Appearance
Xếp việc (giao task theo lịch)
Xếp việc là bàn giao task cho người theo lịch: ai làm, ở dự án nào, ngày nào, từ mấy giờ tới mấy giờ. Mỗi task bạn đặt lên lưới là một việc của dự án: có người thực hiện, có giờ bắt đầu – giờ kết thúc, và hiện luôn trong màn Nhiệm vụ của người đó sau khi được gửi.
Task mới tạo trên bàn luôn ở dạng nháp — chưa gửi tới người làm. Xếp xong một tuần, bạn bấm Gửi lịch: người làm nhận thông báo, thấy task trên ứng dụng điện thoại và trả lời Nhận hay Từ chối.
Đường dẫn: →
Đừng nhầm với lịch ca chấm công. → Ca làm việc / Lịch tuần (xem Ca làm việc và Lịch tuần) là ca chấm công: khung giờ vào/ra để tính công, đi trễ, tăng ca. Xếp việc trả lời câu khác: người này đi làm dự án nào, task gì. Hai bàn chạy độc lập — task xếp ở bên này không đổi ca chấm công bên kia.
Ai làm gì
| Ai | Làm gì | Làm ở đâu |
|---|---|---|
| Người xếp lịch (quản lý, điều phối) | Tạo task, gán người, gửi lịch, duyệt yêu cầu của người làm | Bàn Xếp việc trên web — cần quyền Xếp việc · Sửa |
| Người phụ trách một nhóm | Như trên, nhưng chỉ cho nhóm mình phụ trách | Bàn Xếp việc — xem mục 12 |
| Người làm | Xem task của mình, Nhận / Từ chối, nhận task trống, check-in khi tới nơi | Ứng dụng CNV Work trên điện thoại — màn Lịch xếp việc. Người làm không mở bàn Xếp việc |
| Người chỉ xem | Xem lịch của mọi người, kể cả task nháp — không sửa được gì | Bàn Xếp việc ở dạng chỉ đọc (quyền Xếp việc · Xem) hoặc link chia sẻ |
Quyền «Xếp việc». Bàn Xếp việc có dòng quyền riêng ở → Phân quyền, dòng Xếp việc, chỉ có hai ô: Xem = mở bàn ở dạng chỉ đọc (thấy lịch của mọi người, kể cả task nháp chưa gửi) · Sửa = xếp lịch (tạo, sửa, xoá, gửi và thu hồi task, duyệt yêu cầu của người làm, cài đặt bàn). Bốn ô còn lại hiện dấu «—».
- Vai trò Admin và Quản lý có sẵn cả hai ô. Vai trò Nhân viên không có ô nào — nhân viên không thấy menu Xếp việc, họ xem và trả lời task của mình trên ứng dụng.
- Muốn một nhân viên xếp lịch: tạo một vai trò riêng (ví dụ «Người xếp lịch»), tick Xếp việc Xem + Sửa, rồi thêm người đó vào vai trò. Quyền xếp lịch đứng riêng — không cần quyền sửa mọi Công việc.
- Người có quyền Xem mà không có Sửa thấy viên Chỉ xem cạnh nút Danh sách: không có nút tạo task, gửi lịch, kéo thả. Bấm vào task vẫn mở được hồ sơ của task để đọc.
Nhìn lưới
1 · Chọn kỳ, trục và kiểu xem
Thanh trên cùng của bàn:
| Nút | Dùng để |
|---|---|
| Ngày · Tuần · Tháng | Độ dài kỳ đang xem. Mũi tên hai bên để lùi / tới một kỳ. Bấm vào nhãn kỳ để chọn một ngày và nhảy tới kỳ chứa ngày đó |
| Về hôm nay / Về tuần này / Về tháng này | Quay về kỳ hiện tại |
| Theo người | Mỗi hàng là một người — hợp để xem ai đang kín lịch, ai còn trống |
| Theo dự án | Mỗi hàng là một dự án — hợp để xem dự án nào đủ người, ngày nào thiếu người |
| Danh sách / Lưới | Đổi giữa lưới ô ngày và bảng dòng. Bảng gom task theo Ngày · Việc · Dự án · Người, mỗi nhóm có tổng số task và tổng giờ |
| Yêu cầu | Yêu cầu của người làm đang chờ duyệt (mục 7) |
| Cài đặt | Cài đặt lịch (mục 16) |
| Thao tác | Các thao tác trên cả kỳ: chép tuần trước, tự gán, kiểm tra, xuất, in, chia sẻ, mẫu… |
| Thêm | Tạo task (mục 3) |
| Gửi lịch | Gửi các task nháp cho người làm (mục 6) |
Cột ngày trên đầu lưới có tổng giờ và số task của ngày. Ô Tóm tắt tuần (hoặc ngày, tháng) cho biết tổng số task, bao nhiêu task Nháp · Đã gán · Chưa gán, số người được giao task so với số nhân sự đang hoạt động, còn bao nhiêu chỗ trống và bao nhiêu task còn nháp.
