng (accounts) · Hoạt động · Nhịp công việc · Ghi âm cuộc họp · Tài liệu · Chuyển giao dữ liệu · Sản phẩm · Báo giá · Đơn bán hàng · Thanh toán · Phiếu điều chỉnh · Subscriptions · Chỉ tiêu · Khuyến mãi · và các mục Cài đặt (Round-Robin, Vai trò Deal, Mẫu tài liệu, Duyệt báo giá, Ngành nghề, Nguồn, Kiểm tra trùng lặp).

🖼️ Hướng dẫn sử dụng (kèm hình ảnh)

CRM là nơi bạn quản lý toàn bộ hành trình bán hàng, từ lúc một người mới quan tâm cho đến khi họ trả tiền và trở thành khách hàng. Hãy đi lần lượt theo từng bước bên dưới nhé.

Tổng quan

Bảng điều khiển CRM — ① Menu Tổng quan CRM · ② Phễu bán hàng · ③ Chỉ số bán hàng

1. Mở menu "CRM"

   Bấm vào mục "CRM" ở thanh menu bên trái để vào bảng điều khiển.

2. Nhìn tổng quan tình hình

   Ở đây bạn thấy nhanh số khách tiềm năng, số cơ hội đang có và doanh số. Đây là nơi bạn bắt đầu mỗi ngày làm việc.

3. Chọn việc cần làm

   Từ bảng điều khiển, bạn bấm sang các mục con như Leads, Deals, Báo giá... để làm từng phần công việc.

1. Khách tiềm năng (Leads)

Danh sách khách hàng tiềm năng cần chăm sóc — ① Menu Leads · ② Tạo lead mới

Khách tiềm năng (Lead) là người vừa mới quan tâm đến bạn — có thể họ thấy quảng cáo, nhắn tin qua Zalo, hay để lại thông tin trên website. Họ chưa mua gì, nhưng đáng để chăm sóc.

1. Mở danh sách Leads

   Bấm vào mục "Leads". Bạn sẽ thấy danh sách những người đang quan tâm cần được liên hệ.

2. Tiếp nhận và gọi tư vấn

   Bấm vào một khách để xem thông tin, rồi gọi điện hoặc nhắn tin để tìm hiểu nhu cầu của họ.

3. Chuyển thành cơ hội bán hàng

   Nếu khách đủ tiềm năng, bạn bấm nút chuyển đổi để tạo thành Deal (cơ hội), kèm Công ty và người Liên hệ. Từ đây khách bước vào quy trình bán hàng chính thức.

2. Công ty & Liên hệ

Danh sách công ty khách hàng — ① Menu Công ty · ② Tạo công ty mới

Danh sách người liên hệ tại các công ty — ① Menu Liên hệ · ② Tạo liên hệ mới

Công ty là tổ chức bạn đang bán hàng cho họ. Liên hệ là những người cụ thể bạn nói chuyện tại công ty đó (ví dụ chị kế toán, anh giám đốc).

1. Xem danh sách công ty

   Bấm mục "Công ty" để thấy tất cả công ty khách hàng bạn đang chăm sóc.

2. Xem người liên hệ

   Bấm mục "Liên hệ" để thấy danh sách những người bạn trao đổi tại các công ty. Mỗi người gắn với một công ty.

3. Bấm vào để xem chi tiết

   Bấm vào tên một công ty hay một người để xem thông tin đầy đủ, lịch sử trao đổi và các cơ hội đang có.

3. Cơ hội bán hàng (Deals)

Danh sách cơ hội bán hàng — tên deal, giá trị, giai đoạn, ngày dự kiến chốt — ① Menu Deals · ② Thanh tab lọc · ③ Tạo cơ hội mới

Mỗi Deal là một cơ hội bán hàng cụ thể — ví dụ "Bán phần mềm cho công ty A". Bạn theo dõi cơ hội này đi qua từng giai đoạn cho đến khi chốt được.

