Lộ trình 7 ngày đầu

Dành cho người được giao dựng hệ thống cho công ty. Thứ tự dưới đây không tuỳ tiện: mỗi ngày dựng phần mà những ngày sau dựa vào. Làm ngược thứ tự thì phải quay lại sửa.

Không cần làm hết trong 7 ngày

Đây là thứ tự phụ thuộc, không phải deadline. Nhưng đừng đảo thứ tự — ví dụ nhập khách hàng trước khi tạo vai trò thì sau đó phải gán lại quyền sở hữu cho từng bản ghi.

Ngày 1 — Dựng bộ khung tổ chức

Mọi thứ khác đều tham chiếu tới nhân viên và phòng ban, nên đây là việc đầu tiên.

1. Tạo phòng ban và sơ đồ tổ chứcPhòng ban & Sơ đồ tổ chức — dựng cây phòng ban trước, vì cấp duyệt và phạm vi xem dữ liệu đều bám theo cây này.
2. Thêm nhân viênThêm & quản lý nhân viên. Ít người thì nhập tay; đông thì mời hàng loạt bằng link công khai.
3. Khai chức danh và loại hợp đồngLoại hợp đồng & mẫu tài liệu — cần trước khi tạo hợp đồng thật.

Ngày 2 — Phân quyền

Làm trước khi nhập dữ liệu thật. Cấp quyền sau khi đã có dữ liệu thì phải rà lại xem ai đang thấy những gì.

1. Tạo vai trò theo đúng công việc thực tếVai trò & Phân quyền. Đặt tên theo việc (Sales, Kế toán, CSKH), đừng đặt theo cấp bậc.
2. Gán vai trò cho từng nhân viên Nhớ nguyên tắc: không có quyền thì không thấy menu. Gán thiếu là người ta báo "máy tôi không có mục đó".
3. Nối đăng nhập Google nếu công ty dùng Google WorkspaceTích hợp dịch vụ bên thứ ba — bớt một mật khẩu phải nhớ cho cả công ty.

Ngày 3 — Chấm công

1. Khai địa điểm được phép chấm côngĐịa điểm chấm công — khai thiếu thì nhân viên đứng ngay tại văn phòng vẫn bị báo ngoài vùng.
2. Đặt ca làm việcCa làm việc.
3. Khai ngày nghỉ lễ cả năm và cấu hình phép nămNgày nghỉ lễ · Phép năm.
4. Cho vài người chấm công thử một ngày Rẻ hơn nhiều so với phát hiện sai cấu hình vào cuối tháng khi chốt công.

Ngày 4 — Quy trình phê duyệt

1. Liệt kê những việc hiện đang duyệt bằng miệng hoặc email Tạm ứng, mua sắm, nghỉ phép dài ngày, giảm giá sâu…
2. Dựng mẫu cho từng loạiTạo mẫu phê duyệt mới, khai đủ các cấp duyệt.
3. Chạy thử một đơn từ đầu đến cuối Gồm cả tình huống trả đơn về vì thiếu thông tin — đây là nhánh hay bị bỏ sót khi cấu hình.

Ngày 5 — CRM

1. Khai danh mục nền Sản phẩm, nguồn khách, ngành nghề — xem Sản phẩm & Báo giá và Nguồn.
2. Bật chống trùng trước khi nhập dữ liệuKiểm tra trùng lặp. Bật sau khi đã nhập thì dữ liệu trùng đã nằm sẵn trong hệ thống rồi.
3. Nhập khách hàng và cơ hội đang chạyLeads · Deals.
4. Đặt luật chia lead nếu có nhiều salesRound-Robin.

Ngày 6 — Kênh khách hàng

1. Nối Zalo OA / Messenger vào InboxCấu hình Inbox.
2. Nạp tài liệu cho AI trước khi bật trả lời tự độngTài liệu AI. Bật AI khi kho kiến thức còn rỗng thì nó trả lời sai trước mặt khách.
3. Khai loại hỗ trợ và SLAVòng đời ticket theo SLA.

Ngày 7 — Tự động hoá và bàn giao

1. Lấy mẫu automation có sẵn thay vì dựng từ đầuTạo flow từ thư viện mẫu.
2. Luôn chạy thử trước khi bật thậtChạy thử flow — flow chạy sai trên dữ liệu thật thì phải đi dọn tay từng bản ghi.
3. Mở báo cáo, kiểm tra số liệu có khớp thực tế khôngTruy cập báo cáo theo quyền.
4. Gửi cho cả công ty hai liên kếtTôi muốn làm gì? để tra theo việc, và Làm quen giao diện cho người mới.

Bảng kiểm trước khi coi là xong

Hạng mục	Đã xong?
Mọi nhân viên đăng nhập được và thấy đúng menu của mình	☐
Chấm công chạy đúng ở tất cả địa điểm làm việc	☐
Mỗi loại đề xuất đều có mẫu duyệt, không còn duyệt bằng miệng	☐
Dữ liệu khách hàng đã nhập, không trùng	☐
Kênh Zalo/Messenger đã nối, có người trực	☐
Báo cáo ra số khớp với thực tế đang chạy	☐