CRM bán hàng

Luồng "xương sống" doanh thu: Lead → Deal → Báo giá → Đơn bán hàng → Thanh toán, kèm các nhánh khuyến mãi, subscription, chống trùng và chia lead tự động. Người thực hiện chính là Sales, người duyệt là Quản lý/Admin.

Đường dẫn: CRM

Phạm vi menu. Tổng quan · Deals · Công ty · Liên hệ · Leads · Khách hàng (accounts) · Hoạt động · Nhịp công việc · Ghi âm cuộc họp · Tài liệu · Chuyển giao dữ liệu · Sản phẩm · Báo giá · Đơn bán hàng · Thanh toán · Phiếu điều chỉnh · Subscriptions · Chỉ tiêu · Khuyến mãi · và các mục Cài đặt (Round-Robin, Vai trò Deal, Mẫu tài liệu, Duyệt báo giá, Ngành nghề, Nguồn, Kiểm tra trùng lặp).

🖼️ Hướng dẫn sử dụng (kèm hình ảnh)

CRM là nơi bạn quản lý toàn bộ hành trình bán hàng, từ lúc một người mới quan tâm cho đến khi họ trả tiền và trở thành khách hàng. Hãy đi lần lượt theo từng bước bên dưới nhé.

Tổng quan

Bảng điều khiển CRM — ① Menu Tổng quan CRM · ② Phễu bán hàng · ③ Chỉ số bán hàng

1. Mở menu "CRM"

   Bấm vào mục "CRM" ở thanh menu bên trái để vào bảng điều khiển.

2. Nhìn tổng quan tình hình

   Ở đây bạn thấy nhanh số khách tiềm năng, số cơ hội đang có và doanh số. Đây là nơi bạn bắt đầu mỗi ngày làm việc.

3. Chọn việc cần làm

   Từ bảng điều khiển, bạn bấm sang các mục con như Leads, Deals, Báo giá... để làm từng phần công việc.

1. Khách tiềm năng (Leads)

Danh sách khách hàng tiềm năng cần chăm sóc — ① Menu Leads · ② Tạo lead mới

Khách tiềm năng (Lead) là người vừa mới quan tâm đến bạn — có thể họ thấy quảng cáo, nhắn tin qua Zalo, hay để lại thông tin trên website. Họ chưa mua gì, nhưng đáng để chăm sóc.

1. Mở danh sách Leads

   Bấm vào mục "Leads". Bạn sẽ thấy danh sách những người đang quan tâm cần được liên hệ.

2. Tiếp nhận và gọi tư vấn

   Bấm vào một khách để xem thông tin, rồi gọi điện hoặc nhắn tin để tìm hiểu nhu cầu của họ.

3. Chuyển thành cơ hội bán hàng

   Nếu khách đủ tiềm năng, bạn bấm nút chuyển đổi để tạo thành Deal (cơ hội), kèm Công ty và người Liên hệ. Từ đây khách bước vào quy trình bán hàng chính thức.

Trong hộp Chuyển đổi Lead: liên hệ luôn được tạo (hoặc nối vào liên hệ sẵn có); tick Tạo Công ty nếu lead có tên công ty; tick Tạo Deal thì chọn quy trình bán hàng — deal vào giai đoạn đầu của quy trình đó (không chọn thì dùng quy trình mặc định). Chuyển đổi xong lead sang trạng thái Đã chuyển đổi và hệ thống mở thẳng deal vừa tạo.

Quy tắc: một khách chỉ có một liên hệ. Số điện thoại của lead đã có liên hệ của người khác thì hệ thống hỏi: Nối vào liên hệ sẵn có (không sửa gì bản ghi của họ, tự gửi yêu cầu tham gia cho người phụ trách) hoặc Tạo liên hệ riêng (khi đó là người khác dùng chung số, ví dụ hotline công ty). Liên hệ chưa ai phụ trách hoặc của chính bạn thì nối vào luôn. Công ty trùng mã số thuế thì nối vào công ty sẵn có. Lead chưa ai phụ trách thì người chuyển đổi nhận luôn. Workspace chưa có quy trình bán hàng cho Cơ hội thì phải tạo quy trình trước, hoặc bỏ tick Tạo Deal.