💡 Mặc định lưới chỉ hiện hàng đã có task trong kỳ. Kỳ chưa có task nào thì lưới nói rõ bao nhiêu hàng đang bị ẩn và có nút Hiện tất cả để xếp task, hoặc Tới kỳ có task gần nhất. Ô Chỉ hàng có task / Tất cả hàng trong thanh lọc đổi qua lại hai chế độ này.
2 · Đọc một thẻ task
Dải Chú thích ngay trên lưới giải nghĩa màu và dấu. Tóm tắt:
| Bạn thấy | Nghĩa là |
|---|---|
| Màu nền của thẻ | Màu của dự án. Task không thuộc dự án nào thì màu theo tên task (cùng tên luôn cùng màu) |
| Thẻ đặc | Đã gửi, có người làm |
| Thẻ chỉ có viền | Chỗ trống — chưa ai nhận |
| Thẻ viền đứt nét, nền xanh nhạt | Nháp — người làm chưa thấy |
| Dấu ✓ | Đã hoàn thành |
| Dấu đồng hồ đỏ | Quá hạn: đã qua giờ kết thúc mà chưa ai bấm Hoàn thành (check-out không tính là hoàn thành) |
| Dấu ghim vị trí | Người làm đã check-in |
| Dấu ✗ | Người làm từ chối task |
| Dấu người có tích | Người làm đã nhận task |
| Dấu đồng hồ cát | Người làm chưa trả lời |
| Huy hiệu Trùng giờ | Người này có task khác chồng giờ |
| Huy hiệu Task nhóm · Task lặp · Có tệp đính kèm | Task có nhiều người cùng khung giờ · task thuộc một chuỗi lặp · task có tệp |
Ô ngày có dấu Nghỉ phép khi người đó có đơn nghỉ phép đã duyệt, và dấu Ngày lễ ở đầu cột khi ngày đó là ngày lễ. Nếu bật Giờ chấm công thật trong Tuỳ chọn xem, thẻ có huy hiệu +/− giờ khi giờ chấm công lệch giờ xếp quá ngưỡng trong Cài đặt.
Tạo task
3 · Các cách tạo task
| Cách | Khi nào dùng |
|---|---|
| Bấm + trong một ô (hoặc ⋯ trong ô → Tạo task ở đây) | Tạo một task đúng ngày, đúng người (hoặc đúng dự án) của ô đó |
| Thêm → Tạo task mới | Tạo một task bất kỳ |
| Thêm → Tạo nhiều task | Gõ nhiều task một lượt, mỗi dòng một task — mục 5 |
| Thêm → Nhập task từ Excel | Đã có lịch trong tệp Excel / CSV — mục 5 |
| Thêm → Tạo task từ mẫu, hoặc ⋯ trong ô → Thêm từ mẫu | Task lặp đi lặp lại cùng giờ, cùng tên — mục 13 |
| Nút Danh sách người → kéo một người thả vào lưới | Xếp nhanh bằng kéo thả. Thả vào ô trống là tạo ngay một task cho người đó ở đúng ngày (giờ mặc định). Thả lên một task có sẵn là gán người đó vào task (task đã có người thì đổi người). Bảng người cho biết ai đang rảnh, ai đã có task, ai nghỉ phép |
| ⋯ trong ô → Dán N task đã chọn vào đây | Đã chọn và chép task ở chỗ khác — mục 9 |
4 · Hộp «Tạo task mới»
Mọi lối tạo task trên bàn (dấu + trong ô, Tạo task ở đây, Thêm → Tạo task mới) mở cùng hộp «Tạo task mới» của màn Công việc, kèm thêm vài ô riêng của lịch: chỗ trống, lặp theo thứ trong tuần, múi giờ, nhãn, ghi chú và tệp đính kèm. Mở từ một ô thì ngày (và người, hoặc dự án, của hàng đó) đã điền sẵn.
- Đặt tên task
Ô Tên task... ở đầu hộp — tên ngắn của việc, ví dụ "Lắp đặt tầng 3", "Trực kho buổi sáng". Ô này gợi ý các tên đã dùng. Tên hiện trên thẻ task và là tên việc người làm thấy.
- Chọn người làm — hoặc để trống
Hàng Thực hiện: bấm + Thêm người, gõ để tìm, chọn một hoặc nhiều người — bảng chọn cho biết ai rảnh, ai trùng giờ, ai nghỉ phép đúng khung giờ đó. Một người: hộp ghi "Task giao thẳng cho người này." Nhiều người là một task nhóm: mỗi người một task riêng, cùng khung giờ. Để trống là task ra đời dưới dạng Chỗ trống — ô Số chỗ cho biết cần mấy người (1–50).
