Check-in tại chỗ & Biểu mẫu (phiếu điền)

Có những việc chỉ tính là làm khi người làm có mặt tại nơi làm: thi công ở công trường, bảo trì máy ở nhà khách hàng, kiểm kê ở cửa hàng. Với những dự án như vậy, bạn bật Check-in tại chỗ: người thực hiện mở việc trên điện thoại, bấm Check-in khi tới và Check-out khi xong. Hệ thống ghi lại giờ, vị trí, khoảng cách tới địa chỉ dự án, và nếu dự án yêu cầu thì kèm một phiếu điền (biểu mẫu), ví dụ phiếu kiểm tra an toàn đầu giờ làm.

Trang này đi đủ một vòng: quản trị cài đặt → người thực hiện bấm trên điện thoại → quản lý xem lại.

Đường dẫn: Dự án → Mẫu biểu mẫu

Đường dẫn: Dự án → Bản đồ check-in

Mở Mẫu biểu mẫu ↗   Mở Bản đồ check-in ↗   Mở Cài đặt dự án ↗

Đừng nhầm với chấm công. Chấm công (menu Nhân sự, xem Chấm công) ghi giờ vào/ra ca làm của cả ngày, đo theo địa điểm công ty. Check-in tại chỗ ghi giờ có mặt ở từng việc của một dự án, đo theo địa chỉ dự án. Hai thứ chạy độc lập: bấm cái này không thay cho bấm cái kia, và giờ của hai bên không cộng vào nhau.

Ai làm gì

Ai	Làm gì	Làm ở đâu
Quản trị workspace	Bật check-in cho dự án, khai địa chỉ và bán kính, chọn bắt buộc hay không, chọn phiếu hỏi lúc check-in / check-out, đặt thời gian làm việc	Cài đặt của từng dự án và Dự án → Cài đặt (trên web)
Người soạn quy trình (an toàn, chất lượng)	Soạn biểu mẫu một lần, dùng cho nhiều dự án	Dự án → Mẫu biểu mẫu (trên web)
Người thực hiện	Bấm Check-in / Check-out, điền phiếu	Ứng dụng CNV Work trên điện thoại
Quản lý	Xem ai đang ở đâu, giờ làm thật, phiếu nào có mục không đạt	Bản đồ check-in, thảo luận của việc, Workload, hồ sơ dự án (trên web)

Quy tắc: check-in gắn với dự án, không gắn với từng việc lẻ — bật một lần ở dự án là mọi việc trong dự án đó có thẻ Check-in trên điện thoại. Việc cá nhân (không thuộc dự án nào) không có check-in. Check-in chỉ làm được trên ứng dụng điện thoại; trên web chỉ cài đặt và xem lại.

Cài đặt cho một dự án (quản trị)

💡 Các công tắc, địa chỉ, bán kính và việc chọn phiếu hỏi lúc check-in / check-out trong khối Check-in tại chỗ chỉ quản trị workspace đổi được. Người khác bấm sẽ gặp thông báo "Chỉ admin của workspace được thực hiện hành động này" và ô vừa bấm tự trở về như cũ.

1 · Bật check-in cho dự án

1. Mở cài đặt của dự án

   Hai đường, cùng ra một khối cài đặt. Ở màn Công việc: bấm vào dự án ở cột trái, rồi bấm nút Tùy chỉnh trên thanh công cụ (hoặc bấm ⋯ cạnh tên dự án ở cột trái → Tùy chỉnh) để mở ngăn Tùy chỉnh dự án. Hoặc vào Dự án → Danh sách, mở dự án, chọn tab Cài đặt.

2. Tick «Bật check-in cho dự án này»

   Ở mục Check-in tại chỗ, tick ô Bật check-in cho dự án này. Cạnh tiêu đề mục hiện chữ Đã lưu — cài đặt ở đây lưu ngay khi bấm, không có nút Lưu.

3. Đọc dòng tóm tắt

   Ngay dưới ô tick hiện một dòng nói đúng thứ đang có hiệu lực, ví dụ "check-in ở đâu cũng được" hoặc "Bắt buộc · có phiếu · chỉ trong 200m". Muốn biết dự án đang siết tới đâu thì đọc dòng này, không cần mở gì thêm.

4. Bấm «Cài đặt chi tiết» để khai phần còn lại

   Cửa sổ Check-in — <tên dự án> mở ra, chia hai cột: cột trái là luật và biểu mẫu (mục 2 và 9), cột phải là vị trí (mục 3 và 4). Mọi thay đổi trong cửa sổ này cũng lưu ngay; nút Xong chỉ để đóng.

💡 Mẹo: chỉ bật mỗi ô «Bật check-in cho dự án này» là đã dùng được: người thực hiện check-in ở đâu cũng được, hệ thống vẫn ghi vị trí để bạn soi lại. Các mục dưới đây là để siết thêm khi cần.

2 · Bắt buộc check-in trước khi làm

Trong cửa sổ cài đặt chi tiết, ô Bắt buộc check-in quyết định chuyện không check-in có bị chặn hay không. Dòng chữ nhỏ dưới ô ghi đúng luật: "Chưa check-in thì không tự chuyển phần việc sang “Đang làm” được. “Hoàn thành” luôn tự đánh dấu được, kể cả sau khi check-out. Bỏ tick = vẫn ghi nhận nhưng không khoá ai."

Ô «Bắt buộc check-in»	Điều gì xảy ra
Bỏ tick (mặc định)	Check-in chỉ để ghi nhận. Ai không bấm vẫn đổi trạng thái phần việc của mình bình thường.
Tick	Người thực hiện không đang check-in thì không tự chuyển phần việc của mình sang «Đang làm» được. App báo: "Dự án “…” yêu cầu check-in trước khi bắt đầu làm. Mở việc trên ứng dụng điện thoại và bấm Check-in." «Hoàn thành» thì luôn tự đánh dấu được, kể cả sau khi đã check-out.

Thực tế người thực hiện hầu như không phải tự đổi sang «Đang làm»: bấm Check-in là phần việc tự chuyển sang «Đang làm», bấm Check-out thì phần việc đang «Đang làm» về «Tạm ngưng» (đã «Hoàn thành» thì giữ nguyên).