1. Tạo cơ hội mới

   Bấm nút "Tạo deal", đặt tên, ghi giá trị dự kiến và ngày mong muốn chốt.

2. Theo dõi qua từng giai đoạn

   Cơ hội đi lần lượt qua các giai đoạn: Báo giá, Đàm phán, rồi Thắng. Bạn cập nhật giai đoạn khi công việc tiến triển.

3. Chọn cách xem phù hợp

   Bạn có thể xem dạng danh sách để nhìn nhiều thông tin, hoặc dạng bảng Kanban để kéo–thả cơ hội từ cột này sang cột khác cho trực quan.

4. Sản phẩm & Báo giá

Danh mục sản phẩm/dịch vụ và đơn giá — ① Menu Sản phẩm · ② Thêm sản phẩm mới

Tạo và gửi báo giá cho khách — ① Menu Báo giá · ② Tab trạng thái · ③ Tạo báo giá mới

Trước khi báo giá cho khách, bạn cần khai báo sẵn các sản phẩm hoặc dịch vụ cùng đơn giá của chúng. Sau đó việc tạo báo giá sẽ rất nhanh.

1. Khai báo sản phẩm trước

   Bấm mục "Sản phẩm" để thêm các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn bán, kèm đơn giá cho từng cái.

2. Tạo báo giá từ cơ hội

   Vào một Deal rồi tạo báo giá. Bạn chọn sản phẩm, nhập số lượng, và áp khuyến mãi nếu có.

3. Gửi cho khách (có thể cần duyệt)

   Nếu báo giá giảm giá vượt mức cho phép, hệ thống sẽ gửi cho quản lý duyệt trước. Duyệt xong bạn gửi báo giá cho khách xem.

💡 Sản phẩm Combo: ngoài sản phẩm lẻ, bạn có thể tạo Combo — gộp nhiều sản phẩm/dịch vụ con thành một gói giá ưu đãi. Ở mục Sản phẩm, bấm nút tạo rồi chọn Combo, tìm và thêm từng sản phẩm con vào gói, đặt giá combo — hệ thống tự tính bạn đang giảm bao nhiêu phần trăm so với tổng giá lẻ. Khi bán, đưa combo vào báo giá như một sản phẩm bình thường.

5. Đơn bán hàng & Thanh toán

Danh sách đơn bán hàng — ① Menu Đơn bán hàng · ② Tạo đơn mới

Theo dõi các khoản khách đã thanh toán — ① Menu Thanh toán · ② Ghi nhận thanh toán

Khi khách đồng ý với báo giá, bạn tạo đơn bán hàng và ghi nhận tiền khách trả. Đây là bước "chốt" thật sự.

1. Tạo đơn bán hàng

   Khi khách đồng ý báo giá, bạn tạo đơn bán hàng để ghi lại những gì khách mua.

2. Ghi nhận thanh toán

   Vào mục "Thanh toán" để ghi lại tiền khách đã trả, bằng tiền mặt hay chuyển khoản.

3. Chờ thanh toán đủ rồi triển khai

   Chỉ khi khách trả đủ tiền, đơn mới chuyển sang bước triển khai dịch vụ. Nếu trả thiếu, hệ thống nhắc bạn thu tiếp.

💡 Đơn có Combo: khi khách thanh toán đủ, hệ thống tự "bung" combo thành từng sản phẩm con bên trong và kích hoạt từng dịch vụ một — bạn không phải kích hoạt tay từng cái, không sợ sót dịch vụ nào của khách.

💡 Mẹo: Hãy làm theo đúng thứ tự Khách tiềm năng → Cơ hội → Báo giá → Đơn bán hàng → Thanh toán. Mỗi bước đều nối tiếp bước trước, nên bạn không phải nhập lại thông tin — chỉ cần bấm chuyển tiếp là xong.

6. Khách hàng

Khách hàng là những công ty đã mua hàng của bạn — khi một deal thắng, khách được chuyển sang mục này. Vào đây khi bạn cần xem lại thông tin, lịch sử mua hàng và các đơn của một khách đã chốt.