- Chỗ trống: cho người làm tự nhận hay không
Với chỗ trống, tick Cho thợ tự nhận task này thì sau khi gửi, task hiện ở thẻ Task trống trên ứng dụng — ai nhận trước thì được. Bỏ tick thì task là chỗ giữ: người làm không thấy, nút Gửi lịch bỏ qua nó, bạn gán người sau.
- Chọn ngày giờ
Hàng Hạn là ngày và giờ kết thúc, hàng Bắt đầu là giờ bắt đầu — số tiếng của task hiện ngay bên cạnh. Bật Cả ngày nếu task không có giờ cụ thể. Ô Múi giờ để trống là theo múi giờ của lịch; chỉ đổi khi task diễn ra ở múi giờ khác.
- Lặp lại (nếu cần)
Tick Lặp lại, chọn các thứ trong tuần và ngày kết thúc (đến hết ngày). Mỗi ngày khớp là một task riêng — sửa, gán, trả lời riêng được — nhưng cùng một chuỗi lặp. Tối đa 366 ngày.
- Chọn dự án
Hàng Dự án → Chọn dự án. Không chọn là task không thuộc dự án nào. Task trên bàn chính là một việc, nên chỉ cần chọn dự án, không phải chọn thêm danh sách việc.
- Thêm chi tiết (nếu cần)
Nhãn (gõ nhãn rồi Enter, tối đa 10 nhãn) · Ghi chú (dặn dò người làm: mang theo gì, gặp ai, lưu ý gì) · tệp đính kèm ngay dưới ghi chú (bản vẽ, hướng dẫn — tối đa 20 tệp). Ô Nhãn tắt được ở tab Hiển thị của Cài đặt lịch.
- Bấm «Tạo task»
Task ra đời ở dạng nháp. Nếu task vừa tạo bị bộ lọc hay kỳ đang xem che mất, bàn báo và có nút Hiện task vừa thêm.
5 · Tạo nhiều task và nhập từ Excel
Tạo nhiều task — bảng gõ nhanh, mỗi dòng một task: Ngày · Bắt đầu · Kết thúc · Người · Việc / dự án · Tiêu đề task · Ghi chú. Để trống người là chỗ trống cho người làm tự nhận. Mỗi dòng có nút Nhân dòng này và Xoá dòng; bấm Thêm dòng để thêm. Bấm Xem trước để hệ thống soát lịch (trùng giờ, nghỉ phép…) trước khi ghi, rồi bấm Ghi N task. Task mới ở dạng nháp, trừ khi bạn tick Gửi luôn (thợ thấy ngay).
Nhập task từ Excel:
- Chuẩn bị tệp
Nhận tệp .xlsx, .xls hoặc .csv. Bấm Tải mẫu CSV để có tệp mẫu. Mỗi dòng một task: ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc, người (tên hoặc email), việc, dự án, tiêu đề, ghi chú, số chỗ. Để trống người là chỗ trống.
- Kéo tệp vào, khớp cột
Kéo tệp vào hộp (hoặc bấm Chọn tệp). Ở bước Khớp cột trong tệp với trường của task, chọn cột nào của tệp là trường nào; cột không dùng thì để — Không dùng —. Chọn đúng kiểu ở ô Ngày trong tệp viết theo (ví dụ Ngày/Tháng/Năm hay Tháng/Ngày/Năm) để ngày không bị đảo.
- Đọc kết quả kiểm tra rồi ghi
Hệ thống đếm "N dòng ghi được", "N dòng lỗi — sẽ bỏ qua", "N dòng có cảnh báo", kèm bảng từng dòng. Sửa tệp nếu cần, rồi ghi. Tệp quá dài thì hệ thống yêu cầu chia nhỏ.
Gửi lịch và theo dõi
6 · Gửi lịch cho người làm
- Soát trước khi gửi (nên làm)
Bấm Thao tác → Kiểm tra trước khi gửi. Bảng kiểm tra chia hai nhóm: Phải sửa (lỗi mức chặn — còn lỗi này thì không gửi được) và Nên xem lại (vẫn gửi được, nhưng bạn nên xem). Loại nào chặn, loại nào chỉ nhắc là do Cài đặt lịch quyết (mục 16). Không có gì vướng thì bảng báo "Không có cảnh báo nào — gửi được.". Bấm Vẫn gửi để gửi luôn từ bảng này.
