Appearance
Tuyển dụng
Từ nhu cầu tuyển đến khi ứng viên trở thành nhân viên: Đề xuất → Chiến dịch → Ứng viên (pipeline) → Onboarding, và Offboarding khi nghỉ việc (đơn xin nghỉ, quy trình tự tạo việc, khoá tài khoản đúng giờ, phỏng vấn và báo cáo nghỉ việc).
Đường dẫn:
Phạm vi menu. Tổng quan · Đề xuất · Chiến dịch · Ứng viên · Thư viện JD · Onboarding · Offboarding · Nguồn ứng viên · Cài đặt (gồm nhóm Nghỉ việc). Thư viện Pipeline (dựng quy trình tuyển mẫu) là một mục menu riêng nằm ở nhóm Tiện ích, đường dẫn
/recruitment/pipelines. 🖼️ Hướng dẫn sử dụng (kèm hình ảnh)
Phần này hướng dẫn bạn dùng module Tuyển dụng theo từng bước, kèm hình minh họa. Bạn vào menu Tuyển dụng ở thanh bên trái để bắt đầu.
Khi mở lên, bạn sẽ thấy trang Tổng quan cho biết nhanh tình hình tuyển dụng: có bao nhiêu chiến dịch, bao nhiêu ứng viên, bao nhiêu hồ sơ đang xử lý và bao nhiêu người đã nhận việc.
- Bước 1 — Phòng ban tạo Đề xuất tuyển dụng
Khi một phòng ban cần thêm người, người phụ trách vào mục Đề xuất và tạo một đề xuất tuyển dụng. Bạn ghi rõ vị trí cần tuyển, số lượng và lý do tuyển. Đề xuất được duyệt hoặc từ chối ngay trên trang này — không phải chuyển qua nơi khác.
- Bước 2 — Có Chiến dịch tuyển dụng
Khi đề xuất được duyệt, hệ thống tự tạo chiến dịch cho vị trí đó. Bạn cũng có thể vào mục Chiến dịch tạo trực tiếp một đợt tuyển mà không cần đề xuất. Chiến dịch là nơi gom toàn bộ hồ sơ ứng tuyển của một vị trí về một chỗ.
- Bước 3 — Quản lý Ứng viên qua các vòng
Mục Ứng viên là danh sách toàn bộ hồ sơ trong hệ thống, lọc được theo chiến dịch, giai đoạn, nguồn. Còn muốn kéo-thả ứng viên qua từng vòng (sàng lọc → phỏng vấn → offer), bạn bấm vào chiến dịch để mở bảng kanban của chiến dịch đó.
- Bước 4 — Onboarding người trúng tuyển
Ứng viên đi hết pipeline thành công sẽ tự xuất hiện trong mục Onboarding — danh sách chờ nhận việc. Đến ngày ứng viên đi làm, bạn bấm Nhận việc, chọn ngày nhận việc chính thức — hệ thống chuyển bạn sang tạo hồ sơ nhân viên trong module Nhân sự.
💡 Mẹo: Với ứng viên chưa trúng tuyển lần này nhưng hồ sơ tốt, bạn đừng xóa mà hãy giữ lại. Khi có vị trí mới phù hợp, bạn liên hệ lại ngay mà không cần tuyển từ đầu — tiết kiệm rất nhiều thời gian.
1 · Chiến dịch tuyển dụng
Chiến dịch là một đợt tuyển cho một vị trí cụ thể — nơi gom toàn bộ hồ sơ nộp về một chỗ. Chiến dịch được tạo tự động khi đề xuất tuyển được duyệt, hoặc bạn tạo trực tiếp.
- Mở menu Tuyển dụng → Chiến dịch (①).
- Bấm nút Tạo chiến dịch (②).
- Chọn Chọn từ thư viện JD nếu đã có mô tả công việc sẵn — tên chiến dịch, phòng ban, mô tả được điền tự động.
- Chọn Pipeline tuyển dụng — quy trình các vòng mà ứng viên sẽ đi qua (lấy từ Thư viện Pipeline, xem mục 7). Bạn có thể tùy biến thêm/bớt vòng riêng cho chiến dịch này.
- Thêm Người phỏng vấn — những người này sẽ chấm điểm ứng viên ở vòng phỏng vấn.
- Điền tên chiến dịch, phòng ban, ngày bắt đầu và ngày kết thúc (4 ô bắt buộc); chỉ tiêu tuyển, ưu tiên, ngân sách thêm nếu cần — lưu là chiến dịch bắt đầu nhận hồ sơ.
2 · Thư viện JD (mô tả công việc)
Thư viện JD là kho mô tả công việc mẫu theo từng vị trí. Bạn soạn một lần, những lần mở chiến dịch sau chỉ cần chọn lại — không phải viết lại từ đầu.
- Mở menu Tuyển dụng → Thư viện JD (①).
- Bấm nút Tạo JD mới (②).
- Nhập tên vị trí và nội dung mô tả: công việc phải làm, yêu cầu, quyền lợi.
- Lưu lại. Khi mở chiến dịch hoặc tạo đề xuất cho vị trí này, bạn chọn mô tả có sẵn trong thư viện.
Ngoài nội dung gõ tay, mỗi JD còn đính kèm được file JD (ô Upload file JD — nhận PDF, Word, Excel, hình ảnh) hoặc dán link JD — JD có đính kèm sẽ hiện huy hiệu File/Link trong danh sách để nhận ra ngay.
💡 Mẹo: Hãy soạn JD chuẩn cho các vị trí tuyển thường xuyên (nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng...). Lần sau cần tuyển gấp, bạn mở chiến dịch trong vài phút.