Quy tắc: «Bắt buộc check-in» chặn đúng một thao tác: tự chuyển phần việc của mình sang «Đang làm» (kể cả cột tùy chỉnh thuộc nhóm đó) khi không đang check-in — vì đó là lúc đồng hồ giờ công bật lên, và giờ công phải có lượt có mặt chống lưng. Còn lại đều không bị chặn:
• «Hoàn thành» độc lập với check-in. Một việc có thể làm nhiều ngày, ngày nào cũng check-in / check-out; xong hẳn lúc nào thì tự đánh dấu hoàn thành lúc đó — đang check-in, đã check-out hay chưa check-in lượt nào đều được.
• Đường lùi về «Chờ xử lý» hay «Tạm ngưng» không bao giờ bị chặn — người lỡ bấm nhầm, hoặc mất lượt check-in vì hết pin, vẫn tự sửa được trạng thái.
• Đổi trạng thái của cả việc (ô Trạng thái, kéo thẻ trên bảng, sửa hàng loạt) không đi qua cổng này, vì nó không bật đồng hồ giờ công của ai.

3 · Khai địa chỉ dự án

Địa chỉ dự án là mốc để đo khoảng cách. Chưa khai thì hệ thống vẫn ghi toạ độ người bấm, nhưng không nói được họ ở gần hay xa công trường. Cột phải của cửa sổ cài đặt chi tiết có ba cách lấy toạ độ, cách nào cũng dùng được một mình:

1. Gõ địa chỉ rồi bấm «Tìm»

   Gõ đủ địa chỉ vào ô Địa chỉ dự án, bấm Tìm, chọn đúng dòng trong danh sách gợi ý. Hệ thống không gợi ý trong lúc gõ — phải bấm Tìm. Không ra kết quả thì thử gõ gọn hơn, hoặc dùng hai cách dưới.

2. Dán link Google Maps

   Mở Google Maps trên điện thoại → Chia sẻ → sao chép link, dán vào ô Dán link Google Maps để tự điền toạ độ rồi bấm Lấy toạ độ. Cách này chính xác nhất khi địa chỉ chữ khó tìm (công trường mới, chưa có số nhà).

3. Bấm thẳng lên bản đồ

   Bấm vào đúng điểm trên bản đồ để đặt ghim.

Dưới ô tìm là dòng địa chỉ hiện cho người thực hiện — sửa tay được, đây là chữ người đi làm đọc trên điện thoại (bấm vào nó trên app là mở bản đồ chỉ đường). Dòng Toạ độ: … cho biết đã có toạ độ chưa; bấm nút × bên cạnh để xoá cả địa chỉ lẫn toạ độ.

💡 Nếu workspace bật múi giờ đa vùng, sau khi có toạ độ cửa sổ hiện thêm dòng "Công trường này chạy theo giờ …" — hệ thống tự suy múi giờ từ toạ độ, và giờ bắt đầu, giờ kết thúc, hạn việc, ngày làm việc của dự án đều tính theo đó.

4 · Chặn người ở xa, hay chỉ ghi nhận

Mỗi lần check-in luôn lấy vị trí và lưu lại để đối chiếu — điều này không tắt được. Hai công tắc trong mục Vị trí chỉ quyết định có chặn ai hay không:

• Cho phép check-in ngoài địa chỉ dự án — hỏi: ở xa có được bấm không? Mặc định bật.
• Bắt buộc có vị trí mới được check-in — hỏi: máy không bắt được toạ độ thì có được bấm không? Mặc định tắt.

Cho phép ngoài địa chỉ	Bắt buộc có vị trí	Kết quả khi người thực hiện bấm Check-in
Bật (mặc định)	Tắt (mặc định)	Ai cũng check-in được. Có toạ độ thì ghi khoảng cách và đánh dấu trong / ngoài bán kính. Máy không bắt được GPS (tầng hầm, nhà xưởng) vẫn check-in được — lượt đó không có vị trí.
Bật	Bật	Ở xa vẫn được, nhưng phải bắt được toạ độ: máy chưa có toạ độ thì nút Check-in bị khoá.
Tắt	(tự bật, không đổi được)	Phải có toạ độ và đứng trong bán kính. Ngoài bán kính thì hệ thống từ chối.

Bán kính chỉ có tác dụng khi bạn tắt «Cho phép check-in ngoài địa chỉ dự án»: lúc đó bản đồ hiện vòng tròn quanh địa chỉ dự án và thanh kéo Bán kính geofence chỉnh được từ 20 m tới 5.000 m; chưa chỉnh thì mặc định 200 m. Khi công tắc còn bật thì không cần bán kính — kéo thanh trượt lúc đó không lưu gì.

Tắt «cho phép ngoài địa chỉ» mà quên khai địa chỉ? Không có mốc để đo thì không ai bị khoá oan: hệ thống tạm cho check-in ở mọi nơi và cửa sổ cài đặt hiện cảnh báo vàng "Đang tắt «cho phép ngoài địa chỉ dự án» nhưng chưa có toạ độ…". Khai địa chỉ xong là luật chặn có hiệu lực.

💡 Mẹo: đừng siết ngay từ ngày đầu. GPS điện thoại lệch vài chục mét là chuyện thường, nhất là cạnh nhà cao tầng. Chạy chế độ mặc định một hai tuần, mở Bản đồ check-in xem khoảng cách thật của đội, rồi mới tắt «cho phép ngoài địa chỉ» với bán kính rộng hơn khoảng lệch đó.

5 · Thời gian làm việc — tự đóng lượt quên check-out (cả công ty)

Người thực hiện quên bấm Check-out thì đồng hồ của lượt đó cứ chạy — một đêm là thành mười mấy giờ công ảo. Thẻ Thời gian làm việc cho hệ thống tự đóng hộ lượt bị bỏ quên. Đây là cài đặt cả công ty, áp cho mọi dự án, nên nằm ở trang cài đặt chung chứ không trong từng dự án. Chỉ quản trị workspace sửa được.

Đường dẫn: Dự án → Cài đặt

1. Mở thẻ «Thời gian làm việc»

   Vào Dự án → Cài đặt. Thẻ Thời gian làm việc có nhãn Cả công ty. Ô Tự đóng phiên bị bỏ quên đã bật sẵn với khung mặc định 08:30 – 18:00.