- Bấm «Gửi lịch»
Nút ghi kèm số task nháp, ví dụ Gửi lịch (12). Mọi task nháp trong kỳ đang xem được gửi. Đang lọc (ví dụ chỉ một nhóm) thì nút đổi thành Gửi phần đang lọc — chỉ gửi đúng phần đang hiện, để bạn xếp và gửi dần từng tổ.
- Còn lỗi mức chặn thì chưa gửi được
Hệ thống báo không gửi được và tự mở bảng Kiểm tra trước khi gửi để bạn thấy đúng task nào sai. Sửa xong rồi bấm gửi lại.
- Người làm nhận task
Người được gán nhận thông báo (qua kênh chọn trong Cài đặt lịch). Task hiện ở thẻ Task của tôi trong màn Lịch xếp việc của ứng dụng, và hiện trong danh sách việc của họ. Chỗ trống cho tự nhận thì hiện ở thẻ Task trống.
Gửi xong, lịch vẫn sửa được:
- Sửa task đã gửi (đổi ngày, giờ, người) — người làm được báo thay đổi.
- Thu hồi (menu của task → Thu hồi task này) — task về nháp. Người làm không còn thấy task trong «Task của tôi» và được báo là task đã bị gỡ.
- Xoá task đã gửi — hệ thống nhắc: người làm sẽ thấy task biến mất.
Quy tắc: task nháp là task chưa gửi: người làm không nhận thông báo, không thấy task trong «Task của tôi» trên ứng dụng, cũng không thấy trong danh sách việc của mình. Task nháp chỉ hiện trên lưới của bàn Xếp việc. Chỉ khi được gửi, task mới tới tay người làm. Chỗ giữ (chỗ trống không cho tự nhận) không gửi được: gán người trước, hoặc bật Cho thợ tự nhận task này.
7 · Người làm trả lời, nhận task trống
Trên ứng dụng CNV Work, người làm mở Lịch xếp việc — từ thẻ Lịch xếp việc ở màn Chấm công, hoặc bấm vào thông báo đã nhận lịch. Màn có hai thẻ:
- Task của tôi — task theo tuần. Mỗi task có nút Nhận / Từ chối (từ chối được ghi lý do, người xếp lịch đọc được) / Huỷ nhận, nút Check-in khi tới nơi, Mở bản đồ và Xem ghi chú. Nút nào hiện là do tab Chung của Cài đặt lịch quyết; nút bị tắt thì app báo "Quản lý đã tắt thao tác này".
- Task trống — chỗ trống mở cho tự nhận. Bấm Nhận task này là task thành của mình.
Trên bàn, câu trả lời hiện bằng dấu trên thẻ (mục 2). Bộ lọc Mọi câu trả lời lọc riêng task Thợ đã nhận · Thợ đã từ chối · Thợ chưa trả lời. Trong hộp chi tiết task, bạn thấy câu trả lời và có nút Gỡ câu trả lời nếu cần cho người làm trả lời lại.
Nút Yêu cầu trên thanh trên cùng gom các yêu cầu cần bạn duyệt (xin nhận chỗ trống, nhờ người khác nhận task), có huy hiệu đỏ đếm số đang chờ. Bấm Duyệt hoặc Từ chối (kèm lý do, người gửi đọc được). Ứng dụng CNV Work hiện cho người làm nhận chỗ trống thẳng, không qua duyệt, nên hộp này thường trống.
Số task trống tối thiểu: trong Cài đặt lịch → Giới hạn, bạn đặt luật kiểu "Thợ phải nhận ít nhất 2 task trống mỗi tuần" (có thể chỉ áp cho vài người, vài nhóm, một khung giờ hay vài việc). Luật này chỉ để nhắc, không chặn ai: người chưa đủ có dấu cảnh báo ở hàng của họ, và Thao tác → Nhắc người chưa nhận đủ task trống gửi lời nhắc cho họ.
8 · Xem việc chưa xử lý của một ngày
Bấm biểu tượng ở đầu cột ngày (Xem việc chưa xử lý của ngày này) để thấy ngày đó còn gì vướng: chỗ trống chưa gán, task có cảnh báo, task thợ chưa xác nhận, task còn nháp. Mỗi dòng có nút Lọc / Xem để lọc lưới về đúng những task đó. Hết vướng thì hiện "Cả N task đều đã gán người và đã gửi.".
Sửa lịch
9 · Sửa nhiều task một lượt
- Kéo thả thẻ sang ô khác để dời ngày. Thả sang hàng khác là đổi người (trục Theo người) hoặc đổi dự án (trục Theo dự án). Giữ Alt (Option trên Mac) lúc thả là nhân bản thay vì dời.