1. Mở menu "Khách hàng"

   Bấm mục Khách hàng trong menu CRM bên trái. Danh sách các công ty đã mua hàng hiện ra.

2. Tìm khách cần xem

   Gõ tên khách vào ô tìm kiếm để lọc nhanh trong danh sách.

3. Xem chi tiết một khách

   Bấm vào tên khách để xem thông tin đầy đủ: các đơn đã mua, hóa đơn và lịch sử làm việc.

Danh sách khách hàng — những công ty đã mua hàng — ① Menu Khách hàng

💡 Mẹo: Bạn không cần nhập khách hàng bằng tay — khi deal thắng và đơn được thanh toán, khách tự xuất hiện ở đây. Hãy tập trung nhập đúng thông tin từ bước Lead.

7. Hoạt động

Mục Hoạt động là "nhật ký làm việc" với khách: các cuộc gọi, cuộc gặp, ghi chú chăm sóc của bạn và của cả đội đều nằm ở đây. Dùng để xem lại hôm nay đã làm gì và ai đang chăm khách nào.

1. Mở menu "Hoạt động"

   Bấm mục Hoạt động trong menu CRM. Danh sách các hoạt động gần nhất hiện ra.

2. Xem lại một hoạt động

   Bấm vào một dòng để xem chi tiết: ai làm, làm với khách nào, nội dung ra sao.

3. Ghi lại hoạt động mới

   Ngay sau khi gọi điện hoặc gặp khách, hãy ghi lại hoạt động để cả đội nắm được tiến độ, tránh hai người cùng gọi một khách.

Nhật ký hoạt động chăm sóc khách của cả đội — ① Menu Hoạt động

8. Nhịp công việc

Nhịp công việc là danh sách việc lặp lại hằng ngày của sales — ví dụ hôm nay cần gọi bao nhiêu cuộc, chăm bao nhiêu khách. Quản lý tạo mẫu nhịp và giao cho từng nhóm; nhân viên mỗi ngày mở ra làm theo và đánh dấu hoàn thành.

1. Mở menu "Nhịp công việc"

   Bấm mục Nhịp công việc trong menu CRM.

2. Xem việc của hôm nay

   Danh sách việc trong ngày hiện ra — mỗi việc ghi rõ cần làm gì và bao nhiêu lần.

3. Đánh dấu hoàn thành

   Làm xong việc nào, đánh dấu việc đó. Cuối ngày bạn biết mình đã hoàn thành nhịp hay chưa.

4. Quản lý: giao mẫu nhịp cho team

   Nếu bạn là quản lý, hãy tạo mẫu nhịp (danh sách việc chuẩn mỗi ngày) rồi giao cho các thành viên trong nhóm.

Danh sách việc lặp hằng ngày của sales — ① Menu Nhịp công việc

💡 Mẹo: Nhịp công việc giúp ngày làm việc không bị "trôi" — sáng vào mở nhịp trước, làm hết checklist rồi mới sang việc phát sinh.

9. Tài liệu

Mục Tài liệu là kho lưu trữ các tệp liên quan đến bán hàng để cả đội dùng chung — bạn tải lên một lần, mọi người tìm và tải xuống khi cần.

1. Mở menu "Tài liệu"

   Bấm mục Tài liệu trong menu CRM.

2. Tìm tài liệu cần dùng

   Duyệt danh sách hoặc dùng ô tìm kiếm để tìm đúng tệp.

3. Tải lên tài liệu mới

   Bấm nút tải lên, chọn tệp từ máy tính và lưu lại để chia sẻ cho cả đội.

Kho tài liệu dùng chung của đội bán hàng — ① Menu Tài liệu

10. Chuyển giao dữ liệu

Khi một nhân viên nghỉ việc, dùng mục này để chuyển toàn bộ lead, deal và khách hàng của người đó sang người khác — khách không bị "bỏ rơi" và người mới có đầy đủ lịch sử để chăm tiếp.