2. Sửa khung giờ cho đúng giờ làm thật của đội

   Bắt đầu / Kết thúc: khung giờ làm việc thường ngày (kết thúc sớm hơn bắt đầu = khung qua đêm, kết thúc vào hôm sau). Dung sai (phút): chờ thêm sau giờ kết thúc rồi mới đóng hộ, để người đang làm nốt không bị cắt ngang — mặc định 60. Trần một phiên (giờ): quá số giờ này là cắt, dù chưa tới giờ kết thúc — mặc định 16.

3. Bấm «Lưu» và đọc cảnh báo bên dưới

   Nếu có lượt đang mở sắp bị đóng, thẻ hiện trước "N phiên sẽ bị đóng ở lượt quét tới" kèm giờ vào, giờ đóng và số giờ bị trừ — bạn thấy hậu quả trước khi nó xảy ra.

4. Dọn lượt cũ vượt trần (nếu có)

   Nếu từ trước đã có lượt dài quá trần, thẻ hiện "N lượt cũ vượt trần" và nút Cắt theo trần. Bấm thì các lượt đó bị cắt về đúng trần và trừ khỏi sổ giờ công; mỗi lượt đều được đánh dấu để xem lại.

Khung giờ này tác động lên mọi lượt check-in, không chỉ lượt bị quên:

• Quên check-out → sau giờ kết thúc cộng dung sai, hệ thống đóng hộ. Giờ ra ghi đúng bằng giờ kết thúc (không phải lúc đóng), phần việc đang «Đang làm» về «Tạm ngưng» (đã «Hoàn thành» thì giữ nguyên), lượt được đánh dấu cần soát lại.
• Tự bấm Check-out sau giờ kết thúc → giờ ra cũng bị ghi bằng giờ kết thúc và lượt được đánh dấu cần soát lại. Dung sai chỉ là thời gian chờ trước khi hệ thống đóng hộ, không cộng thêm giờ cho người tự bấm.
• Lượt dài hơn «Trần một phiên» → bị cắt về đúng trần. Lượt bắt đầu ngoài khung giờ (ví dụ vào lúc 19:00) chỉ bị cắt theo trần này.

Đội hay làm ca tối, tăng ca? Với khung mặc định 08:30 – 18:00, mọi giờ làm sau 18:00 của lượt bắt đầu trong ngày đều bị cắt khỏi sổ giờ công. Hãy sửa Kết thúc cho đúng giờ tan thật của đội. Bỏ tick «Tự đóng phiên bị bỏ quên» thì hệ thống thôi cắt theo giờ kết thúc, nhưng vẫn cắt mọi lượt dài quá «Trần một phiên».

Quy tắc: đây không phải ca chấm công — nó chỉ dùng để giới hạn giờ của lượt check-in tại chỗ. Giờ cắt tính theo giờ của công trường nơi người đó bấm vào khi workspace bật múi giờ đa vùng; còn không thì theo múi giờ chung của công ty. Lượt bị đóng hộ nằm ở nhóm Hệ thống tự đóng trên Bản đồ check-in.

Biểu mẫu — phiếu điền lúc check-in / check-out

Biểu mẫu là bộ câu hỏi người thực hiện trả lời ngay lúc bấm Check-in hoặc Check-out: phiếu kiểm tra an toàn đầu giờ làm, biên bản nhận bàn giao mặt bằng, phiếu nghiệm thu cuối ngày… Bạn soạn biểu mẫu một lần ở danh mục chung, rồi mỗi dự án chọn biểu mẫu để dùng — không soạn lại trong từng dự án.

Quy tắc: biểu mẫu chỉ được hỏi ở dự án đã bật check-in và đã được gán vào ô check-in hoặc check-out của dự án đó (mục 9). Soạn xong mà thiếu một trong hai thì không ai nhận được phiếu.

6 · Soạn một biểu mẫu mới

1. Mở danh mục biểu mẫu

   Vào Dự án → Mẫu biểu mẫu, hoặc bấm hub.cnvwork.com/projects/form-templates ↗. Bảng liệt kê mọi biểu mẫu với các cột Tên biểu mẫu, Phạm vi, Hỏi lúc nào, Số mục, Bản, Lượt điền.

2. Bấm «Soạn biểu mẫu»

   Trang soạn mở ra riêng. Điền Tên biểu mẫu — ví dụ Phiếu kiểm tra an toàn đầu giờ làm — và Mô tả. Mô tả hiện trên điện thoại ngay trên các câu hỏi, nên viết một câu hướng dẫn ngắn cho người điền.

3. Chọn «Dùng khi»

   Cả hai lúc · Chỉ lúc check-in · Chỉ lúc check-out. Khai đúng theo nội dung phiếu: phiếu hỏi "hôm nay làm mấy giờ" và đòi ký xác nhận lúc hết giờ làm thì chọn Chỉ lúc check-out — hệ thống sẽ không cho ai gắn nhầm nó vào lúc vừa tới.

4. Chọn «Dùng cho»

   Dự án được chọn: tick từng dự án trong danh sách (có ô tìm; dưới cùng hiện "Đã chọn N dự án"). Tất cả dự án: biểu mẫu tự có mặt ở mọi dự án, kể cả dự án lập sau này. Chọn dự án ở đây chỉ đưa biểu mẫu vào danh sách của dự án — chưa gán nó vào ô check-in / check-out.

5. Thêm các mục hỏi

   Ở khung Thêm mục, bấm loại mục cần thêm (xem bảng các loại mục), rồi gõ câu hỏi vào ô của mục đó. Mỗi mục có ô bắt buộc (mục mới tick sẵn), hai mũi tên ↑ ↓ để đổi thứ tự và nút thùng rác để xoá.

6. Xem thử rồi lưu

   Bấm Xem phiếu như nhân viên thấy để xem bản đánh số, dấu * cho mục bắt buộc và điều kiện hiện của từng mục. Ưng rồi bấm Lưu biểu mẫu ở thanh trên cùng.

Khi bấm lưu, hệ thống nhắc nếu còn thiếu: "Đặt tên cho biểu mẫu", "Biểu mẫu chưa có mục nào", "Còn mục chưa có câu hỏi", hoặc "Chọn ít nhất một dự án, hoặc đổi sang "Tất cả dự án"".