- Chọn nhiều task: bấm ô chọn ở góc thẻ (hoặc Chọn task này trong menu của task). Thanh Đã chọn N task hiện ra với Sửa cùng lúc (dời ngày, đổi giờ bắt đầu / kết thúc, đổi người, đổi dự án — chỉ những dòng có tick mới bị đổi), Bỏ gán người, Bỏ chọn hết.
- Chép / dán: chọn task, chép bằng phím tắt, bấm vào một ô rồi dán. Task dán ra ở dạng nháp và giữ nguyên khoảng cách ngày giữa các task.
- Nhân bản (menu của task): một bản sao nháp. Nhân bản nhiều ngày…: sao task sang N ngày kế tiếp, tối đa 60 ngày, bản sao ở dạng nháp.
Phím tắt (mở bằng phím ? hoặc Tuỳ chọn xem → Phím tắt):
| Phím | Làm gì |
|---|---|
| Ctrl (⌘ trên Mac) + bấm thẻ | Chọn / bỏ chọn một task |
| Shift + bấm thẻ | Chọn một dải task trong cùng hàng |
| Ctrl + C / Ctrl + V | Chép các task đã chọn / dán vào ô vừa bấm |
| Delete hoặc Backspace | Xoá các task đã chọn |
| Esc | Bỏ chọn các task |
| ← / → | Kỳ trước · kỳ sau |
| T | Về hôm nay |
| Kéo thẻ đang chọn | Dời cả nhóm task đã chọn |
| Alt + thả | Nhân bản thay vì dời |
Menu của một task (dấu ⋯ trên thẻ): Mở chi tiết task · Sửa riêng task này… · Chọn task này · Gán người… · Đổi dự án… · Nhân bản · Nhân bản nhiều ngày… · Nhắn tin cho người làm task · Bỏ gán người · Thu hồi task này · Xoá task.
Menu của một hàng: Gửi task của hàng này · Bỏ gán người · Chép tuần trước của người này · Chép lịch từ người khác… (người đích phải chưa có task trong kỳ) · Chuyển sang nhóm… · Xem hàng này ở dạng danh sách · Chọn hết task của hàng · Xoá hết task của hàng. Nút ghim cạnh tên hàng để Ghim hàng này lên đầu.
Menu của một ngày (đầu cột): Gửi ngày này · Thu hồi ngày này · Bỏ gán người cả ngày · Xoá sạch ngày này · Chép task của hôm trước · Chọn hết task của ngày · Nhắn tin cho người làm ngày này · Chặn không rảnh cả ngày… · Xuất ngày này ra CSV · Chỉ xem ngày này · Lưu ngày này thành mẫu · Nạp mẫu vào ngày này. Ô Ghi chú ngày ghi một dòng cho cả ngày, mọi người trong lịch đều đọc được.
Menu Thao tác (cả kỳ): Chép tuần trước (chỉ chép được khi tuần này còn trống) · Tự gán chỗ trống · Kiểm tra trước khi gửi · Nhật ký sửa lịch · Nhắc người chưa nhận đủ task trống · Xuất ra CSV · In lịch · Chia sẻ lịch · Quản lý link chia sẻ · Lưu kỳ này thành mẫu · Nạp mẫu ngày/tuần… · Thu hồi cả kỳ · Bỏ gán người cả kỳ · Xoá sạch cả kỳ.
10 · Mở một task: hồ sơ việc và hộp chi tiết task
Một task trên bàn có hai chỗ sửa:
Bấm vào thẻ (hoặc menu của task → Mở chi tiết task) — mở hồ sơ việc của chính task đó, như mọi việc khác. Đây là chỗ sửa hằng ngày:
- Người thực hiện — chọn người là đổi người của task. Task nhóm thì hiện đủ người trong nhóm.
- Hạn — ngày và giờ kết thúc. Bắt đầu — giờ bắt đầu. Giờ ước tính tự tính theo giờ bắt đầu – giờ kết thúc, không sửa tay.
- Cạnh tên việc có biểu tượng Nháp / Task nhóm / Task lặp. Bấm biểu tượng trạng thái để Gửi cho người thực hiện (task nháp), Gửi chỗ trống để thợ nhận task (chỗ trống cho tự nhận), hoặc Thu hồi — đưa về nháp (task đã gửi).
- Task nhóm: đổi ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc là đổi cho cả nhóm — hồ sơ nói trước điều này ngay dưới hàng Bắt đầu.
- Mô tả, việc con, ảnh & tài liệu, bình luận dùng như mọi việc khác.
💡 Chỉ người có quyền Xếp việc · Sửa mới sửa được lịch của task trong hồ sơ này. Người khác mở hồ sơ của task — kể cả chính người làm, mở từ màn Nhiệm vụ — thấy Người thực hiện, Bắt đầu, Hạn, tên, mô tả và dự án của task ở dạng chỉ đọc; không có nút gửi / thu hồi và mục Xoá task. Trạng thái, nhãn, người theo dõi, tệp và bình luận vẫn dùng như việc thường. Không làm được task của mình thì người làm bấm Từ chối trên ứng dụng.
