Appearance
Công việc (Tasks) — Tổng quan
Module Công việc là không gian làm việc trung tâm cho cá nhân và đội nhóm: từ việc lẻ "gọi khách 9h sáng" đến dự án nhiều tháng có cả trăm task con. Một task có thể đứng riêng, hoặc nằm trong dự án, hoặc cùng lúc xuất hiện ở nhiều dự án của nhiều phòng ban — tuỳ cách bạn tổ chức.
Trang này giới thiệu giao diện chung và 4 chế độ xem chính (Của tôi / Kanban / Lịch / Khối lượng). Các tính năng sâu hơn (dự án, chi tiết task, template, automation…) được tách thành các trang riêng — xem mục Đọc tiếp ở cuối trang.
Mở bằng
Sidebar trái → Công việc (icon checkmark). URL: /tasks.
Tổng quan giao diện
Trang Tasks chia 2 phần:
- Sidebar trái — danh sách filter view (Của tôi, Tôi tạo, Tôi giao, Theo dõi), danh sách dự án đã ghim, và danh sách "Mẫu dự án".
- Vùng chính — toolbar phía trên (tiêu đề, search, nhóm theo, 5 nút view) + nội dung bên dưới.
Khi bạn click vào 1 task bất kỳ ở bất kỳ chế độ xem nào, drawer chi tiết sẽ trượt từ phải qua — bạn vẫn thấy danh sách phía sau, đóng drawer thì quay lại ngay vị trí cũ.
4 chế độ xem chính
Phía trên bên phải toolbar có dãy nút chuyển nhanh giữa các chế độ xem. Hệ thống ghi nhớ chế độ bạn chọn riêng cho từng dự án và từng filter view (lần sau mở lại không cần chọn lại).
| Chế độ | Dùng khi nào | Có thao tác chính |
|---|---|---|
| Danh sách | Cần xem nhiều task cùng lúc, sửa nhanh từng dòng | Sửa hạn / người làm / trạng thái inline ngay trên hàng |
| Kanban | Theo dõi luồng công việc theo trạng thái hoặc theo list | Kéo thả qua lại giữa các cột |
| Lịch | Lên kế hoạch theo ngày tháng | Click ngày trống → tạo task với hạn đúng ngày đó |
| Khối lượng | Cân bằng tải giữa các thành viên | Nhìn ai quá tải, ai rảnh |
Ngoài 4 chế độ chính còn có Gantt (mới phát hành, xem theo timeline thanh ngang) và Mẫu dự án (xem ở Tính năng nâng cao).
Chế độ "Của tôi"
Click sidebar trái → Của tôi. Đây là chế độ mặc định khi mở trang Tasks lần đầu.
Hệ thống tự gom mọi task có liên quan tới bạn:
- Của tôi — task bạn đang là người làm hoặc người theo dõi
- Tôi tạo — task bạn lập (kể cả đã giao cho người khác)
- Tôi giao — task bạn giao cho người khác làm
- Theo dõi — task bạn không làm cũng không tạo, chỉ "đăng ký nhận tin"
Bên trong mỗi tab, bạn có thể chuyển sang Danh sách / Kanban / Lịch / Khối lượng tuỳ ý.
Chế độ Kanban — bảng cột kéo thả
Mỗi cột = 1 cách nhóm task. Mặc định nhóm theo trạng thái (4 nhóm: Chờ xử lý, Đang làm, Tạm ngưng, Hoàn thành), nhưng bạn có thể đổi qua nhóm theo Ưu tiên / Dự án / List / Người thực hiện / Ngày đến hạn ở dropdown "Nhóm:" phía toolbar.