1. Mở menu "Chuyển giao dữ liệu"

   Bấm mục Chuyển giao dữ liệu trong menu CRM.

2. Chọn người chuyển đi

   Chọn nhân viên sắp nghỉ việc (hoặc chuyển bộ phận) — người đang giữ dữ liệu.

3. Chọn người nhận

   Chọn nhân viên sẽ tiếp quản lead, deal và khách hàng đó.

4. Xác nhận chuyển giao

   Kiểm tra lại danh sách dữ liệu sẽ chuyển rồi xác nhận. Sau khi chuyển, người nhận thấy toàn bộ khách và lịch sử trong tài khoản của mình.

Chuyển lead/deal/khách hàng từ người nghỉ việc sang người khác — ① Menu Chuyển giao dữ liệu

💡 Mẹo: Hãy chuyển giao dữ liệu trước ngày nhân viên nghỉ chính thức, để người nhận kịp hỏi han bàn giao những khách đang chăm dở.

11. Chỉ tiêu

Mục Chỉ tiêu dùng để giao doanh số theo tháng hoặc quý cho từng nhân viên, rồi theo dõi báo cáo so sánh giữa số thực đạt và số được giao. Đây là công cụ của quản lý.

1. Mở menu "Chỉ tiêu"

   Bấm mục Chỉ tiêu trong menu CRM.

2. Chọn kỳ giao chỉ tiêu

   Chọn tháng hoặc quý bạn muốn giao doanh số.

3. Nhập chỉ tiêu cho từng nhân viên

   Nhập con số doanh số kỳ vọng cho từng người trong đội.

4. Theo dõi thực đạt

   Trong kỳ, quay lại đây để xem từng người đã đạt bao nhiêu phần trăm so với chỉ tiêu.

Giao chỉ tiêu doanh số tháng/quý và theo dõi thực đạt — ① Menu Chỉ tiêu

12. Phiếu điều chỉnh

Phiếu điều chỉnh (credit note) dùng khi cần giảm giá trị một đơn đã xuất — ví dụ tính nhầm, khách trả lại một phần, hay thỏa thuận giảm sau khi đã lên đơn. Không sửa trực tiếp đơn cũ, mà tạo phiếu điều chỉnh để mọi thay đổi đều có dấu vết.

1. Mở menu "Phiếu điều chỉnh"

   Bấm mục Phiếu điều chỉnh trong menu CRM.

2. Tạo phiếu mới

   Bấm nút tạo phiếu, chọn đơn bán hàng cần điều chỉnh.

3. Nhập số tiền giảm và lý do

   Ghi rõ giảm bao nhiêu và vì sao — để sau này ai xem lại cũng hiểu.

4. Lưu phiếu

   Lưu lại. Giá trị đơn được điều chỉnh giảm tương ứng, số liệu công nợ và doanh thu cập nhật theo.

Danh sách phiếu điều chỉnh giảm giá trị đơn đã xuất — ① Menu Phiếu điều chỉnh

💡 Mẹo: Mọi sai lệch thu/chi trên đơn đã xuất đều xử lý qua Phiếu điều chỉnh — đừng sửa tay vào đơn cũ, sẽ mất dấu vết đối soát.

13. Subscriptions

Subscriptions là các gói dịch vụ định kỳ của khách (theo tháng, theo năm). Mục này giúp bạn theo dõi ngày hết hạn của từng gói để nhắc khách gia hạn kịp thời, không để dịch vụ bị gián đoạn.

1. Mở menu "Subscriptions"

   Bấm mục Subscriptions trong menu CRM.

2. Xem danh sách gói và ngày gia hạn

   Mỗi dòng là một gói dịch vụ của khách, kèm chu kỳ và ngày đến hạn kế tiếp.

3. Chú ý các gói sắp đến hạn

   Hệ thống tự sinh hóa đơn kỳ kế tiếp trước ngày hết hạn — bạn chủ động liên hệ nhắc khách thanh toán.