Menu của task → Sửa riêng task này… (hoặc Gán người…) — mở hộp chi tiết task, nơi có các trường riêng của lịch mà hồ sơ việc không có. Hộp có ba tab: Chi tiết, Checklist (danh sách việc cần làm khi tới nơi, ví dụ "Chụp ảnh hiện trạng trước khi làm" — mỗi mục có trạng thái Đã xong / Chưa xong) và Nhật ký (ai sửa gì, lúc nào).
- Người làm: khi chọn người, hộp gợi ý người hợp nhất kèm lý do — từng làm ở đây, gần task khác trong ngày, xa task khác trong ngày, còn nhẹ việc tuần này, đã kín tuần — và cho biết ai rảnh, ai bận / nghỉ phép. Ngay dưới là dòng người đủ điều kiện của dự án (mục 11).
- Cả ngày, Múi giờ, Cho thợ tự nhận task này, Ghi chú, Nhãn task, Đính kèm tệp; câu trả lời của người làm kèm nút Gỡ câu trả lời; dấu Đã check-in tại chỗ khi người làm đã tới.
- Task nhóm: ô Áp dụng ngày, giờ, tiêu đề, ghi chú, việc và dự án cho tất cả N người trong task bật sẵn — đổi giờ mà chỉ một người đổi thì cả tổ lệch nhau. Bỏ tick để chỉ sửa task của người đang mở.
- Task lặp: trong phần Lặp lại, bấm Sửa luật lặp (hoặc Cho lặp lại với task chưa lặp). Luật mới áp cho task này và các task sau nó: ngày vẫn khớp giữ nguyên (người, câu trả lời), ngày thôi khớp bị xoá, ngày mới khớp được thêm ở dạng nháp. Bấm Xem trước để thấy "Sẽ thêm N task · xoá N task · giữ N task" rồi mới Áp dụng. Không lặp nữa (xoá các task sau) để dừng chuỗi.
- Nút cuối hộp: Xoá task · Lưu làm mẫu · Huỷ · Lưu (task nháp thì là Lưu nháp) · Gửi task (lưu rồi gửi ngay task này).
Xem thêm cách task xếp lịch hiện với người làm ở Task xếp lịch trong màn Nhiệm vụ.
11 · Tự gán chỗ trống, người đủ điều kiện, lịch rảnh / bận
Tự gán chỗ trống (menu Thao tác): máy đề xuất người cho từng chỗ trống trong kỳ, tránh trùng giờ, nghỉ phép và quá giờ. Hộp Máy đề xuất gán N chỗ liệt kê đề xuất; bấm Gán N chỗ này để nhận, Huỷ để bỏ. Không xếp được chỗ nào thì bàn nói rõ vì sao.
Người đủ điều kiện làm task của dự án: trong hộp chi tiết task của một task thuộc dự án, ngay dưới ô Người làm có dòng "Mọi người đều đủ điều kiện làm task của dự án này" (hoặc "N người đủ điều kiện…"). Bấm để chọn người hoặc nhóm được làm task của dự án rồi Lưu. Chỉ những người này được gợi ý và được máy tự gán vào task của dự án đó; bỏ chọn hết là mọi người đều đủ điều kiện. Bộ lọc Người đủ điều kiện cho… lọc lưới về đúng những người này. Gán người ngoài danh sách thì hộp chi tiết task cảnh báo.
Lịch rảnh / bận: Thêm → Thêm lịch không rảnh (hoặc ⋯ trong ô → Khai không rảnh, hoặc menu ngày → Chặn không rảnh cả ngày…). Chọn người, Loại (không rảnh hay muốn làm), Từ ngày – Đến ngày, Chỉ những thứ trong tuần, Cả ngày hay khung giờ, Ghi chú (ví dụ "đi khám bệnh"). Lịch này hiện ở ô của từng người và được tính khi gợi ý, khi tự gán. Bộ lọc Chỉ người đang rảnh giữ lại người không có task và không báo bận trong kỳ.
12 · Nhóm của lịch và người phụ trách
Nhóm của lịch là cách chia người trên bàn Xếp việc, tách với phòng ban: ví dụ Tổ lắp đặt, Tổ bảo trì. Một người chỉ thuộc một nhóm.
- Tạo nhóm
Mở Bộ lọc → ô Nhóm theo → Nhóm mới. Đặt Tên nhóm, tìm và thêm người.