2. Công ty & Liên hệ

Danh sách công ty khách hàng — ① Menu Công ty · ② Tạo công ty mới

Danh sách người liên hệ tại các công ty — ① Menu Liên hệ · ② Tạo liên hệ mới

Công ty là tổ chức bạn đang bán hàng cho họ. Liên hệ là những người cụ thể bạn nói chuyện tại công ty đó (ví dụ chị kế toán, anh giám đốc).

1. Xem danh sách công ty

   Bấm mục "Công ty" để thấy tất cả công ty khách hàng bạn đang chăm sóc.

2. Xem người liên hệ

   Bấm mục "Liên hệ" để thấy danh sách những người bạn trao đổi tại các công ty. Mỗi người gắn với một công ty.

3. Bấm vào để xem chi tiết

   Bấm vào tên một công ty hay một người để xem thông tin đầy đủ, lịch sử trao đổi và các cơ hội đang có.

3. Cơ hội bán hàng (Deals)

Danh sách cơ hội bán hàng — tên deal, giá trị, giai đoạn, ngày dự kiến chốt — ① Menu Deals · ② Thanh tab lọc · ③ Tạo cơ hội mới

Mỗi Deal là một cơ hội bán hàng cụ thể — ví dụ "Bán phần mềm cho công ty A". Bạn theo dõi cơ hội này đi qua từng giai đoạn cho đến khi chốt được.

1. Tạo cơ hội mới

   Bấm nút "Tạo deal", đặt tên, ghi giá trị dự kiến và ngày mong muốn chốt.

2. Theo dõi qua từng giai đoạn

   Cơ hội đi lần lượt qua các giai đoạn: Báo giá, Đàm phán, rồi Thắng. Bạn cập nhật giai đoạn khi công việc tiến triển.

3. Chọn cách xem phù hợp

   Bạn có thể xem dạng danh sách để nhìn nhiều thông tin, hoặc dạng bảng Kanban để kéo–thả cơ hội từ cột này sang cột khác cho trực quan.

4. Sản phẩm & Báo giá

Danh mục sản phẩm/dịch vụ và đơn giá — ① Menu Sản phẩm · ② Thêm sản phẩm mới

Tạo và gửi báo giá cho khách — ① Menu Báo giá · ② Tab trạng thái · ③ Tạo báo giá mới

Trước khi báo giá cho khách, bạn cần khai báo sẵn các sản phẩm hoặc dịch vụ cùng đơn giá của chúng. Sau đó việc tạo báo giá sẽ rất nhanh.

1. Khai báo sản phẩm trước

   Bấm mục "Sản phẩm" để thêm các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn bán, kèm đơn giá cho từng cái.

2. Tạo báo giá từ cơ hội

   Vào một Deal rồi tạo báo giá. Bạn chọn sản phẩm, nhập số lượng, và áp khuyến mãi nếu có.

3. Gửi cho khách (có thể cần duyệt)

   Nếu báo giá giảm giá vượt mức cho phép, hệ thống sẽ gửi cho quản lý duyệt trước. Duyệt xong bạn gửi báo giá cho khách xem.

💡 Sản phẩm Combo: ngoài sản phẩm lẻ, bạn có thể tạo Combo — gộp nhiều sản phẩm/dịch vụ con thành một gói giá ưu đãi. Ở mục Sản phẩm, bấm nút tạo rồi chọn Combo, tìm và thêm từng sản phẩm con vào gói, đặt giá combo — hệ thống tự tính bạn đang giảm bao nhiêu phần trăm so với tổng giá lẻ. Khi bán, đưa combo vào báo giá như một sản phẩm bình thường.

5. Đơn bán hàng & Thanh toán

Danh sách đơn bán hàng — ① Menu Đơn bán hàng · ② Tạo đơn mới

Theo dõi các khoản khách đã thanh toán — ① Menu Thanh toán · ② Ghi nhận thanh toán

Khi khách đồng ý với báo giá, bạn tạo đơn bán hàng và ghi nhận tiền khách trả. Đây là bước "chốt" thật sự.

1. Tạo đơn bán hàng

   Khi khách đồng ý báo giá, bạn tạo đơn bán hàng để ghi lại những gì khách mua.

2. Ghi nhận thanh toán

   Vào mục "Thanh toán" để ghi lại tiền khách đã trả, bằng tiền mặt hay chuyển khoản.