3 · Onboarding — theo dõi nhận việc
Onboarding là danh sách ứng viên đã tuyển thành công đang chờ ngày đi làm. Ứng viên tự xuất hiện ở đây khi đi hết pipeline và vào vòng kết thúc "Thành công" — bạn không phải thêm tay.
- Mở menu Tuyển dụng → Onboarding (①). Trang có 3 tab: Chờ nhận việc · Đã nhận việc (lịch sử) · Không nhận việc.
- Ở tab Chờ nhận việc, bạn thấy từng ứng viên kèm chiến dịch, mức lương (đã chốt, hoặc mức offer nếu chưa chốt) và ngày dự kiến nhận việc — sắp đến ngày sẽ được tô màu nhắc.
- Ứng viên đến nhận việc: bấm nút Nhận việc, chọn Ngày nhận việc chính thức rồi bấm Nhận việc + Tạo NV — hệ thống ghi ngày nhận việc và chuyển bạn sang màn hình tạo hồ sơ nhân viên (đã điền sẵn tên, email, SĐT, phòng ban).
- Ứng viên đổi ý không đến: bấm Không nhận việc và ghi lý do (ví dụ nhận offer công ty khác) — hồ sơ chuyển sang tab Không nhận việc.
- Ghi nhầm? Ở 2 tab lịch sử đều có nút Hoàn tác để đưa ứng viên về lại danh sách chờ.
4 · Offboarding — đặt lịch nghỉ việc
Offboarding là nơi nhân sự lo trọn việc một người nghỉ: đặt ngày làm việc cuối, hệ thống tự khoá tài khoản đúng giờ khoá của ngày khoá, và nếu bật quy trình nghỉ việc thì mọi đầu việc (đơn, bàn giao, thu hồi thiết bị, phỏng vấn, giấy tờ, khoá tài khoản…) tự sinh thành việc giao đúng người. Trang có ba tab: Danh sách, Chờ xác nhận (đơn xin nghỉ đã duyệt) và Phân tích (báo cáo nghỉ việc).
Đặt lệnh nghỉ cho một nhân viên
- Mở menu Tuyển dụng → Offboarding (①) rồi bấm Tạo Offboarding.
- Chọn nhân viên, chọn Ngày làm việc cuối (Last day). Ô Ngày khóa tài khoản mặc định bằng last day; đổi được nếu muốn khoá muộn hơn (ví dụ cho bàn giao thêm vài ngày).
- Chọn Lý do nghỉ việc trong danh mục lý do của công ty (chưa khai danh mục thì gõ tự do) và ghi chú nếu cần.
- Nếu công ty đã bật quy trình nghỉ việc, hộp này có thêm khối Quy trình nghỉ việc — hệ sẽ tự tạo việc: chọn HR phụ trách, Người nhận bàn giao và Email cá nhân của người nghỉ (để gửi thư tổng kết). Bấm Xem trước việc sẽ tạo để thấy trước từng việc, người làm và hạn.
- Bấm Xác nhận Offboarding. Danh sách hiện người đó ở trạng thái Đang chờ; tới ngày khoá thì thành Chờ khóa kèm giờ khoá. Trước giờ khoá bạn vẫn Sửa ngày, lý do hoặc Hủy được.
- Tới giờ khoá của ngày khoá, tài khoản tự bị khoá (đăng nhập, phiên đang mở, chat). Hồ sơ chuyển sang Đã khóa.
- Tái tuyển dụng: người đã khoá quay lại làm? Bấm Tái tuyển dụng, hệ thống mở khoá tài khoản và mở kỳ làm việc mới. Nếu lúc nghỉ nhân sự đã ghi phỏng vấn nghỉ việc, hộp xác nhận hiện luôn đánh giá tái tuyển khi đó.
Giờ khoá: ngày khoá đã qua thì khoá ngay khi đặt lệnh. Ngày khoá là hôm nay thì hệ thống đợi tới giờ khoá (mặc định 18:30, đổi ở Tuyển dụng → Cài đặt, nhóm Nghỉ việc) rồi mới khoá, nên người nghỉ vẫn làm trọn ngày cuối. Giờ tính theo múi giờ của workspace. Chủ workspace không bị cho nghỉ (muốn đổi chủ thì chuyển quyền sở hữu trước).
Cài đặt nghỉ việc
Mọi cài đặt nằm ở Tuyển dụng → Cài đặt, nhóm Nghỉ việc (Offboarding); trang Offboarding có nút Cài đặt nghỉ việc dẫn thẳng tới. Gồm: tự tạo việc, giờ khoá tài khoản (trống = 18:30), lý do nghỉ việc chia nhóm, người nhận thông báo khi đơn xin nghỉ được duyệt, thư tổng kết gửi email cá nhân, số ngày link điền phiếu sau nghỉ, ngưỡng nhóm báo cáo, phiếu và mẫu tài liệu nghỉ việc. Ô nào để trống thì tính năng đó tắt. Ảnh và cách điền từng thẻ ở 13.3 · Nghỉ việc (Offboarding).
Bật tự tạo việc khi có người nghỉ
Bật một lần, từ đó mỗi lệnh nghỉ tự sinh một việc cha (Nghỉ việc — tên người — ngày cuối) và các việc con giao cho người nghỉ, HR, IT, kế toán… trong một dự án quy trình riêng. Không ai phải tạo việc tay.
- Ở Tuyển dụng → Cài đặt, nhóm Nghỉ việc, bật công tắc Tự tạo việc khi có người nghỉ. Hộp gợi ý mở ra gồm bốn bước: Dự án, Việc, Phiếu & mẫu đơn, Xác nhận.
- Dự án: đặt tên dự án và chọn Thành viên dự án. Thành viên thấy toàn bộ việc nghỉ việc; người khác (IT, kế toán, chính người nghỉ) chỉ thấy việc giao cho mình.