7 · Các loại mục hỏi

Loại mục	Dùng khi	Trên điện thoại & lưu ý
Đạt / Không đạt	Mục kiểm tra: "Thiết bị bảo hộ đầy đủ?"	Ba nút Đạt (xanh) · Không đạt (đỏ) · Không áp dụng (xám). Đây là loại duy nhất tính là "mục không đạt": phiếu bị tô đỏ và lọc riêng được.
Chụp ảnh tại chỗ	Ảnh hiện trường làm bằng chứng	Nút Chụp ảnh chỉ mở máy ảnh, không cho chọn ảnh có sẵn trong máy; mỗi mục một ảnh, ảnh được in sẵn giờ, địa chỉ và tên người chụp.
Ký tay	Xác nhận bàn giao, nghiệm thu	Nút Ký tay mở màn ký trên điện thoại.
Chữ	Mô tả, ghi chú	Ô nhập chữ tự do.
Số	Nhiệt độ, áp suất, số lượng…	Bàn phím số; nhập chữ bị báo "… phải là số".
Chọn một	Chọn trong danh sách có sẵn	Gõ các lựa chọn cách nhau bằng dấu phẩy; phải có ít nhất một lựa chọn. Trên điện thoại là danh sách có ô tìm.
Quét mã	Mã dán tại thiết bị, tại điểm tuần tra	Người điền nhập mã in trên tem vào ô "Quét mã hoặc nhập mã trên tem".
Có / Không	Câu hỏi thường	Trả lời "Không" không bị tính là vi phạm — muốn tính thì dùng Đạt / Không đạt.
Ngày giờ	Giờ bắt đầu đổ bê tông, ngày giao hàng…	Nút Chọn ngày giờ: chọn ngày rồi chọn giờ.
Ô đánh dấu	Một việc trong danh sách kiểm	Làm rồi thì tick.
Đoạn chữ	Hướng dẫn, lưu ý an toàn cho người điền đọc	Chỉ hiện chữ, không hỏi gì — nên không đặt bắt buộc được.
Thang điểm	Chấm điểm chất lượng, mức độ hài lòng	Khai Thang từ … đến … (mặc định 1 đến 5, số đầu phải nhỏ hơn số cuối). Thang ngắn hiện thành dãy nút số; thang dài hơn 10 nấc thành ô nhập số.

💡 Không cần mục "vị trí". Mỗi lượt check-in đã tự ghi toạ độ, địa chỉ và khoảng cách tới dự án, nên biểu mẫu không cần hỏi lại. (Phiếu cũ có mục Dấu vị trí + giờ vẫn hiện đúng tên để bạn nhận ra và xoá.)

8 · Điền sẵn và «Chỉ hiện khi»

Dưới mỗi mục có một hàng tuỳ chọn phụ:

• Điền sẵn — đặt trước câu trả lời hay gặp nhất để người điền đỡ bấm, ví dụ để sẵn Đạt cho các mục thường đạt. Chỉ các loại Đạt / Không đạt, Chọn một, Chữ, Số, Có / Không, Ô đánh dấu, Thang điểm mới điền sẵn được. Ảnh, chữ ký và mã quét không bao giờ điền sẵn — chúng là bằng chứng phải làm tại chỗ. Bấm bỏ để xoá giá trị điền sẵn.
• Chỉ hiện khi — mục này chỉ hiện ra khi một mục khác được trả lời KHÔNG ĐẠT / ĐẠT / KHÔNG ÁP DỤNG (dùng với mục Đạt / Không đạt). Để — luôn hiện — thì mục luôn hiện. Mục đang bị ẩn thì không bắt buộc trả lời, kể cả khi đã tick bắt buộc.

Ví dụ hay dùng: mục "Thiết bị bảo hộ đầy đủ?" kiểu Đạt / Không đạt, ngay sau đó là mục "Chụp ảnh chỗ thiếu" kiểu Chụp ảnh tại chỗ, bắt buộc, với Chỉ hiện khi = Thiết bị bảo hộ đầy đủ? trả lời KHÔNG ĐẠT. Ai trả lời Đạt thì không phải chụp gì; ai trả lời Không đạt thì phải có ảnh làm bằng chứng. Nhờ vậy phiếu an toàn không dài bốn mươi mục.

9 · Gắn biểu mẫu vào dự án — hỏi lúc check-in hay check-out

Soạn xong biểu mẫu, còn phải chỉ cho từng dự án hỏi nó vào lúc nào. Việc này làm trong cửa sổ cài đặt check-in của dự án (bước 4 ở mục 1), khối Biểu mẫu dự án dùng ở cột trái.

1. Xem dự án đang có biểu mẫu nào

   Danh sách Biểu mẫu dự án dùng gồm biểu mẫu có phạm vi Tất cả dự án (nhãn dùng chung) và biểu mẫu đã chọn dự án này ở trang Mẫu biểu mẫu. Mỗi dòng ghi số mục và bản đang dùng.

2. Thiếu thì bấm «Thêm biểu mẫu»

   Hộp Thêm biểu mẫu vào dự án mở ra, tìm theo tên rồi bấm chọn. Biểu mẫu đã có hiện mờ kèm chữ "đã thêm" hoặc "đã có ở mọi dự án". Thêm theo đường này thì biểu mẫu tự vào ô còn trống: ô check-in chưa có phiếu mà biểu mẫu dùng được lúc check-in thì nó vào ô check-in, tương tự với check-out. Ô đã có phiếu thì giữ nguyên, không bị đè.

3. Bấm chip «Hỏi khi check-in» / «Hỏi khi check-out» để chọn đúng phiếu

   Chip đang dùng tô xanh kèm dấu ✓. Bấm một chip đang tắt là chuyển ô đó sang biểu mẫu này; bấm lại chip đang xanh là bỏ gán. Mỗi lúc (check-in / check-out) chỉ hỏi một biểu mẫu; biểu mẫu «Cả hai lúc» gán được cho cả hai chip.

4. Kiểm tra dòng tóm tắt

   Đóng cửa sổ, dòng tóm tắt dưới ô bật check-in có thêm chữ "có phiếu".