3. Chờ thanh toán đủ rồi triển khai

   Chỉ khi khách trả đủ tiền, đơn mới chuyển sang bước triển khai dịch vụ. Nếu trả thiếu, hệ thống nhắc bạn thu tiếp.

💡 Chuyển từ phần mềm khác sang? Đơn bán hàng cũ đưa vào bằng tệp Excel, mỗi lần tới 5.000 dòng hàng, bấm Nhập file ở danh sách Đơn bán hàng — xem Nhập đơn bán hàng cũ từ tệp Excel.

💡 Đơn có Combo: khi khách thanh toán đủ, hệ thống tự "bung" combo thành từng sản phẩm con bên trong và kích hoạt từng dịch vụ một — bạn không phải kích hoạt tay từng cái, không sợ sót dịch vụ nào của khách.

💡 Mẹo: Hãy làm theo đúng thứ tự Khách tiềm năng → Cơ hội → Báo giá → Đơn bán hàng → Thanh toán. Mỗi bước đều nối tiếp bước trước, nên bạn không phải nhập lại thông tin — chỉ cần bấm chuyển tiếp là xong.

6. Khách hàng

Khách hàng là những công ty đã mua hàng của bạn — khi một deal thắng, khách được chuyển sang mục này. Vào đây khi bạn cần xem lại thông tin, lịch sử mua hàng và các đơn của một khách đã chốt.

1. Mở menu "Khách hàng"

   Bấm mục Khách hàng trong menu CRM bên trái. Danh sách các công ty đã mua hàng hiện ra.

2. Tìm khách cần xem

   Gõ tên khách vào ô tìm kiếm để lọc nhanh trong danh sách.

3. Xem chi tiết một khách

   Bấm vào tên khách để xem thông tin đầy đủ: các đơn đã mua, hóa đơn và lịch sử làm việc.

Danh sách khách hàng — những công ty đã mua hàng — ① Menu Khách hàng

💡 Mẹo: Bạn không cần nhập khách hàng bằng tay — khi deal thắng và đơn được thanh toán, khách tự xuất hiện ở đây. Hãy tập trung nhập đúng thông tin từ bước Lead.

7. Hoạt động

Mục Hoạt động là "nhật ký làm việc" với khách: các cuộc gọi, cuộc gặp, ghi chú chăm sóc của bạn và của cả đội đều nằm ở đây. Dùng để xem lại hôm nay đã làm gì và ai đang chăm khách nào.

1. Mở menu "Hoạt động"

   Bấm mục Hoạt động trong menu CRM. Danh sách các hoạt động gần nhất hiện ra.

2. Xem lại một hoạt động

   Bấm vào một dòng để xem chi tiết: ai làm, làm với khách nào, nội dung ra sao.

3. Ghi lại hoạt động mới

   Ngay sau khi gọi điện hoặc gặp khách, hãy ghi lại hoạt động để cả đội nắm được tiến độ, tránh hai người cùng gọi một khách.

Nhật ký hoạt động chăm sóc khách của cả đội — ① Menu Hoạt động

8. Nhịp công việc

Nhịp công việc là danh sách việc lặp lại hằng ngày của sales — ví dụ hôm nay cần gọi bao nhiêu cuộc, chăm bao nhiêu khách. Quản lý tạo mẫu nhịp và giao cho từng nhóm; nhân viên mỗi ngày mở ra làm theo và đánh dấu hoàn thành.

1. Mở menu "Nhịp công việc"

   Bấm mục Nhịp công việc trong menu CRM.

2. Xem việc của hôm nay

   Danh sách việc trong ngày hiện ra — mỗi việc ghi rõ cần làm gì và bao nhiêu lần.

3. Đánh dấu hoàn thành

   Làm xong việc nào, đánh dấu việc đó. Cuối ngày bạn biết mình đã hoàn thành nhịp hay chưa.

4. Quản lý: giao mẫu nhịp cho team

   Nếu bạn là quản lý, hãy tạo mẫu nhịp (danh sách việc chuẩn mỗi ngày) rồi giao cho các thành viên trong nhóm.