- Việc: hệ thống gợi ý 11 việc (Nộp đơn xin nghỉ việc, Bàn giao công việc, Thu hồi thiết bị, Phỏng vấn nghỉ việc, Ghi nhận phỏng vấn, Thu thẻ nhân viên, Kiểm tra bảng công, Khoá tài khoản, Trình ký Quyết định nghỉ việc, Gửi Quyết định và tờ rời BHXH, Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN). Bỏ tick việc không dùng, sửa tên, người làm, hạn ngay trên dòng. Hạn tính theo ngày làm việc cuối (vd 3 ngày trước, hoặc trước giờ khoá).
- Phiếu & mẫu đơn: giữ hoặc bỏ các phiếu gợi ý (Phỏng vấn nghỉ việc, Ghi nhận phỏng vấn của HR, Kiểm tra bảng công). Bấm Sửa câu hỏi để soạn lại như biểu mẫu check-in, hoặc Tạo phiếu mới. Với ba mẫu đơn (Đơn xin nghỉ việc, Biên bản bàn giao công việc, Trình ký Quyết định nghỉ việc), chọn người duyệt cho các bước cần chọn người.
- Xác nhận: kiểm lại rồi bấm Tạo dự án và bật. Hệ thống tạo dự án, phiếu và mẫu đơn trong một lượt; có lỗi thì không tạo gì để bạn sửa rồi bấm lại.
Sau khi bật, thẻ này hiện số việc mẫu và nút Sửa việc mẫu. Sửa việc mẫu chỉ áp cho lượt nghỉ việc mới, lượt đang chạy giữ nguyên việc đã sinh. Tắt công tắc thì lệnh nghỉ mới không sinh việc, lượt đang chạy vẫn tiếp tục.
Một người một lượt: sửa lệnh nghỉ (đổi ngày cuối) chỉ dời hạn các việc chưa xong, không tạo thêm việc. Hủy lệnh nghỉ thì việc chưa làm bị gỡ, việc đã xong giữ lại làm dấu vết. Cột Việc ở danh sách Offboarding hiện tiến độ (vd 4/11, số việc quá hạn); bấm vào để mở việc cha.
Làm việc trên các việc của quy trình
Mở một việc của quy trình, khối Bước của quy trình nghỉ việc cho biết việc này xong bằng cách nào:
- Đánh dấu hoàn thành khi làm xong: người làm tự bấm hoàn thành như việc thường.
- Hoàn thành khi nộp phiếu: bấm Điền phiếu, trả lời rồi Nộp phiếu. Việc tự hoàn thành. Nộp lại chỉ sửa bản cũ.
- Hoàn thành khi đơn được duyệt: bấm Tạo đơn, mẫu đơn đúng loại mở sẵn. Đơn được duyệt thì việc tự xong; đơn bị từ chối thì lý do hiện ngay trong thảo luận của việc, sửa rồi bấm Gửi đơn mới.
- Hệ thống tự hoàn thành: việc tự xong khi điều kiện đạt — thu hồi hết tài sản người đó đang giữ (ở Tài sản), chuyển hết lead, deal, liên hệ, công ty của người đó (ở CRM → Chuyển giao dữ liệu), hoặc tài khoản đã bị khoá.
Việc có giấy tờ (Đơn xin nghỉ việc, Biên bản bàn giao, Quyết định nghỉ việc) có thêm nút Tạo tài liệu: chọn mẫu, hệ thống điền sẵn thông tin người nghỉ vào Google Docs và chỉ chia cho người nghỉ, HR phụ trách, người tạo (được sửa) và người nhận bàn giao (được xem). Bấm Mở để sửa và in.
Phỏng vấn nghỉ việc và link điền phiếu sau khi nghỉ
Câu trả lời phỏng vấn chỉ người điền và bộ phận nhân sự đọc được; quản lý trực tiếp và các thành viên khác của dự án không xem được.
Sau giờ khoá người nghỉ không đăng nhập được nữa. Muốn họ vẫn điền phỏng vấn hoặc kiểm tra bảng công:
- Khai Số ngày link điền phiếu còn hiệu lực ở cài đặt nghỉ việc.
- Mở việc phiếu giao cho người nghỉ, ở khối Link điền phiếu sau khi nghỉ bấm Tạo link rồi Chép. Link chỉ hiện đúng một lần; gửi cho người nghỉ qua email cá nhân hoặc Zalo.
- Người nghỉ mở link, điền và bấm Gửi phiếu. Việc tự hoàn thành. Họ mở lại link để sửa được tới ngày hết hạn.
Tạo link mới thì link cũ bị thu hồi. Khối link cho biết lần mở và lần nộp gần nhất. Nếu thư tổng kết có chèn biến link điền phỏng vấn, hệ thống tự tạo link lúc gửi thư.
Đơn xin nghỉ việc — tab «Chờ xác nhận»
Nhân viên gửi đơn bằng mẫu Đơn xin nghỉ việc ở Phê duyệt (mẫu tạo khi bật quy trình; lựa chọn lý do lấy từ danh mục lý do). Đơn duyệt xong không tự đặt lệnh nghỉ, vì ngày người nghỉ xin chưa chắc là ngày công ty chốt.
- Đơn được duyệt, bot Nhân sự báo người nhận thông báo kèm link vào tab Chờ xác nhận.
- Ở tab Chờ xác nhận, mỗi dòng có ngày xin nghỉ, lý do, người nhận bàn giao và nút Mở đơn xin nghỉ việc.
- Bấm Xác nhận: hộp đặt lệnh nghỉ mở với thông tin điền sẵn theo đơn. Chốt lại ngày làm việc cuối rồi xác nhận. Lượt quy trình bắt đầu và việc «Nộp đơn xin nghỉ việc» tự xong.