Có trong danh sách chưa chắc đã được hỏi. Biểu mẫu tới từ phạm vi ở trang Mẫu biểu mẫu (tick chọn dự án, hoặc «Tất cả dự án») chỉ có mặt trong danh sách — người thực hiện chưa bị hỏi cho tới khi bạn bấm chip. Nhìn chip là biết: chỉ chip xanh có dấu ✓ mới được hỏi. Chip cũng chỉ hiện đúng lúc biểu mẫu được phép dùng: biểu mẫu «Chỉ lúc check-in» không có chip «Hỏi khi check-out».

Muốn dự án thôi dùng một biểu mẫu thì bấm × trên dòng đó → Gỡ khỏi dự án. Nếu biểu mẫu đang được hỏi, hệ thống báo trước rằng bước điền phiếu sẽ biến mất và bấm Check-in là chạy đồng hồ luôn. Biểu mẫu vẫn còn trong danh mục, các dự án khác vẫn dùng bình thường. Biểu mẫu dùng chung không có nút gỡ — muốn nó thôi hiện thì đổi phạm vi ở trang Mẫu biểu mẫu.

10 · Sửa, lên bản mới, lưu trữ biểu mẫu

• Sửa: ở trang Mẫu biểu mẫu, bấm vào dòng biểu mẫu (hoặc biểu tượng bút chì). Tiêu đề trang ghi "Sửa biểu mẫu — bản N".
• Mỗi lần sửa các mục là lên bản mới. Phiếu đã nộp giữ nguyên câu hỏi của bản lúc nộp — mở lại phiếu tháng trước vẫn thấy đúng câu hỏi hồi đó, không bị bộ câu hỏi hôm nay đè lên. Đây là hồ sơ có thể phải đưa cho thanh tra an toàn lao động, nên không được đọc sai về sau.
• Đổi «Dùng khi» có hiệu lực ngay ở mọi dự án. Đổi một biểu mẫu sang Chỉ lúc check-out thì mọi dự án đang hỏi nó lúc check-in tự bỏ gán (và ngược lại) — rà lại các dự án đó nếu vẫn cần một phiếu lúc check-in.
• Đổi phạm vi: chuyển sang Tất cả dự án thì danh sách dự án đã tick bị xoá (không cần nữa). Bỏ tick một dự án thì dự án đó thôi thấy biểu mẫu trong danh sách của mình.
• Lưu trữ (biểu tượng thùng rác): biểu mẫu biến khỏi danh mục, thôi hiện ra cho người điền và tự rời ô check-in / check-out ở mọi dự án. Nếu đang có dự án dùng, hệ thống báo trước "N dự án đang dùng biểu mẫu này — bỏ đi thì bước điền phiếu của họ biến mất". Phiếu đã nộp trước đó vẫn xem lại được.

💡 Soạn, sửa, lưu trữ biểu mẫu và thêm / gỡ biểu mẫu khỏi dự án cần quyền sửa công việc (module Công việc). Riêng việc gán biểu mẫu vào ô check-in / check-out nằm trong cài đặt check-in nên cần quản trị workspace.

Người thực hiện: check-in trên điện thoại

Phần này dành cho người đi làm. Mọi thao tác dưới đây làm trên ứng dụng CNV Work trên điện thoại — web không có nút check-in.

11 · Check-in khi tới nơi

1. Mở việc cần làm

   Ở dự án đã bật check-in, trong chi tiết việc, ngay dưới dòng Người thực hiện có thẻ Check-in để bắt đầu. Thẻ ghi địa chỉ dự án — bấm vào địa chỉ là mở bản đồ trên điện thoại để chỉ đường. Nếu dự án siết luật, thẻ ghi thêm "Dự án này bắt buộc check-in trước khi làm" và/hoặc "Phải ở trong bán kính …m quanh địa chỉ dự án".

2. Bấm «Check-in»

   Màn Check-in mở ra và app tự lấy vị trí ngay. Lần đầu, điện thoại hỏi quyền vị trí — chọn cho phép. Ô vị trí đổi từ "Đang lấy vị trí…" sang "Đang ở đúng địa chỉ dự án" hoặc "Đang ở ngoài địa chỉ dự án", kèm dòng "Cách địa chỉ dự án …m". Vị trí chưa chuẩn (vừa ra khỏi xe, trong nhà) thì bấm biểu tượng Lấy lại vị trí.

3. Điền phiếu (nếu dự án có)

   Câu hỏi hiện ngay dưới ô vị trí; mục bắt buộc có chấm đỏ. Thanh dưới cùng đếm "Còn N trường bắt buộc", đủ rồi thì đổi thành "Bắt đầu tính giờ". Cách điền từng loại câu hỏi xem mục 12.

4. Bấm «Check-in» ở thanh dưới

   Thành công thì hiện "Đã check-in · Đồng hồ đang chạy". Thẻ trong chi tiết việc chuyển xanh: Đang làm tại chỗ, đồng hồ chạy từng giây, "Bắt đầu lúc …". Phần việc của bạn tự chuyển sang «Đang làm», và một thẻ "<tên bạn> đã check-in" hiện trong thảo luận của việc.

💡 Lưu ý: bấm nút quay lại giữa chừng là bỏ hết những gì đã điền — phiếu không lưu nháp. Check-in không có bước chụp ảnh hay ghi chú riêng: dự án cần ảnh làm bằng chứng thì ảnh nằm trong phiếu, còn ảnh hiện trường khác thì chụp ở khu Ảnh & tài liệu của việc.

Quy tắc: ai mở được việc cũng check-in được, và check-in xong là thành người thực hiện của việc đó. Việc nhiều người thực hiện chỉ xong khi tất cả cùng xong — vào hỗ trợ một việc rồi thì nhớ hoàn tất phần của mình, kẻo việc treo mãi. Đang mở check-in ở việc khác vẫn check-in thêm được; thẻ chỉ nhắc "Bạn còn N việc khác đang mở lượt check-in".