4. Khách thanh toán → gói gia hạn

   Khi khách trả tiền đúng hạn, gói được gia hạn và ngày đến hạn cập nhật sang kỳ tiếp theo. Quá hạn thì hệ thống nhắc công nợ, có thể tạm ngừng dịch vụ theo chính sách.

Theo dõi gói dịch vụ định kỳ và ngày gia hạn — ① Menu Subscriptions

14. Khuyến mãi

Mục Khuyến mãi dùng để tạo các mã giảm giá (coupon) áp vào báo giá hoặc đơn bán hàng. Bạn đặt sẵn điều kiện — hạn dùng, số lượt, giá trị đơn tối thiểu — hệ thống tự kiểm tra khi sales áp mã.

1. Mở menu "Khuyến mãi"

   Bấm mục Khuyến mãi trong menu CRM (①).

2. Tạo chương trình khuyến mãi

   Bấm nút Tạo chương trình khuyến mãi (②).

3. Đặt điều kiện áp dụng

   Nhập mã, hạn sử dụng, số lượt dùng tối đa và giá trị đơn tối thiểu để được áp.

4. Áp mã vào báo giá hoặc đơn

   Khi tạo báo giá/đơn, sales chọn mã khuyến mãi. Nếu mã hết hạn, hết lượt hoặc đơn chưa đạt giá trị tối thiểu, hệ thống báo lỗi và không áp.

Tạo và quản lý mã khuyến mãi — ① Menu Khuyến mãi · ② Tạo chương trình khuyến mãi

💡 Mẹo: Mỗi đơn chỉ áp được tối đa 1 coupon, và lượt dùng chỉ bị trừ khi đơn đã thanh toán đủ — đơn hủy giữa chừng không làm mất lượt.

15. Round-Robin

Round-Robin là cách chia lead tự động, lần lượt cho các sales trong nhóm — lead mới về được gán xoay vòng cho từng người, công bằng và không ai bị sót khách. (Nằm trong nhóm CRM → Cài đặt.)

1. Mở menu "Round-Robin"

   Bấm mục Round-Robin trong nhóm Cài đặt của menu CRM.

2. Bật chia lead tự động

   Bật tính năng và chọn những sales tham gia vòng chia.

3. Để hệ thống tự chia

   Từ đó, lead mới (từ form, marketing, nhập tay) được tự gán lần lượt cho từng người trong danh sách theo vòng.

Cấu hình chia lead tự động theo vòng cho đội sales — ① Menu Round-Robin

💡 Mẹo: Nếu không bật Round-Robin, quản lý phải gán từng lead cho sales bằng tay — với lượng lead lớn, hãy bật để không bỏ lỡ khách nào.

Nắn lượt lead theo vòng

Có lúc bạn muốn "nắn" tay số lượt nhận lead — ví dụ một bạn sales đang quá tải thì bớt vài lượt, bạn khác cần thêm khách thì tăng vài lượt — mà không cần tắt Round-Robin hay xếp lại danh sách.

1. Mở panel "Nắn lượt lead"

   Trong trang Round-Robin, chuyển sang tab Team & Members. Panel Nắn lượt lead nằm bên phải, liệt kê các nhân viên đang nhận lead trong phạm vi bạn quản lý — quản lý chỉ nắn được người trong team mình, admin nắn được tất cả.

2. Bấm − hoặc + cho từng người

   Số âm nghĩa là người đó bỏ qua bấy nhiêu lượt kế tiếp; số dương là nhận thêm bấy nhiêu lượt. Mỗi lần đến lượt, con số tiêu hao dần về 0 — hết số thì mọi thứ tự trở lại chia đều như cũ, bạn không phải nhớ để gỡ.

3. Xem cảnh báo cân bằng

   Bên dưới panel có dòng nhắc: tổng giảm bằng tổng tăng thì chỉ xáo lượt trong nhóm bạn; giảm nhiều hơn tăng thì lượt dôi ra chảy sang team khác cùng vòng chia (nhóm bạn mất phần); tăng nhiều hơn giảm thì lấy thêm lượt từ team khác.