- Không đặt lệnh nghỉ (nhân viên rút đơn, đã thoả thuận ở lại…)? Bấm Bỏ qua và ghi lý do. Đơn phê duyệt gốc giữ nguyên.
Người đang có lượt nghỉ việc mà gửi thêm đơn thì đơn được gắn vào lượt đó, không tạo yêu cầu mới.
Báo cáo phân tích nghỉ việc
Tab Phân tích tổng hợp theo khoảng Ngày làm việc cuối: số người nghỉ, tỉ lệ đã phỏng vấn, chỉ số eNPS, tỉ lệ tự nguyện / không tự nguyện, lý do (trên lệnh nghỉ, người nghỉ tự nêu, nhân sự đánh giá), điểm trải nghiệm theo từng chủ đề, số người muốn quay lại và đánh giá tái tuyển.
Ai xem được: chỉ người sửa được nhân sự và xem được toàn công ty. Bảng Theo phòng ban chỉ hiện khi đã khai Số người tối thiểu của một nhóm báo cáo; nhóm ít người hơn bị ẩn để không lần ra từng người.
Mẫu tài liệu nghỉ việc
Ở cài đặt nghỉ việc, thẻ Mẫu tài liệu nghỉ việc nhận file Google Docs mẫu cho từng loại giấy tờ (Đơn xin nghỉ việc, Biên bản bàn giao, Quyết định nghỉ việc). Trong file mẫu, đặt biến theo cú pháp hai ngoặc nhọn (vd tên nhân viên, ngày làm việc cuối, giờ khoá, tài sản đang giữ); danh sách biến hiện ngay ở thẻ. Mẫu giấy tờ nhân sự chỉ quản lý ở đây — trang CRM → Cài đặt → Mẫu tài liệu chỉ dành cho mẫu CRM (báo giá, đơn bán hàng…) và không hiện mẫu nhân sự. Người sửa được nhân sự quản lý mẫu nhân sự; người có quyền mẫu tài liệu CRM quản lý mẫu CRM.
💡 Mẹo: Bật «Tự tạo việc khi có người nghỉ» trước khi có người nghỉ tiếp theo, khai giờ khoá và số ngày link — từ đó HR chỉ cần đặt lệnh nghỉ (hoặc xác nhận đơn) là cả quy trình tự chạy.
5 · Nguồn ứng viên
Nguồn ứng viên là danh sách các kênh mà ứng viên đến với công ty: TopCV, người quen giới thiệu, Facebook... Khai báo nguồn giúp bạn biết kênh nào mang về nhiều ứng viên chất lượng nhất để tập trung ngân sách đúng chỗ.
- Mở menu Tuyển dụng → Nguồn ứng viên (①).
- Bấm Thêm nguồn để khai báo các kênh tuyển dụng công ty đang dùng (TopCV, giới thiệu, Facebook...).
- Khi thêm ứng viên vào chiến dịch, chọn đúng Nguồn cho từng người.
- Xem lại danh sách nguồn để so sánh hiệu quả từng kênh khi làm báo cáo tuyển dụng.
6 · Duyệt đề xuất tuyển ngay trên trang Đề xuất
Đề xuất tuyển cần được duyệt (kiểm soát số lượng người được phép tuyển) trước khi có chiến dịch. Việc duyệt diễn ra ngay trên trang Đề xuất bằng nút Duyệt / Từ chối — không đi qua module Phê duyệt.
- Tạo đề xuất ở menu Tuyển dụng → Đề xuất: điền vị trí cần tuyển, phòng ban, số lượng, mức ưu tiên, yêu cầu và lý do tuyển. Đề xuất mới ở trạng thái Nháp.
- Bấm Gửi duyệt — đề xuất chuyển sang Chờ duyệt.
- Người có quyền duyệt thấy 2 nút ngay trên đề xuất: Duyệt hoặc Từ chối (từ chối phải nhập lý do — lý do hiện luôn trên đề xuất).
- Khi bấm Duyệt, hệ thống tự tạo chiến dịch tuyển dụng cho đề xuất đó — bạn bấm Xem chiến dịch để vào thẳng, không phải tạo tay.
- Đề xuất bị từ chối có nút Nháp lại — đưa về trạng thái Nháp để chỉnh sửa rồi gửi duyệt lần nữa.
7 · Thư viện Pipeline tuyển dụng
Pipeline là quy trình các vòng mà ứng viên đi qua (ví dụ: Sàng lọc → Phỏng vấn → Offer → Thành công / Loại). Thư viện Pipeline là nơi bạn dựng sẵn các quy trình mẫu — mỗi chiến dịch chỉ cần chọn một mẫu thay vì dựng lại từ đầu.
- Mở Thư viện Pipeline ở nhóm menu Tiện ích (đường dẫn
/recruitment/pipelines). - Bấm Tạo pipeline mới để dựng quy trình: đặt tên từng vòng, chọn màu, đánh dấu vòng Kết thúc (thành công hoặc loại) và nối đường đi giữa các vòng.
- Rê chuột vào một pipeline và bấm Xem trước để nhìn toàn bộ sơ đồ các vòng trước khi dùng.
- Bấm biểu tượng phân quyền team để giới hạn Team được phép sử dụng — chỉ thành viên các team này mới thấy pipeline. Để trống thì mọi team đều dùng được; admin luôn thấy tất cả.
- Khi tạo chiến dịch, chọn pipeline ở ô Pipeline tuyển dụng — các vòng được nạp vào chiến dịch, bạn tùy biến thêm/bớt riêng cho chiến dịch đó mà không ảnh hưởng mẫu gốc.
8 · Bảng kanban chiến dịch
Mỗi chiến dịch có một bảng kanban riêng — mỗi cột là một vòng tuyển, mỗi thẻ là một ứng viên. Đây là màn hình làm việc chính hằng ngày của người tuyển dụng.