12 · Điền phiếu trên điện thoại

Câu hỏi kiểu	Trên màn hình	Cách trả lời
Đạt / Không đạt	Ba nút Đạt · Không đạt · Không áp dụng	Bấm một nút. Chọn Không đạt thì phiếu hiện hộp đỏ báo có mục KHÔNG ĐẠT — vẫn gửi được, đó là thông tin cho quản lý chứ không phải lỗi.
Có / Không	Hai nút Có · Không	Bấm lại nút đang chọn để bỏ chọn.
Chọn một	Ô Chọn...	Bấm để mở danh sách, gõ để tìm, bấm chọn.
Chữ / Số	Ô Nhập... / ô số	Gõ câu trả lời; ô số mở bàn phím số.
Ngày giờ	Nút Chọn ngày giờ	Chọn ngày trên lịch, rồi chọn giờ; bấm ✕ để xoá.
Thang điểm	Dãy nút số (ví dụ 1 – 5)	Bấm một số.
Ô đánh dấu	Thẻ bấm được	Bấm để tick.
Chụp ảnh tại chỗ	Nút Chụp ảnh	Máy ảnh mở ra, chụp xong ảnh tự tải lên (in sẵn giờ, địa chỉ, tên). Sau đó có Chụp lại / Xoá.
Ký tay	Nút Ký tay	Ký bằng ngón tay, bấm Đã xong (ký hỏng thì Xoá chữ ký). Sau đó có Ký lại / Xoá.
Quét mã	Ô "Quét mã hoặc nhập mã trên tem"	Nhập mã in trên tem dán tại thiết bị.
Đoạn chữ	Chữ hướng dẫn	Chỉ đọc, không phải trả lời.

Có câu hỏi chỉ hiện ra sau khi bạn trả lời câu trước (ví dụ chọn Không đạt thì hiện thêm mục chụp ảnh) — đó là điều kiện người soạn đặt sẵn. Bấm gửi mà còn thiếu thì lỗi hiện màu đỏ ngay dưới câu hỏi đó, ví dụ "“Thiết bị bảo hộ đầy đủ?” là mục bắt buộc".

13 · Check-out và đóng việc

1. Bấm «Check-out» khi rời chỗ làm

   Mở lại việc, thẻ xanh Đang làm tại chỗ có nút đỏ Check-out. Màn Check-out giống màn Check-in: vị trí vẫn hiện để ghi nhận nhưng không bao giờ chặn check-out; nếu dự án có phiếu lúc check-out thì điền ở đây. Thanh dưới ghi "Dừng đồng hồ".

2. Bấm «Check-out» ở thanh dưới

   Hiện "Đã check-out · Dừng đồng hồ". Phần việc đang «Đang làm» thì về «Tạm ngưng» (đồng hồ dừng); đã «Hoàn thành» thì giữ nguyên. Thẻ trở lại Check-in để bắt đầu — hôm sau tới làm tiếp thì check-in một lượt mới. Số phút đã làm xem ở thẻ "đã check-out" trong thảo luận của việc ("làm N phút").

3. Xong hẳn phần việc thì bấm «Đánh dấu hoàn thành»

   Bấm trước hay sau khi check-out đều được, kể cả ở dự án bắt buộc check-in. Việc làm nhiều ngày thì ngày nào cũng check-in / check-out như thường, tới hôm xong hẳn mới đánh dấu hoàn thành.

💡 Lỡ đánh dấu hoàn thành mà còn phải quay lại làm tiếp? Cứ check-in lại việc đó — phần việc của bạn tự mở lại «Đang làm».

14 · Khi có trục trặc

Tình huống	Điều gì xảy ra	Nên làm gì
Mở việc mà không thấy thẻ Check-in	Dự án chưa bật check-in, việc không thuộc dự án nào, hoặc điện thoại đang mất mạng (mất mạng thì thẻ không hiện).	Kiểm tra mạng; vẫn không có thì báo quản lý bật check-in cho dự án.
Chưa cấp quyền vị trí / tắt định vị	Ô vị trí báo "Bạn cần cấp quyền vị trí để check-in.", "Vui lòng bật Dịch vụ định vị (Location Services)." hoặc "Quyền vị trí đã bị từ chối vĩnh viễn — vào cài đặt để bật lại."	Vào cài đặt điện thoại → ứng dụng CNV Work → Vị trí → cho phép, rồi bấm Lấy lại vị trí.
Không bắt được GPS (tầng hầm, nhà xưởng)	Dự án không bắt buộc vị trí: vẫn check-in được, lượt đó không có vị trí. Dự án bắt buộc: nút bị khoá, thanh dưới báo "Đang chờ vị trí — dự án này bắt buộc có vị trí mới check-in được".	Ra chỗ thoáng vài giây, bấm Lấy lại vị trí.
Ngoài bán kính, dự án cho phép	Ô vị trí báo đỏ "Đang ở ngoài địa chỉ dự án" — chỉ là thông tin, vẫn check-in được. Thẻ ghi "Ghi nhận ngoài địa chỉ dự án · cách …m".	Không cần làm gì.
Ngoài bán kính, dự án siết	Bị từ chối: "Bạn đang cách địa chỉ dự án …m, ngoài bán kính cho phép …m."	Tới đúng chỗ rồi bấm lại. Ô vị trí ghi sẵn "Cách địa chỉ dự án …m · bán kính cho phép …m" — nhìn nó trước khi điền phiếu dài. Chắc chắn đang đứng đúng chỗ thì báo quản lý kiểm tra địa chỉ ghim của dự án.
Máy bật vị trí giả lập	Cảnh báo "Máy đang bật vị trí giả lập — lượt này sẽ bị đánh dấu". Vẫn check-in được nhưng lượt bị đánh dấu.	Tắt ứng dụng giả lập vị trí.
Rớt mạng lúc đang gửi	Báo lỗi đỏ (ví dụ "Không kết nối được máy chủ, vui lòng thử lại"). Màn hình giữ nguyên câu trả lời.	Có mạng lại thì bấm gửi lần nữa. Check-in không lưu tạm để tự gửi sau — dải "Đang ngoại tuyến — sẽ tự đồng bộ khi có mạng" chỉ áp cho ảnh và ghi âm.
Quên check-out	Hệ thống tự đóng lượt theo Thời gian làm việc của công ty; giờ ra ghi bằng giờ kết thúc. Mở thẻ check-in của lượt đó, tab Check-out ghi "Hệ thống tự đóng lượt này".	Giờ làm thật khác thì báo quản lý dự án.
Check-out sau giờ kết thúc	Giờ ra được ghi bằng giờ kết thúc (mặc định 18:00), lượt được đánh dấu cần soát lại.	Đội thường làm muộn thì nhờ quản trị sửa khung Thời gian làm việc.
Bấm Check-out thì báo "Bạn chưa check-in công việc này, hoặc lượt check-in đã được đóng."	Lượt đó đã được hệ thống đóng hộ.	Không cần làm gì; lần sau nhớ check-out.