Chờ xử lý3
Khẩn cấpMarketing
Thiết kế landing page Q3
A
📅 30/05Soạn brief brand mới
+ Người thực hiện+ Hạn
Đang làm5
Sửa bug đăng nhập SSO
B
📅 27/05Demo cho khách Alpha
CD
✓ 2/4Tạm ngưng1
Tích hợp gateway VNPay
Chờ phía VNPay phản hồi
Hoàn thành12
Họp kickoff Q2
Thao tác kéo thả giữa các cột:
- Kéo card từ cột này sang cột khác → đổi trạng thái / dự án / ưu tiên... (tuỳ chế độ nhóm đang chọn)
- Đường xanh ngang xuất hiện khi rê chuột giữa 2 card → chỉ vị trí thả chính xác
- Card vừa thả sẽ nhấp nháy vòng xanh 2 giây để dễ định vị
- Card có border đỏ bên trái = task quá hạn
Quick add task: click nút + Thêm task ở chân mỗi cột, nhập tiêu đề, Enter để lưu. Task tự gắn vào cột bạn bấm (vd: bấm ở cột "Đang làm" thì task tạo ra mặc định trạng thái = Đang làm).
Thu gọn cột: hover cột → bấm dấu ⋯ → "Thu gọn cột". Cột bị thu nhỏ thành dải dọc 48px, chỉ hiện tên cột và đếm số task. Trạng thái thu gọn nhớ riêng cho từng dự án + chế độ nhóm + làm mới trang (F5) vẫn giữ.
Đổi trạng thái nhanh không cần kéo
Trong bảng Danh sách: click thẳng vào chip trạng thái ở cột "Trạng thái" → dropdown hiện ra. Tương tự với hạn, người thực hiện, đều click trực tiếp để sửa, không cần mở task ra.
Chế độ Khối lượng (Workload)
Hiển thị dạng bảng: mỗi dòng là 1 người, mỗi cột là 1 ngày. Ô nào sáng = ngày đó người đó có task.
Cách đọc:
- Xanh = nhẹ (≤80% công suất 8h/ngày) — người này còn rảnh
- Vàng = đầy (80–100%) — vừa đủ, đừng dồn thêm
- Đỏ = quá tải (>100%) — cần san bớt việc cho người khác
- Cuối lưới có dòng "Chưa gán" (nền vàng nhạt) — task có ngày nhưng chưa giao ai → nhắc bạn phân công
Chuyển khoảng thời gian: Tuần này / 2 tuần / Tháng (ở chế độ Tháng, các cột tự gom thành tuần để bảng không quá dài).
Click nút ‹ / Hôm nay / › để di chuyển trục thời gian. Hover ô bất kỳ → tooltip hiện danh sách tên task trong ô đó. Nếu ô chỉ có 1 task duy nhất, click ô → mở luôn task đó.
Cách tính giờ
Hệ thống lấy giờ ước tính của task chia đều cho khoảng từ ngày bắt đầu → ngày đến hạn. Task không có giờ ước tính chỉ được đếm 1 con số (số task) chứ không cộng giờ. Vì vậy chế độ Khối lượng phát huy tốt nhất khi mọi task đều có 2 ngày (bắt đầu + hạn) và giờ ước tính.
Chế độ Lịch
Hiển thị lịch tháng truyền thống, mỗi task có hạn = 1 chấm trên ngày tương ứng. Click ngày trống → tạo task mới với hạn = đúng ngày đó (rất tiện khi lên lịch nhanh).
Đọc tiếp
Module Tasks còn nhiều phần khác — chọn trang phù hợp với việc bạn đang làm:
- Dự án & Hình nền — Cấu trúc Project / List, tạo & ghim dự án, hình nền Kanban (màu, preset, upload), trạng thái (stages) tuỳ chỉnh cho từng list
- Chi tiết task — Tạo task, vị trí cross-project (Placements), subtask & cây phân cấp, nhiều người thực hiện, custom field theo dự án, comment + mention + file đính kèm
- Tính năng nâng cao — Mẫu dự án (template), task định kỳ (repeating), phụ thuộc (dependency), chia sẻ & phân quyền, tem phê duyệt, kết nối module khác (CRM/Approval/Chat/Ticket), mobile, phím tắt và FAQ