- Vào Tuyển dụng → Chiến dịch rồi bấm vào chiến dịch cần làm — bảng kanban mở ra. Góc trên có 3 kiểu xem: Kanban · Danh sách · Lịch.
- Bấm Thêm ứng viên để nhập hồ sơ mới tại chỗ: họ tên, liên hệ, nguồn, kinh nghiệm, lương mong muốn — và upload luôn file CV (PDF, DOC, DOCX) hoặc dán link CV.
- Ứng viên qua được một vòng: kéo thẻ của họ sang cột vòng kế tiếp. Cả team nhìn bảng là biết ngay ai đang ở đâu.
- Ứng viên không đạt: kéo sang vòng kết thúc loại — hồ sơ vẫn được giữ lại để tái liên hệ sau.
9 · Lịch phỏng vấn & phiếu đánh giá
Hẹn lịch phỏng vấn và chấm điểm ứng viên nằm ngay trong luồng kéo-thả — không cần công cụ ngoài.
- Khi bạn kéo ứng viên sang vòng phỏng vấn (vòng có yêu cầu ngày phỏng vấn), hộp Nhập ngày phỏng vấn hiện ra — chọn ngày giờ hẹn rồi xác nhận.
- Trên thẻ ứng viên hiện trạng thái lịch hẹn theo màu: Đã hẹn (xanh dương) · Đã phỏng vấn (xanh lá) · Quá hạn chưa đến (đỏ).
- Chuyển sang kiểu xem Lịch để thấy toàn bộ lịch phỏng vấn của chiến dịch theo ngày — tiện sắp xếp phòng họp và người phỏng vấn.
- Sau buổi phỏng vấn, người phỏng vấn (đã gán khi tạo chiến dịch) mở hồ sơ ứng viên và điền phiếu đánh giá: chấm điểm 4 tiêu chí Giao tiếp · Chuyên môn · Thái độ · Kinh nghiệm, kèm điểm tổng trên thang 5, kết luận và nhận xét.
- Mọi phiếu đánh giá được lưu trong khu Kết quả phỏng vấn của hồ sơ — phỏng vấn nhiều vòng thì mỗi vòng một phiếu, người quyết định cuối xem lại đủ.
10 · Hồ sơ ứng viên chi tiết
Bấm vào bất kỳ ứng viên nào (ở kanban hoặc danh sách Ứng viên) để mở hồ sơ chi tiết — nơi tập trung mọi thứ về một ứng viên.
- CV: upload file CV hoặc mở xem trước ngay trong hồ sơ (file PDF xem không cần tải về). Kiểm tra thông tin xong, bấm nút xác minh — ứng viên có dấu Đã xác minh CV màu xanh trên thẻ kanban.
- Nhãn: gắn nhãn màu cho ứng viên (ví dụ "tiềm năng", "cần theo sát") để đánh dấu và lọc nhanh.
- Người phụ trách: giao hồ sơ cho một nhân viên tuyển dụng cụ thể — đổi người phụ trách ngay trong hồ sơ.
- Người được giao hồ sơ và người phỏng vấn mở được trang chiến dịch từ link trong thông báo ngay cả khi không có quyền vào menu Tuyển dụng — quyền chỉ mở đúng chiến dịch / ứng viên mình liên quan, các chiến dịch khác vẫn không xem được.
- Mọi thay đổi (chuyển vòng, đánh giá, ghi chú trao đổi) được lưu thành dòng thời gian trong hồ sơ để tra lại.
11 · Email tự động gửi ứng viên
Khi bạn kéo ứng viên sang một số vòng, hệ thống tự gửi email cho ứng viên — thư mời phỏng vấn, thư mời nhận việc, thư chào mừng, thư báo kết quả. Bạn kiểm soát được gửi từ địa chỉ nào, vòng nào gửi thư gì, và ai không nhận thư tự động.
Cài đặt cho cả chiến dịch (làm ngay khi tạo)
Trong form tạo (hoặc sửa) chiến dịch có khối Email tự động:
- Người gửi — chọn địa chỉ email đứng tên gửi thư cho chiến dịch này. Để trống thì dùng địa chỉ mặc định của công ty.
- Gửi email tự động cho chiến dịch này — bỏ tick là tắt toàn bộ thư tự động của chiến dịch, dùng khi bạn muốn tự liên hệ ứng viên theo cách riêng.
- Các mẫu email được gửi — bật/tắt từng loại thư riêng. Ví dụ chỉ muốn gửi thư mời phỏng vấn, còn thư từ chối tự soạn tay thì bỏ tick mẫu "Thư từ chối".
Vì sao phải chọn trong danh sách mà không gõ tự do? Nhà cung cấp email chỉ cho gửi từ những địa chỉ đã được xác minh. Gõ một địa chỉ chưa xác minh thì thư bị chặn ngay và ứng viên không nhận được — nên hệ thống chỉ liệt kê các địa chỉ dùng được.
Tắt email cho riêng một ứng viên
Có những ứng viên bạn đã chốt qua điện thoại hoặc Zalo rồi — kéo hồ sơ qua các vòng để cập nhật trạng thái mà vẫn bị gửi thư "mời phỏng vấn" thì rất kỳ.
- Ngay lúc Thêm ứng viên, bỏ tick ô Gửi email tự động cho ứng viên này. Từ đó kéo qua bao nhiêu vòng cũng không gửi thư nào.
- Đã thêm rồi mới muốn tắt: mở hồ sơ ứng viên, khối Email tự động, bỏ tick.
- Ứng viên đang tắt sẽ có nhãn vàng "Đã tắt email tự động" ngay đầu hồ sơ — nhìn là biết ngay.