Danh sách việc lặp hằng ngày của sales — ① Menu Nhịp công việc

💡 Mẹo: Nhịp công việc giúp ngày làm việc không bị "trôi" — sáng vào mở nhịp trước, làm hết checklist rồi mới sang việc phát sinh.

9. Tài liệu

Mục Tài liệu là kho lưu trữ các tệp liên quan đến bán hàng để cả đội dùng chung — bạn tải lên một lần, mọi người tìm và tải xuống khi cần.

1. Mở menu "Tài liệu"

   Bấm mục Tài liệu trong menu CRM.

2. Tìm tài liệu cần dùng

   Duyệt danh sách hoặc dùng ô tìm kiếm để tìm đúng tệp.

3. Tải lên tài liệu mới

   Bấm nút tải lên, chọn tệp từ máy tính và lưu lại để chia sẻ cho cả đội.

Kho tài liệu dùng chung của đội bán hàng — ① Menu Tài liệu

10. Chuyển giao dữ liệu

Khi một nhân viên nghỉ việc, dùng mục này để chuyển toàn bộ lead, deal và khách hàng của người đó sang người khác — khách không bị "bỏ rơi" và người mới có đầy đủ lịch sử để chăm tiếp.

1. Mở menu "Chuyển giao dữ liệu"

   Bấm mục Chuyển giao dữ liệu trong menu CRM.

2. Chọn người chuyển đi

   Chọn nhân viên sắp nghỉ việc (hoặc chuyển bộ phận) — người đang giữ dữ liệu.

3. Chọn người nhận

   Chọn nhân viên sẽ tiếp quản lead, deal và khách hàng đó.

4. Xác nhận chuyển giao

   Kiểm tra lại danh sách dữ liệu sẽ chuyển rồi xác nhận. Sau khi chuyển, người nhận thấy toàn bộ khách và lịch sử trong tài khoản của mình.

Chuyển lead/deal/khách hàng từ người nghỉ việc sang người khác — ① Menu Chuyển giao dữ liệu

💡 Mẹo: Hãy chuyển giao dữ liệu trước ngày nhân viên nghỉ chính thức, để người nhận kịp hỏi han bàn giao những khách đang chăm dở.

ℹ️ Không phải chỗ nhập Excel: Chuyển giao dữ liệu chỉ đổi người phụ trách cho những khách đã có trong CRM. Muốn đưa danh sách khách cũ từ tệp Excel vào, xem Nhập dữ liệu từ tệp Excel.

11. Chỉ tiêu

Mục Chỉ tiêu dùng để giao doanh số theo tháng hoặc quý cho từng nhân viên, rồi theo dõi báo cáo so sánh giữa số thực đạt và số được giao. Đây là công cụ của quản lý.

1. Mở menu "Chỉ tiêu"

   Bấm mục Chỉ tiêu trong menu CRM.

2. Chọn kỳ giao chỉ tiêu

   Chọn tháng hoặc quý bạn muốn giao doanh số.

3. Nhập chỉ tiêu cho từng nhân viên

   Nhập con số doanh số kỳ vọng cho từng người trong đội.

4. Theo dõi thực đạt

   Trong kỳ, quay lại đây để xem từng người đã đạt bao nhiêu phần trăm so với chỉ tiêu.

Giao chỉ tiêu doanh số tháng/quý và theo dõi thực đạt — ① Menu Chỉ tiêu

12. Phiếu điều chỉnh

Phiếu điều chỉnh (credit note) dùng khi cần giảm giá trị một đơn đã xuất — ví dụ tính nhầm, khách trả lại một phần, hay thỏa thuận giảm sau khi đã lên đơn. Không sửa trực tiếp đơn cũ, mà tạo phiếu điều chỉnh để mọi thay đổi đều có dấu vết.

1. Mở menu "Phiếu điều chỉnh"

   Bấm mục Phiếu điều chỉnh trong menu CRM.

2. Tạo phiếu mới

   Bấm nút tạo phiếu, chọn đơn bán hàng cần điều chỉnh.

3. Nhập số tiền giảm và lý do

   Ghi rõ giảm bao nhiêu và vì sao — để sau này ai xem lại cũng hiểu.

4. Lưu phiếu

   Lưu lại. Giá trị đơn được điều chỉnh giảm tương ứng, số liệu công nợ và doanh thu cập nhật theo.