Quản lý: xem lại

15 · Thẻ lượt có mặt trong thảo luận của việc

Mỗi lần check-in và check-out, hệ thống in một thẻ vào luồng thảo luận của việc, xen giữa các bình luận theo đúng giờ — đọc một mạch là ra câu chuyện "tới lúc 8:05 · hỏi vì sao chưa xong · trả lời · về lúc 17:00".

• Dòng đầu: "<tên> đã check-in" / "đã check-out" kèm giờ.
• Các nhãn: làm N phút (lúc check-out), cách …m, đúng địa chỉ dự án (xanh) hoặc ngoài bán kính (vàng), vị trí giả lập (đỏ), rồi địa chỉ nơi bấm.
• Nếu có phiếu: tên phiếu kèm "N mục · đạt hết", hoặc khung đỏ "N mục KHÔNG ĐẠT".

Bấm vào thẻ để mở cửa sổ Lượt có mặt: Vào lúc, Ra lúc (hoặc chưa check-out), Thời lượng, Khoảng cách, Địa điểm, và toàn bộ câu trả lời của phiếu lúc vào, lúc ra — Đạt / Không đạt / Không áp dụng tô màu, ảnh và chữ ký hiện thẳng, mục không đạt nền đỏ. Câu hỏi hiện đúng theo bản biểu mẫu lúc nộp.

💡 Lượt do hệ thống tự đóng không in thẻ check-out vào thảo luận. Tìm các lượt này ở nhóm Hệ thống tự đóng trên Bản đồ check-in, hoặc ở ô Workload của người đó.

16 · Bản đồ check-in

Trả lời câu "ai đang ở đâu". (Còn "dự án nằm ở đâu" là trang Bản đồ ngay trên nó trong menu.)

1. Mở Bản đồ check-in

   Vào Dự án → Bản đồ check-in. Mỗi ghim là một người tại chỗ họ bấm check-in; vòng tròn là bán kính quanh địa chỉ dự án.

2. Lọc cho đúng thứ cần xem

   Ô tìm "Tìm dự án hoặc người...", khoảng thời gian (mặc định Tháng này), lọc Dự án, lọc Trạng thái, và nút Chỉ của tôi / Cả nhóm. Bấm Phóng hết cỡ để xem toàn màn hình (Esc để thu nhỏ), Ẩn danh sách để bản đồ rộng hơn.

3. Đọc danh sách bên trái

   Danh sách Dự án ghi số lượt, số lượt ngoài phạm vi, dự án "chưa ai tới" hay "chưa ghim địa chỉ". Danh sách Người check-in ghi ai đang mở, ai có lượt ngoài phạm vi, giả lập. Bấm một dòng để bản đồ bay tới đó.

4. Bấm vào ghim để xem chi tiết lượt

   Giờ vào, thời lượng hoặc đang mở, trạng thái vị trí, và Mở bản đồ ngoài để xem điểm đó trên ứng dụng bản đồ.

Trạng thái (lọc)	Nghĩa
Trong phạm vi	Bấm check-in trong bán kính quanh địa chỉ dự án.
Ngoài phạm vi	Bấm ở ngoài bán kính — vẫn được ghi nhận nếu dự án cho phép check-in ngoài địa chỉ.
Không kết luận	Dự án chưa khai địa chỉ nên không có mốc để đo. Đây không có nghĩa là sai chỗ.
Vị trí giả lập	Toạ độ do ứng dụng giả lập vị trí đưa vào — đè mọi trạng thái khác.
Hệ thống tự đóng	Lượt quên check-out đã được đóng hộ theo Thời gian làm việc. Một lượt vừa có thể ngoài phạm vi vừa bị đóng hộ.

Lượt không có toạ độ không vẽ được lên bản đồ; đầu trang ghi riêng "N lượt không có toạ độ". Khoảng ngày quá rộng thì bản đồ chỉ vẽ 1.000 lượt gần nhất — thu hẹp khoảng ngày để xem đủ.

Bản đồ này cũng có trong từng dự án: ở màn Công việc, mở dự án → đổi kiểu xem sang Báo cáo → tab Bản đồ check-in.

17 · Giờ làm thật: Workload và tab Giờ công

• Workload (màn Công việc → đổi kiểu xem sang Workload): mỗi ô người × ngày có hai con số — số trên là giờ kế hoạch (giờ ước tính của việc), số dưới màu xanh dương là giờ thật cộng từ các lượt check-in. Chênh giữa "định làm" và "đã làm" chính là thứ bạn cần tìm. Bấm vào ô để xem Giờ đã làm, Giờ kế hoạch, Lượt có mặt, rồi từng việc với từng lượt: nhãn quên check-out / đang làm, đúng địa chỉ dự án / ngoài bán kính / vị trí giả lập / cần soát lại, tình trạng phiếu (đã nộp phiếu · đạt hết hoặc N mục KHÔNG ĐẠT) và nút Xem › mở đúng lượt đó.
• Tab Giờ công của hồ sơ dự án (Dự án → Danh sách → mở dự án): Tổng giờ thực tế, Giờ kế hoạch (ước tính việc), Vượt kế hoạch, số Người; biểu đồ Giờ theo tuần (12 tuần gần nhất) và bảng giờ theo từng người.

Ô Workload còn cảnh báo khi số giờ đang bị đội lên: "N lượt quên check-out từ ngày trước — đồng hồ vẫn chạy…" hoặc "Đang có N lượt chưa check-out — giờ vẫn đang chạy."

Quy tắc: nhãn cần soát lại gắn vào lượt có điều bất thường: vị trí giả lập, lượt bị cắt vì quá giờ kết thúc hoặc quá trần một phiên (kể cả lượt hệ thống đóng hộ). Ngoài bán kính ở dự án cho phép thì không bị gắn nhãn này — nó đã có nhãn ngoài bán kính riêng.