4. Lưu hoặc Áp dụng ngay

   Bấm Lưu — việc nắn có hiệu lực từ vòng chia kế tiếp (vòng đang chạy dở vẫn giữ nguyên thứ tự). Muốn tính ngay từ lượt chia tới, bấm Áp dụng ngay — hệ thống xáo lại vòng hiện tại theo con số mới luôn.

16. Kiểm tra trùng lặp

Mục này quét toàn bộ lead và liên hệ để tìm các bản ghi trùng số điện thoại hoặc email, rồi cho bạn gộp lại thành một. Dữ liệu sạch giúp tránh hai sales cùng chăm một khách. (Nằm trong nhóm CRM → Cài đặt.)

1. Mở menu "Kiểm tra trùng lặp"

   Bấm mục Kiểm tra trùng lặp trong nhóm Cài đặt của menu CRM.

2. Xem các cặp trùng

   Hệ thống liệt kê những bản ghi có cùng số điện thoại hoặc email.

3. Gộp hoặc bỏ qua

   Với mỗi cặp, bạn chọn gộp thành một bản ghi (giữ đầy đủ lịch sử) hoặc bỏ qua nếu thực ra là hai khách khác nhau.

Quét và gộp lead/liên hệ trùng số điện thoại, email — ① Menu Kiểm tra trùng lặp

💡 Mẹo: Hãy kiểm tra trùng lặp trước khi tạo công ty hoặc liên hệ mới — hệ thống cũng tự cảnh báo trùng khi lead mới về.

17. Duyệt báo giá

Mục này để quản lý bật quy trình duyệt trước khi sales gửi báo giá cho khách. Khi bật, báo giá giảm giá vượt ngưỡng cho phép sẽ phải qua quản lý duyệt rồi mới gửi được. (Nằm trong nhóm CRM → Cài đặt.)

1. Mở menu "Duyệt báo giá"

   Bấm mục Duyệt báo giá trong nhóm Cài đặt của menu CRM.

2. Bật quy trình duyệt

   Bật tính năng và thiết lập điều kiện cần duyệt (ví dụ ngưỡng giảm giá).

3. Sales tạo báo giá như bình thường

   Báo giá trong hạn mức thì gửi khách ngay; báo giá vượt ngưỡng tự chuyển cho quản lý duyệt.

4. Quản lý duyệt hoặc trả lại

   Quản lý duyệt thì báo giá hợp lệ và gửi được cho khách; từ chối thì trả lại sales chỉnh sửa.

Bật quy trình duyệt báo giá trước khi gửi khách — ① Menu Duyệt báo giá

18. Nguồn

Nguồn là danh mục nơi lead đến từ đâu — Facebook, Zalo, giới thiệu, website... Khai báo nguồn chuẩn ngay từ đầu để sau này báo cáo được kênh nào mang về nhiều khách và doanh thu nhất. (Nằm trong nhóm CRM → Cài đặt.)

1. Mở menu "Nguồn"

   Bấm mục Nguồn trong nhóm Cài đặt của menu CRM (①).

2. Thêm nguồn mới

   Bấm nút Thêm nguồn (②), đặt tên nguồn — ví dụ Facebook, Zalo, Giới thiệu.

3. Dùng nguồn khi tạo lead

   Khi tạo lead, chọn đúng nguồn. Báo cáo hiệu quả nguồn sẽ dựa trên danh mục này.

Danh mục nguồn lead cho báo cáo hiệu quả kênh — ① Menu Nguồn · ② Thêm nguồn

19. Tài khoản khách hàng (Chỉ có trên CNV Connect)

Mục Tài khoản (nhóm Khách hàng trong menu CRM) hiển thị danh sách tài khoản của khách hàng trên hệ thống, dùng để tra cứu khi cần hỗ trợ hoặc đối chiếu dịch vụ khách đang dùng.

1. Mở menu "Tài khoản"

   Bấm mục Tài khoản trong nhóm Khách hàng của menu CRM.