Danh sách phiếu điều chỉnh giảm giá trị đơn đã xuất — ① Menu Phiếu điều chỉnh

💡 Mẹo: Mọi sai lệch thu/chi trên đơn đã xuất đều xử lý qua Phiếu điều chỉnh — đừng sửa tay vào đơn cũ, sẽ mất dấu vết đối soát.

13. Subscriptions

Subscriptions là các gói dịch vụ định kỳ của khách (theo tháng, theo năm). Mục này giúp bạn theo dõi ngày hết hạn của từng gói để nhắc khách gia hạn kịp thời, không để dịch vụ bị gián đoạn.

1. Mở menu "Subscriptions"

   Bấm mục Subscriptions trong menu CRM.

2. Xem danh sách gói và ngày gia hạn

   Mỗi dòng là một gói dịch vụ của khách, kèm chu kỳ và ngày đến hạn kế tiếp.

3. Chú ý các gói sắp đến hạn

   Hệ thống tự sinh hóa đơn kỳ kế tiếp trước ngày hết hạn — bạn chủ động liên hệ nhắc khách thanh toán.

4. Khách thanh toán → gói gia hạn

   Khi khách trả tiền đúng hạn, gói được gia hạn và ngày đến hạn cập nhật sang kỳ tiếp theo. Quá hạn thì hệ thống nhắc công nợ, có thể tạm ngừng dịch vụ theo chính sách.

Theo dõi gói dịch vụ định kỳ và ngày gia hạn — ① Menu Subscriptions

14. Khuyến mãi

Mục Khuyến mãi dùng để tạo các mã giảm giá (coupon) áp vào báo giá hoặc đơn bán hàng. Bạn đặt sẵn điều kiện — hạn dùng, số lượt, giá trị đơn tối thiểu — hệ thống tự kiểm tra khi sales áp mã.

1. Mở menu "Khuyến mãi"

   Bấm mục Khuyến mãi trong menu CRM (①).

2. Tạo chương trình khuyến mãi

   Bấm nút Tạo chương trình khuyến mãi (②).

3. Đặt điều kiện áp dụng

   Nhập mã, hạn sử dụng, số lượt dùng tối đa và giá trị đơn tối thiểu để được áp.

4. Áp mã vào báo giá hoặc đơn

   Khi tạo báo giá/đơn, sales chọn mã khuyến mãi. Nếu mã hết hạn, hết lượt hoặc đơn chưa đạt giá trị tối thiểu, hệ thống báo lỗi và không áp.

Tạo và quản lý mã khuyến mãi — ① Menu Khuyến mãi · ② Tạo chương trình khuyến mãi

💡 Mẹo: Mỗi đơn chỉ áp được tối đa 1 coupon, và lượt dùng chỉ bị trừ khi đơn đã thanh toán đủ — đơn hủy giữa chừng không làm mất lượt.

15. Round-Robin

Round-Robin là cách chia lead tự động, lần lượt cho các sales trong nhóm — lead mới về được gán xoay vòng cho từng người, công bằng và không ai bị sót khách. (Nằm trong nhóm CRM → Cài đặt.)

1. Mở menu "Round-Robin"

   Bấm mục Round-Robin trong nhóm Cài đặt của menu CRM.

2. Bật chia lead tự động

   Bật tính năng và chọn những sales tham gia vòng chia.

3. Để hệ thống tự chia

   Từ đó, lead mới (từ form, marketing, nhập tay) được tự gán lần lượt cho từng người trong danh sách theo vòng.

Cấu hình chia lead tự động theo vòng cho đội sales — ① Menu Round-Robin

💡 Mẹo: Nếu không bật Round-Robin, quản lý phải gán từng lead cho sales bằng tay — với lượng lead lớn, hãy bật để không bỏ lỡ khách nào.

Nắn lượt lead theo vòng

Có lúc bạn muốn "nắn" tay số lượt nhận lead — ví dụ một bạn sales đang quá tải thì bớt vài lượt, bạn khác cần thêm khách thì tăng vài lượt — mà không cần tắt Round-Robin hay xếp lại danh sách.

1. Mở panel "Nắn lượt lead"

   Trong trang Round-Robin, chuyển sang tab Team & Members. Panel Nắn lượt lead nằm bên phải, liệt kê các nhân viên đang nhận lead trong phạm vi bạn quản lý — quản lý chỉ nắn được người trong team mình, admin nắn được tất cả.