- Chọn người phụ trách (nếu cần)
Ô Người phụ trách xếp lịch nhóm này: để trống thì mọi người xếp lịch đều xếp được cho nhóm. Có tên thì người đó chỉ xếp được cho nhóm mình phụ trách — hợp cho tổ trưởng tự xếp tổ mình.
- Xem theo nhóm
Chọn Nhóm theo → Nhóm của lịch để lưới gom hàng theo nhóm. Đầu mỗi nhóm có nút đổi thứ tự nhóm (lên / xuống), nút sửa nhóm và phần tổng của nhóm. Chuyển một người sang nhóm khác: menu hàng → Chuyển sang nhóm….
💡 Người phụ trách chỉ một vài nhóm thì không đổi được Cài đặt lịch của cả bàn — cài đặt chung là việc của người xếp lịch toàn quyền.
13 · Mẫu task, mẫu ngày, mẫu tuần
- Mẫu một task: mở hộp chi tiết task → Lưu làm mẫu. Lần sau: Thêm → Tạo task từ mẫu, hoặc mở kho Mẫu task (cạnh nút Danh sách người) và kéo mẫu thả vào lưới.
- Mẫu ngày / mẫu tuần: Thao tác → Lưu kỳ này thành mẫu (hoặc menu ngày → Lưu ngày này thành mẫu), đặt tên. Lần sau: Thao tác → Nạp mẫu ngày/tuần…, chọn mẫu và ngày bắt đầu — hệ thống hỏi "Nạp N task của mẫu «…» vào từ ngày …?" trước khi tạo. Task nạp ra ở dạng nháp.
- Kho mẫu có nút Nạp vào kỳ đang xem và Xoá mẫu cho từng mẫu.
14 · Lọc, tìm, bộ lọc đã lưu, tuỳ chọn xem
Ô tìm tìm theo việc, mã, địa chỉ, người… Nút Bộ lọc mở các ô:
| Ô | Lọc gì |
|---|---|
| Nhóm theo | Không nhóm · Phòng ban · Nhóm của lịch |
| Mọi phòng ban | Một phòng ban, hoặc người không thuộc phòng ban |
| Mọi trạng thái task | Chỉ chỗ trống · Chỉ task còn nháp · Chỉ task thợ chưa xác nhận |
| Tên task... | Theo tên task |
| Mọi người · Mọi dự án / việc · Mọi nhãn | Theo người, dự án, nhãn task |
| Mọi câu trả lời | Thợ đã nhận · Thợ đã từ chối · Thợ chưa trả lời |
| Người đủ điều kiện cho… | Chỉ người đủ điều kiện của một dự án |
| Chỉ hàng có task / Tất cả hàng | Ẩn hay hiện hàng chưa có task trong kỳ |
| Thứ tự các hàng | Thứ tự mặc định · Theo tên A → Z · Nhiều giờ nhất trước · Nhiều task nhất trước |
| Chỉ người đang rảnh | Người không có task nào trong kỳ và không báo bận |
Bấm Lưu bộ lọc, đặt tên, để lần sau chọn lại một lần là ra. Xoá lọc để về mặc định.
Tuỳ chọn xem (biểu tượng cạnh ô tìm):
- Thu gọn thẻ — mỗi task một dòng (giờ và tên), lưới thấp hơn, thấy được nhiều người hơn.
- Ngày dạng trục giờ — ở kỳ Ngày, trục Theo người: mỗi người một trục 5:00–22:00, kéo thẻ để dời giờ.
- Sắp xếp trong ô — Theo giờ bắt đầu · Theo việc · Theo tiêu đề task.
- Hiện trên lưới — bật / tắt: Tiền công & doanh thu · Ghi chú ngày · Chỗ trống chưa gán · Thanh sự cố · Chú thích màu & dấu · Giờ chấm công thật · Trạng thái rảnh/bận.
- Về mặc định và Phím tắt.
15 · Chia sẻ, in, xuất và nhật ký
- Chia sẻ lịch (menu Thao tác): tạo một link chỉ xem, không cần đăng nhập — hợp để gửi vào nhóm chat của đội. Chọn phạm vi Cả lịch · Nhóm của lịch · Người · Dự án, đặt Tên link, chọn Hiện tên người, Hiện ghi chú của task, và Hết hạn sau N ngày hoặc Không hết hạn. Bấm Tạo link rồi Sao chép.
- Quản lý link chia sẻ: xem mọi link đã tạo (Đang hoạt động · Đã hết hạn · Đã thu hồi) và thu hồi link bất cứ lúc nào.
- In lịch và Xuất ra CSV (cột: Ngày, Bắt đầu, Kết thúc, Giờ, Việc, Dự án, Địa chỉ, Người, Trạng thái).