Xác nhận trước khi thư được gửi
Khi bạn kéo ứng viên sang vòng có gửi thư, hệ thống hỏi lại trước khi gửi:
- Hộp xác nhận ghi rõ "Sẽ gửi: <tên mẫu thư>" — bạn biết chính xác ứng viên sắp nhận thư gì.
- Ô tick Gửi email cho ứng viên — bỏ tick nếu lần này không muốn gửi.
- Ứng viên đang tắt email thì ô này để sẵn không tick; muốn gửi ngoại lệ đúng lần này thì tick vào.
- Vòng nào không có thư tự động thì kéo thẻ chạy thẳng, không hỏi gì cho đỡ mất công.
Tự gửi thư cho ứng viên bất cứ lúc nào
Không phải lúc nào cũng chờ đúng vòng mới gửi thư. Trong hồ sơ ứng viên có nút Gửi email:
- Chọn Gửi từ — địa chỉ đứng tên gửi.
- Chọn mẫu thư muốn gửi.
- Xem trước nội dung thật ngay trong hộp thoại — đúng lá thư ứng viên sẽ nhận, đã điền sẵn tên và vị trí ứng tuyển.
- Bấm Gửi email.
Xem lại ứng viên đã nhận thư gì
Mở hồ sơ ứng viên, sang tab Lịch sử: mỗi lá thư đã gửi là một dòng có chấm hồng và biểu tượng phong bì, ghi rõ gửi mẫu nào, tới địa chỉ nào, ai gửi và lúc mấy giờ.
💡 Không lo gửi trùng: mỗi loại thư chỉ gửi một lần cho một ứng viên ở một vòng. Bạn lỡ kéo lùi rồi kéo tới lại thì ứng viên cũng không nhận thư lần hai. Riêng khi bạn chủ động bấm Gửi email thì hệ thống vẫn gửi — vì đó là bạn cố ý.
12 · AI hỗ trợ tuyển dụng
AI đọc CV để tự điền hồ sơ và chấm điểm mức phù hợp theo tiêu chí của từng chiến dịch, xếp hạng ứng viên, soạn câu hỏi và đánh giá sau phỏng vấn — kèm sổ chi phí để biết mỗi chiến dịch đã tốn bao nhiêu. AI chạy bằng khoá Claude của chính workspace: công ty tự nối khoá và trả tiền AI trực tiếp cho nhà cung cấp.
Đường dẫn: →
Quản trị: nối khoá AI và bật tính năng
- Nối khoá Claude — vào Hệ thống → Tích hợp → Claude, dán khoá API lấy từ console.anthropic.com, bấm Lưu API Key rồi Test kết nối (xem Tích hợp dịch vụ bên ngoài).
- Bật AI đọc CV — vào Tuyển dụng → Cài đặt (trang Cài đặt tuyển dụng), bật công tắc ở thẻ AI đọc CV & chấm điểm. Chọn Model đọc CV: cạnh mỗi model có giá và ước tính tiền cho mỗi CV. Dòng Khoá API cho biết workspace đã có khoá hay chưa.
- Chọn cách chạy — tick Gợi ý lập tiêu chí khi tạo chiến dịch và Tự chấm điểm ngay khi nạp CV lên nếu muốn; kéo thanh Điểm từ bao nhiêu thì coi là hồ sơ đáng xem để đặt ngưỡng. Bấm Lưu cài đặt ở đầu trang.
Người tuyển dụng: AI đọc CV, chấm điểm và xếp hạng
- Bật AI cho chiến dịch và lập tiêu chí — trong form tạo hoặc sửa chiến dịch, bật AI đánh giá CV cho chiến dịch này. Điền Mô tả công việc (hoặc chọn từ Thư viện JD) rồi bấm AI lập tiêu chí: AI đề xuất bộ tiêu chí kèm trọng số. Sửa lại tên, trọng số, đánh dấu Bắt buộc, thêm Điều kiện loại thẳng nếu cần (hồ sơ vi phạm bị giới hạn tối đa 40 điểm), rồi lưu chiến dịch.
- Thả CV, AI tự điền hồ sơ — ở bảng kanban của chiến dịch, bấm Thêm ứng viên và kéo thả CV vào khung Kéo thả CV vào đây. AI đọc CV, tự điền họ tên, email, số điện thoại, công ty, số năm kinh nghiệm… và chấm luôn điểm phù hợp. Ô do AI điền có nhãn AI điền để bạn đối chiếu; ô bạn đã gõ thì AI không đụng tới.
- Nạp cả xấp CV — bấm Nạp nhiều CV để thả nhiều tệp PDF, DOC, DOCX một lượt; AI đọc dần ở nền, bạn cứ đóng cửa sổ làm việc khác. Tệp AI không đọc được thì không tạo hồ sơ nào — bấm Thử lại hoặc Dọn hết. Hồ sơ nạp từ trước khi bật AI thì bấm nút AI chấm … hồ sơ chưa đánh giá.
- Xem bảng Xếp hạng AI — bấm Xếp hạng AI (cạnh Kanban · Danh sách · Lịch), tab Xếp hạng CV: ứng viên xếp từ điểm cao xuống thấp, kèm số hồ sơ Nên phỏng vấn trước (đạt ngưỡng), điểm cao nhất, điểm trung bình và chi phí AI. Bấm một hàng để mở hồ sơ; khối AI đọc CV trong hồ sơ ghi Điểm mạnh và Điểm cần hỏi thêm.