2. Tìm tài khoản của khách

   Tìm theo tên khách để xem tài khoản tương ứng.

3. Xem chi tiết

   Bấm vào một dòng để xem thông tin tài khoản khi cần hỗ trợ khách.

20. Ghi âm cuộc họp (Chỉ có trên CNV Connect)

Mục Ghi âm cuộc họp (tích hợp Fireflies) lưu lại bản ghi các cuộc họp với khách để bạn nghe lại và xem nội dung, không bỏ sót cam kết nào đã hứa với khách.

1. Mở menu "Ghi âm cuộc họp"

   Bấm mục Ghi âm cuộc họp trong menu CRM.

2. Chọn cuộc họp cần xem lại

   Danh sách các cuộc họp đã ghi hiện ra — bấm vào cuộc họp bạn quan tâm.

3. Nghe lại và rà nội dung

   Xem lại nội dung cuộc họp để nắm chính xác những gì hai bên đã trao đổi.

21. Các mục Cài đặt còn lại

Nhóm CRM → Cài đặt còn một số danh mục nền — thường chỉ cần thiết lập một lần lúc đầu, do quản lý hoặc admin làm:

• Ngành nghề — danh mục ngành nghề để gán cho công ty/khách hàng, phục vụ phân loại và báo cáo.
• Vai trò Deal — định nghĩa vai trò của từng người liên hệ tham gia một deal.
• Mẫu tài liệu — mẫu trình bày báo giá/tài liệu xuất PDF (logo, điều khoản) để gửi khách chuyên nghiệp và đồng nhất.
• Thông tin xuất HĐ — bật/tắt ràng buộc bắt buộc nhập thông tin xuất hóa đơn của khách hàng khi chuyển báo giá thành đơn bán hàng (xem chi tiết ngay bên dưới).
• Phương thức thanh toán — danh mục hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản...) dùng khi ghi nhận tiền về.
• Danh mục sản phẩm — nhóm phân loại sản phẩm/dịch vụ, giúp danh sách sản phẩm gọn gàng và báo cáo theo nhóm.

Bắt buộc thông tin xuất hóa đơn khi chuyển báo giá thành đơn

Đây là thông tin xuất hóa đơn của khách hàng (không phải của công ty bạn): tên công ty xuất HĐ, mã số thuế, địa chỉ, người nhận hóa đơn cùng số điện thoại và email nhận. Khi bật ràng buộc, sales phải điền đủ các trường được chọn thì mới chuyển được báo giá thành đơn bán hàng — thiếu là hệ thống chặn lại và yêu cầu bổ sung ngay lúc chuyển.

1. Mở menu "Thông tin xuất HĐ"

   Bấm mục Thông tin xuất HĐ trong nhóm Cài đặt của menu CRM.

2. Bật "Bắt buộc thông tin xuất hóa đơn"

   Gạt công tắc để bật ràng buộc. Mặc định hệ thống đã bật sẵn và yêu cầu đủ cả 6 trường.

3. Chọn trường bắt buộc

   Tick những trường nhân viên buộc phải điền: Tên công ty xuất HĐ · Mã số thuế · Địa chỉ · Người nhận HĐ · SĐT nhận HĐ · Email nhận HĐ. Xong bấm Lưu cài đặt.

4. Sales chuyển báo giá thành đơn

   Nếu còn thiếu trường bắt buộc, hệ thống chặn và mở cửa sổ nhập bổ sung. Thông tin đã có trên báo giá hoặc trong hồ sơ công ty/liên hệ được điền sẵn — sales chỉ điền phần thiếu rồi xác nhận là chuyển được đơn.

💡 Mẹo: Nếu khách của bạn phần lớn là cá nhân không cần hóa đơn, hãy tắt ràng buộc này hoặc chỉ giữ lại vài trường thật cần — sales chuyển đơn nhanh hơn mà vẫn đủ dữ liệu xuất hóa đơn cho khách doanh nghiệp.