- Nhật ký sửa lịch: mọi thay đổi trên lịch trong kỳ, tìm được theo người sửa, tên task, dự án.
Link chia sẻ ai có cũng xem được. Chỉ gửi link vào đúng nhóm cần xem, bỏ tick Hiện tên người nếu gửi ra ngoài công ty, và đặt hạn cho link. Thu hồi link cũ khi đội thay đổi.
16 · Cài đặt lịch
Nút Cài đặt trên thanh trên cùng. Hộp có bảy tab:
| Tab | Cài gì |
|---|---|
| Chung | Thợ được làm gì trên app: Nhận task · Từ chối task · Huỷ câu trả lời đã gửi · Check-in vào task (có vị trí), Cho check-in sớm nhất N phút trước giờ bắt đầu, Bắt buộc có vị trí mới cho check-in, Tô task khi giờ chấm công lệch quá N phút. Thợ nhìn thấy gì: mặc định chỉ thấy task của chính mình; có thể Cho thợ xem lịch của cả nhóm (kèm …nhưng ẩn tên đồng nghiệp), Cho thợ biết ai tạo và ai gửi task, Tính cả task còn nháp vào tổng giờ / tổng task trên đầu cột |
| Hiển thị | Nhóm theo (mặc định) của lưới, Panel người ẩn người đã ngưng hoạt động. Trường của chi tiết task: mỗi trường (Dự án / việc · Tiêu đề task · Địa chỉ · Ghi chú · Người làm · Nhãn task · Trường riêng) chọn Luôn hiện · Khi cần (giấu sau nút) · Tắt. Thẻ task trên lưới: dòng nào được vẽ lên thẻ |
| Tuần & giờ | Tuần bắt đầu từ thứ mấy · Múi giờ (chỉ hiển thị, lấy theo hồ sơ công ty) · Giờ bắt đầu mặc định / Giờ kết thúc mặc định (giờ điền sẵn khi tạo task) · Kiểu giờ (12 giờ hay 24 giờ) · Kiểu ngày |
| Thông báo | Thông báo của tôi: mỗi người quản lý tự chọn mình muốn được báo gì. Thông báo gửi cho thợ: với từng loại — Task được gửi · Task bị thu hồi · Task đã gửi bị đổi ngày, giờ hoặc người — chọn kênh Điện thoại · Trình duyệt · Email. Bỏ tick hết một dòng là tắt hẳn loại đó |
| Cảnh báo | Cảnh báo trước khi gửi: Trùng giờ với task khác của chính người đó · Người đang nghỉ phép đã duyệt · Rơi vào ngày lễ · Quá số giờ trong một ngày (N giờ/ngày) · Hai công trình cách xa nhau trong cùng ngày. Mỗi loại chọn Chặn (không gửi được tới khi sửa) · Nhắc (vẫn gửi được nhưng phải thấy) · Tắt |
| Giới hạn | Giới hạn của thợ (để 0 là không giới hạn): không cho từ chối task khi chỉ còn dưới N ngày · không cho huỷ câu trả lời khi chỉ còn dưới N ngày · khoá sửa lịch rảnh/bận của ngày chỉ còn dưới N giờ · không cho nhận chỗ trống nếu giờ đó đã có task khác · cho nhận task / check-in cả khi task đã hết giờ. Số task trống tối thiểu phải nhận (mục 7) |
| Tự động | Báo người xếp lịch khi thợ chưa check-in quá N phút kể từ giờ bắt đầu của task. Máy chủ quét 5 phút một lần; để 0 là tắt |
Bấm Lưu cài đặt để lưu.
Giới hạn là luật cấm — báo đội trước khi bật. Bật xong mà không báo, người làm bấm mãi không được mà không hiểu vì sao. Email thông báo đi qua hộp thư của workspace; workspace chưa khai SMTP thì thư không tới người nhận.
Quy tắc: mỗi task trên bàn là một việc của một người — task nhóm là nhiều task cùng khung giờ, mỗi người một task. Task mới luôn là nháp; chỉ task đã gửi mới tới tay người làm. Hạn của task là giờ kết thúc: qua giờ kết thúc mà chưa ai bấm Hoàn thành thì task mang dấu Quá hạn. Xếp việc không thay cho chấm công — giờ chấm công vẫn tính theo ca làm việc ở .
Bước tiếp theo
- Dự án — tạo dự án, hồ sơ dự án, giai đoạn, bản đồ.
- Công việc (Tasks) — task xếp lịch hiện trong màn Nhiệm vụ như mọi việc khác.
- Check-in tại chỗ & Biểu mẫu — ghi giờ có mặt ở dự án.
Không thấy thứ cần tìm? Tra theo việc ở Tôi muốn làm gì?, hoặc theo màn hình đang mở ở Mục lục.