Người phỏng vấn: AI hỗ trợ phỏng vấn
- Soạn bộ câu hỏi chung — trong form chiến dịch, khối Bộ câu hỏi phỏng vấn có nút AI soạn bộ câu hỏi: AI đọc mô tả vị trí, JD và bộ tiêu chí để soạn câu hỏi, mỗi câu gắn với một nhóm cần đo (Giao tiếp, Chuyên môn, Thái độ, Kinh nghiệm). Sửa, sắp lại, thêm câu tay rồi lưu chiến dịch. Bộ này được nạp sẵn vào phiếu phỏng vấn của mọi ứng viên trong chiến dịch.
- Ghi câu trả lời trên phiếu — mở hồ sơ ứng viên, khu Kết quả phỏng vấn → Nhập kết quả phỏng vấn. Phần Câu hỏi và câu trả lời đã có sẵn câu của chiến dịch; bấm AI soạn câu hỏi theo CV để có thêm câu riêng đào vào CV người này, hoặc Thêm câu hỏi riêng. Ghi tóm tắt câu trả lời ngay dưới từng câu.
- AI đánh giá buổi phỏng vấn — bấm AI đánh giá câu trả lời: AI đọc câu trả lời và nhận xét, cho Điểm tiềm năng (AI) kèm lý do, gợi ý số sao và kết luận, và câu nên hỏi thêm ở vòng sau (bấm Thêm vào phiếu để đưa vào). AI chỉ điền những ô bạn còn để trống; muốn lấy toàn bộ gợi ý thì bấm Áp dụng gợi ý. Xong bấm Lưu kết quả.
- Đánh giá sau phỏng vấn và đề xuất chọn ai — trong Xếp hạng AI, mở tab Sau phỏng vấn rồi bấm Đánh giá sau phỏng vấn. AI đọc mọi buổi phỏng vấn cùng kết quả đọc CV để chấm Điểm tổng (30% điểm CV + 70% điểm phỏng vấn), ghi khuyến nghị Nên tuyển / Cân nhắc / Không nên tuyển, và khối AI gợi ý nên chọn nêu người Nên chọn và Dự phòng. Bấm lại lần sau chỉ chấm người có dữ liệu mới; muốn chấm lại hết thì bấm Chấm lại tất cả. Từng người cũng đánh giá được ngay trong hồ sơ bằng nút AI đánh giá sau phỏng vấn.
Sổ chi phí tuyển dụng
- Khai kênh đăng tin — ở Tuyển dụng → Cài đặt, thẻ Kênh đăng tin tuyển dụng, bấm Thêm kênh: nhập tên kênh, tick Tốn phí và điền giá mặc định. Kênh không dùng nữa thì bấm Tắt — chiến dịch cũ vẫn giữ nguyên.
- Ghi tin đã đăng — trong form chiến dịch, khối Tin tuyển dụng đã đăng → Thêm tin: chọn kênh (giá tự điền), ngày đăng và đường dẫn bài đăng. Dòng tổng bên dưới cộng Đăng tin, Chi phí AI và Tổng chi phí.
- Theo dõi trên danh sách — thẻ chiến dịch ở Tuyển dụng → Chiến dịch hiện Chi phí: tiền đăng tin, tiền AI và phần trăm ngân sách đã dùng (khi chiến dịch có điền Ngân sách). Bấm con số AI để mở sổ chi tiết.
- Xem sổ chi phí AI — trong Xếp hạng AI, tab Chi phí AI ghi Tổng chi phí AI, số lượt gọi, lượt lỗi, rồi chia Theo việc (lập tiêu chí, đọc và chấm CV, soạn câu hỏi, đánh giá phỏng vấn…), Theo người bấm, Theo hồ sơ và Từng lượt gọi AI.
Lưu ý
- AI chỉ chạy khi bật đủ hai tầng: công tắc ở Tuyển dụng → Cài đặt và ô AI đánh giá CV cho chiến dịch này của từng chiến dịch. Thiếu một trong hai thì tab Xếp hạng AI và nút Nạp nhiều CV không hiện.
- Mỗi lượt đọc CV hay mỗi lần bấm nút AI là một lượt tính tiền trên khoá Claude của workspace. Nút AI tự khoá trong lúc đang chạy để tránh bấm trùng.
- Điểm, khuyến nghị và câu hỏi do AI đưa ra chỉ là gợi ý — người phụ trách vẫn là người quyết định.
- Trang Cài đặt tuyển dụng chỉ dành cho người có quyền sửa chiến dịch.
13 · Cài đặt tuyển dụng
Trang Cài đặt tuyển dụng gom các thiết lập dùng chung cho cả khu Tuyển dụng, gồm ba nhóm: AI đọc CV & chấm điểm, Kênh đăng tin tuyển dụng và Nghỉ việc (Offboarding). Chỉ người có quyền sửa chiến dịch mới thấy mục menu này.
Đường dẫn: →
💡 Đổi gì ở thẻ AI, Kênh đăng tin, Giờ khoá, Lý do, Đơn xin nghỉ việc, Thư tổng kết, Phỏng vấn thì bấm Lưu cài đặt (⑤) ở đầu trang. Riêng công tắc Tự tạo việc, thẻ Phiếu nghỉ việc và Mẫu tài liệu nghỉ việc lưu ngay khi bạn thao tác.
13.1 · AI đọc CV & chấm điểm
Bật công tắc để AI lập tiêu chí chấm điểm cho chiến dịch, đọc CV, tự điền thông tin và chấm điểm. Bật lên thì thẻ hiện thêm ô chọn model (kèm giá ước tính mỗi CV), dòng khoá API, hai lựa chọn chạy tự động và ngưỡng điểm hồ sơ đáng xem. Các bước chi tiết ở Quản trị: nối khoá AI và bật tính năng.
13.2 · Kênh đăng tin tuyển dụng
Khai sẵn các kênh đăng tin cùng giá mặc định. Lúc lập chiến dịch chỉ cần chọn kênh, chi phí tự điền vào sổ chi phí tuyển dụng.