18 · Phiếu đã nộp — tìm phiếu có mục không đạt

Ba chỗ xem phiếu đã nộp, tuỳ bạn đang hỏi câu gì:

Muốn biết	Mở ở đâu	Có gì
Công trình này đã thu được những phiếu nào	Màn Công việc → mở dự án → đổi kiểu xem sang Tài liệu → chọn dải Phiếu đã nộp	Tên phiếu, nhãn lúc vào / lúc ra, có mục không đạt, người nộp, giờ nộp. Nút lọc Có mục không đạt, ô tìm theo tên người nộp.
Một biểu mẫu đã được điền bao nhiêu lần, ở mọi dự án	Dự án → Mẫu biểu mẫu → bấm số ở cột Lượt điền	Danh sách lượt điền của đúng biểu mẫu đó, tìm theo tên người nộp.
Tổng quan phiếu trong một khoảng thời gian	Màn Công việc → mở dự án → kiểu xem Báo cáo → khối Phiếu đã nộp (chỉ hiện khi trong khoảng đó đã có phiếu)	Tổng phiếu, Có mục không đạt, Người đã nộp, Lúc vào / lúc ra, và số phiếu (kèm số không đạt) của từng biểu mẫu.

Bấm một dòng để mở Bản nộp: người nộp, giờ nộp, tên và bản biểu mẫu, rồi từng câu hỏi kèm câu trả lời theo đúng bản lúc nộp.

Quy tắc: xem được việc nào thì xem được phiếu của việc đó — cùng luật với quyền xem công việc. Phiếu của một việc trong dự án Riêng tư thì chỉ người xem được việc đó mới mở được; phiếu do chính bạn nộp thì bạn luôn xem được. Số ở cột Lượt điền cũng chỉ đếm những phiếu bạn được xem.

Sơ đồ: một lượt check-in đi qua những đâu

Lỗi hay gặp

Triệu chứng	Vì sao	Xử lý
Bấm bật check-in thì báo "Chỉ admin của workspace được thực hiện hành động này"	Cài đặt check-in của dự án chỉ quản trị workspace đổi được.	Nhờ quản trị workspace bật.
Người thực hiện không thấy thẻ Check-in trên điện thoại	Dự án chưa bật check-in, việc không nằm trong dự án, hoặc điện thoại mất mạng.	Bật ở mục 1; chuyển việc vào dự án; kiểm tra mạng.
Soạn biểu mẫu xong mà không ai bị hỏi	Biểu mẫu chưa được gán vào ô check-in / check-out của dự án (chip chưa xanh), hoặc dự án chưa bật check-in.	Làm mục 9.
Không có chip «Hỏi khi check-out» cho một biểu mẫu	Biểu mẫu đặt «Chỉ lúc check-in».	Đổi «Dùng khi» của biểu mẫu nếu thật sự muốn hỏi lúc ra.
Người thực hiện không tự chuyển được phần việc sang «Đang làm»	Dự án bật «Bắt buộc check-in» và họ không đang check-in.	Bấm Check-in trên điện thoại — phần việc tự sang «Đang làm». «Hoàn thành» thì luôn tự đánh dấu được, xem mục 13.
Giờ làm sau 18:00 biến mất khỏi sổ	Khung Thời gian làm việc mặc định 08:30 – 18:00 cắt giờ ra về giờ kết thúc.	Sửa khung ở mục 5.
Cả đội đều «Ngoài phạm vi»	Địa chỉ dự án ghim sai chỗ, hoặc bán kính quá hẹp so với độ lệch GPS.	Kiểm tra toạ độ, ghim lại bằng link Google Maps, nới bán kính.
Ghim trên bản đồ toàn «Không kết luận»	Dự án chưa khai địa chỉ.	Khai địa chỉ ở mục 3.
Sửa câu hỏi rồi, phiếu cũ vẫn hiện câu hỏi cũ	Đúng như thiết kế: phiếu đã nộp giữ bản lúc nộp.	Không cần xử lý.

Các mục khác trong nhóm menu Dự án

Check-in và biểu mẫu nằm trong nhóm menu Dự án, đứng ngay trên nhóm Công việc. Nhóm này gồm tám mục — hướng dẫn đầy đủ của cả nhóm ở trang Dự án:

Mục menu	Đường dẫn trong app	Dùng để
Danh sách	/projects	Toàn bộ dự án của workspace — tiến độ, giờ công, tình hình xuất hoá đơn. Bấm một dự án để mở hồ sơ dự án với các tab Tổng quan · Việc · Giờ công · Thành viên · Ảnh · Cài đặt (và Tài chính nếu bạn có quyền xem số tiền).
Bảng giai đoạn	/projects/board	Dự án xếp theo cột giai đoạn — kéo thẻ sang cột khác để chuyển giai đoạn dự án.
Bản đồ	/projects/map	Dự án nằm ở đâu, theo địa chỉ dự án.
Bản đồ check-in	/projects/checkin-map	Người đang ở đâu — mục 16.
Xếp việc	/schedule	Lưới giao task cho người theo lịch: hàng là người (hoặc dự án), cột là ngày — xem Xếp việc.
Mẫu dự án	/projects/templates	Khuôn để mở dự án mới: bấm Tạo dự án từ mẫu, nhập tên dự án và ngày bắt đầu.
Mẫu biểu mẫu	/projects/form-templates	Danh mục biểu mẫu — mục 6 tới mục 10.
Cài đặt	/projects/settings	Cài đặt áp cho mọi dự án, trong đó có Thời gian làm việc — mục 5. Cài đặt riêng của từng dự án nằm trong chính dự án đó.

Bước tiếp theo

• Dự án — danh sách, hồ sơ, giai đoạn, bản đồ, cài đặt chung.
• Xếp việc — giao task cho người theo lịch.
• Công việc (Tasks) — giao việc, trạng thái, task con, quyền xem.
• Chấm công — giờ vào/ra ca, khác với check-in tại chỗ.
• Câu hỏi thường gặp

Không thấy thứ cần tìm? Tra theo việc ở Tôi muốn làm gì?, hoặc theo màn hình đang mở ở Mục lục.