💡 Mẹo: Hãy hoàn thiện các danh mục Cài đặt này trước khi cả đội bắt đầu nhập liệu — sửa danh mục sau khi đã có nhiều dữ liệu sẽ mất công dọn lại.

22. Bằng khen Top Sales

Cuối tháng muốn vinh danh nhân viên bán hàng xuất sắc? Báo cáo Top Sales xếp hạng sales theo doanh số KPI, có bục vinh danh top 3 và cho bạn xuất ngay tấm bằng khen hoặc ảnh post mạng xã hội mang logo công ty — tải về là dùng được ngay.

1. Mở báo cáo Top Sales

   Vào menu Báo cáo, chọn Top Sales trong nhóm CRM. Mặc định xem Tháng này — bấm ô chọn thời gian để đổi kỳ (Tháng trước, Quý này, Năm nay...) hoặc tự chọn khoảng ngày bất kỳ. Ba người dẫn đầu đứng trên bục vinh danh (hạng nhất ở giữa), bên dưới là bảng xếp hạng đầy đủ.

2. Bấm vào một người

   Cửa sổ Chi tiết hiệu suất mở ra: doanh thu, số hợp đồng và biểu đồ hiệu suất 12 tháng gần nhất của người đó.

3. Tạo ảnh vinh danh

   Trong cửa sổ chi tiết, bấm Bằng khen để xem bằng khen trang trọng, hoặc Post mạng xã hội để xem ảnh hợp đăng Facebook/Zalo. Ảnh tự gắn logo và tên công ty của bạn.

4. Tải PNG và chia sẻ

   Bấm Tải PNG — ảnh được tải về máy, sẵn sàng gửi vào nhóm chat nội bộ hoặc đăng mạng xã hội để cả công ty cùng chúc mừng.

💡 Mẹo: Doanh thu xếp hạng tính theo ngày thanh toán đầu tiên và đã trừ chiết khấu đối tác — con số phản ánh đúng tiền thật mang về, không phải giá trị đơn trên giấy.

💡 Phần bên dưới là sơ đồ nghiệp vụ để hiểu sâu quy trình — bạn có thể bỏ qua nếu chỉ cần thao tác nhanh.

4.1 · Hành trình bán hàng tổng thể

Hàm ý UI: mỗi giai đoạn cần một "điểm chạm" rõ — pipeline kéo–thả cho Deal, nút "Tạo báo giá từ Deal", "Tạo đơn từ Báo giá", và liên kết "Tạo lệnh triển khai từ Đơn" (xem trang Triển khai).

4.2 · Lead → Deal (kèm chống trùng & Round-Robin)

Quy tắc: dùng Kiểm tra trùng lặp trước khi tạo công ty/liên hệ mới. Round-Robin chia lead theo vòng giữa các sale đủ điều kiện. Người tạo record luôn được thêm vào danh sách followers.

4.3 · Báo giá & quy trình duyệt báo giá

Quy tắc: báo giá vượt ngưỡng giảm giá phải qua "Duyệt báo giá". PDF dùng Mẫu tài liệu cấu hình sẵn (logo, điều khoản). Credit/hoa hồng tính trên đơn giá (chưa VAT), không phải tổng thanh toán.

4.4 · Đơn bán hàng → Thanh toán

Quy tắc: lượt dùng coupon chỉ tăng sau khi đơn paid. Đơn paid mới được tạo lệnh triển khai hoặc kích hoạt subscription. Sai lệch thu/chi xử lý qua Phiếu điều chỉnh (credit note).

4.5 · Subscriptions (doanh thu định kỳ)

Quy tắc: hóa đơn kỳ kế tiếp được sinh trước hạn gia hạn để kịp thu. Quá hạn thì nhắc công nợ và có thể tạm ngừng dịch vụ theo chính sách.

4.6 · Khuyến mãi (Coupon)

Quy tắc: mỗi đơn tối đa 1 coupon, mã tự viết hoa, và lượt dùng chỉ tăng khi đơn đã paid (đồng bộ với luồng 4.4).