- Thêm kênh
Bấm Thêm kênh, gõ tên (vd TopCV, VietnamWorks, Facebook).
- Giá
Kênh mất tiền thì tick Tốn phí và nhập Giá mặc định (₫); bỏ tick là Miễn phí. Ô cuối dán link trang quản trị của kênh nếu muốn.
- Tắt hoặc xoá
Tắt để kênh không hiện ở ô chọn nữa (chiến dịch cũ vẫn giữ nguyên); biểu tượng thùng rác xoá hẳn khỏi danh mục.
- Lưu
Bấm Lưu cài đặt ở đầu trang.
13.3 · Nghỉ việc (Offboarding)
Nhóm này cài cho trang Offboarding: tự tạo việc, giờ khoá, lý do, đơn xin nghỉ việc, thư tổng kết, phỏng vấn và giấy tờ nghỉ việc. Ô nào để trống thì tính năng đó tắt, hệ thống không tự điền thay bạn. Người có quyền sửa Nhân viên (hoặc sửa Offboarding) mới đổi được; người khác chỉ xem.
Tự tạo việc khi có người nghỉ. Bật công tắc để mở hộp bật (xem Bật tự tạo việc khi có người nghỉ). Sau khi bật, thẻ hiện link tới dự án quy trình, số việc mẫu và nút Sửa việc mẫu. Tắt công tắc thì lệnh nghỉ mới không sinh việc, lượt đang chạy vẫn tiếp tục.
Giờ khoá tài khoản. Giờ tài khoản người nghỉ tự khoá vào ngày khoá. Để trống thì khoá lúc 18:30. Ngày khoá đã qua thì khoá ngay khi đặt lệnh.
Lý do nghỉ việc. Danh sách lựa chọn khi đặt lệnh nghỉ, trong đơn xin nghỉ việc và trong phỏng vấn nghỉ việc. Chọn nhóm Tự nguyện, Không tự nguyện hoặc Khác cho từng lý do để báo cáo tách được hai loại nghỉ; dùng mũi tên để sắp thứ tự; bỏ tick Đang dùng để ẩn lý do cũ mà không mất số liệu; Thêm lý do để thêm dòng. Chưa có lý do nào thì ô lý do là ô gõ chữ tự do.
Đơn xin nghỉ việc. Chọn Người nhận thông báo khi đơn được duyệt: bot Nhân sự báo cho những người này mỗi khi có đơn chờ xác nhận. Để trống thì bot báo cho người duyệt bước cuối của đơn.
Thư tổng kết gửi email cá nhân. Bật công tắc, chọn thời điểm gửi (Trong ngày khoá (trước giờ khoá) hoặc Ngay khi biết email cá nhân), soạn tiêu đề và nội dung. Bấm vào biến bên dưới để chèn vào vị trí con trỏ; thư gửi đi tự điền dữ liệu thật (tên, ngày cuối, giờ khoá, đầu mối HR, link điền phỏng vấn…). Email cá nhân lấy từ lúc đặt lệnh nghỉ, hoặc người nghỉ tự điền trong phiếu kiểm tra bảng công.
Phỏng vấn nghỉ việc. Số ngày link điền phiếu còn hiệu lực (để trống: không cấp link cho người đã nghỉ) và Số người tối thiểu của một nhóm báo cáo (để trống: báo cáo không tách theo phòng ban; nhóm ít người hơn số này bị ẩn).
Phiếu nghỉ việc. Các phiếu điền ngay trên việc (phỏng vấn nghỉ việc, ghi nhận của HR, kiểm tra bảng công…). Bấm Tạo phiếu hoặc Sửa câu hỏi để soạn như biểu mẫu check-in. Sửa câu hỏi tạo bản mới, bài đã nộp giữ nguyên câu hỏi của bản cũ. Gắn phiếu vào việc ở Sửa việc mẫu.
Mẫu tài liệu nghỉ việc. File Google Docs mẫu cho từng loại giấy tờ — xem Mẫu tài liệu nghỉ việc.
💡 Phần bên dưới là sơ đồ nghiệp vụ để hiểu sâu quy trình — bạn có thể bỏ qua nếu chỉ cần thao tác nhanh.
10.1 · Đề xuất tuyển → chiến dịch
Quy tắc: đề xuất được duyệt inline bằng nút Duyệt / Từ chối ngay trên trang Đề xuất (Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt / Từ chối) — không đi qua module Phê duyệt. Duyệt xong hệ thống tự tạo chiến dịch.
10.2 · Pipeline ứng viên → Onboarding
Quy tắc: Onboarding KHÔNG phải checklist — là danh sách ứng viên trúng tuyển chờ nhận việc. Bấm "Nhận việc + Tạo NV" mới sinh hồ sơ Nhân sự (nối thẳng sang luồng 2.1). Ghi nhầm kết quả thì dùng nút Hoàn tác ở tab lịch sử.
10.3 · Offboarding
Quy tắc: tài khoản tự khoá vào giờ khoá của ngày khoá (mặc định 18:30, đổi ở Tuyển dụng → Cài đặt; ngày khoá mặc định = last day, chỉnh riêng được); ngày khoá đã qua thì khoá ngay. Đơn xin nghỉ việc duyệt xong chỉ vào hàng chờ, nhân sự xác nhận mới thành lệnh nghỉ. Mỗi người chỉ một lượt quy trình đang chạy: sửa lệnh thì dời hạn, hủy lệnh thì gỡ việc chưa làm. Câu trả lời phỏng vấn chỉ người điền và nhân sự đọc.
Bước tiếp theo
Không thấy thứ cần tìm? Tra theo việc ở Tôi muốn làm gì?, hoặc theo màn hình đang mở ở Mục lục.