2. Bấm − hoặc + cho từng người

   Số âm nghĩa là người đó bỏ qua bấy nhiêu lượt kế tiếp; số dương là nhận thêm bấy nhiêu lượt. Mỗi lần đến lượt, con số tiêu hao dần về 0 — hết số thì mọi thứ tự trở lại chia đều như cũ, bạn không phải nhớ để gỡ.

3. Xem cảnh báo cân bằng

   Bên dưới panel có dòng nhắc: tổng giảm bằng tổng tăng thì chỉ xáo lượt trong nhóm bạn; giảm nhiều hơn tăng thì lượt dôi ra chảy sang team khác cùng vòng chia (nhóm bạn mất phần); tăng nhiều hơn giảm thì lấy thêm lượt từ team khác.

4. Lưu hoặc Áp dụng ngay

   Bấm Lưu — việc nắn có hiệu lực từ vòng chia kế tiếp (vòng đang chạy dở vẫn giữ nguyên thứ tự). Muốn tính ngay từ lượt chia tới, bấm Áp dụng ngay — hệ thống xáo lại vòng hiện tại theo con số mới luôn.

16. Kiểm tra trùng lặp

Mục này quét toàn bộ lead và liên hệ để tìm các bản ghi trùng số điện thoại hoặc email, rồi cho bạn gộp lại thành một. Dữ liệu sạch giúp tránh hai sales cùng chăm một khách. (Nằm trong nhóm CRM → Cài đặt.)

1. Mở menu "Kiểm tra trùng lặp"

   Bấm mục Kiểm tra trùng lặp trong nhóm Cài đặt của menu CRM.

2. Xem các cặp trùng

   Hệ thống liệt kê những bản ghi có cùng số điện thoại hoặc email.

3. Gộp hoặc bỏ qua

   Với mỗi cặp, bạn chọn gộp thành một bản ghi (giữ đầy đủ lịch sử) hoặc bỏ qua nếu thực ra là hai khách khác nhau.

Quét và gộp lead/liên hệ trùng số điện thoại, email — ① Menu Kiểm tra trùng lặp

💡 Mẹo: Hãy kiểm tra trùng lặp trước khi tạo công ty hoặc liên hệ mới — hệ thống cũng tự cảnh báo trùng khi lead mới về.

17. Duyệt báo giá

Mục này để quản lý bật quy trình duyệt trước khi sales gửi báo giá cho khách. Khi bật, báo giá giảm giá vượt ngưỡng cho phép sẽ phải qua quản lý duyệt rồi mới gửi được. (Nằm trong nhóm CRM → Cài đặt.)

1. Mở menu "Duyệt báo giá"

   Bấm mục Duyệt báo giá trong nhóm Cài đặt của menu CRM.

2. Bật quy trình duyệt

   Bật tính năng và thiết lập điều kiện cần duyệt (ví dụ ngưỡng giảm giá).

3. Sales tạo báo giá như bình thường

   Báo giá trong hạn mức thì gửi khách ngay; báo giá vượt ngưỡng tự chuyển cho quản lý duyệt.

4. Quản lý duyệt hoặc trả lại

   Quản lý duyệt thì báo giá hợp lệ và gửi được cho khách; từ chối thì trả lại sales chỉnh sửa.

Bật quy trình duyệt báo giá trước khi gửi khách — ① Menu Duyệt báo giá

18. Nguồn

Nguồn là danh mục nơi lead đến từ đâu — Facebook, Zalo, giới thiệu, website... Khai báo nguồn chuẩn ngay từ đầu để sau này báo cáo được kênh nào mang về nhiều khách và doanh thu nhất. (Nằm trong nhóm CRM → Cài đặt.)

1. Mở menu "Nguồn"

   Bấm mục Nguồn trong nhóm Cài đặt của menu CRM (①).

2. Thêm nguồn mới

   Bấm nút Thêm nguồn (②), đặt tên nguồn — ví dụ Facebook, Zalo, Giới thiệu.

3. Dùng nguồn khi tạo lead

   Khi tạo lead, chọn đúng nguồn. Báo cáo hiệu quả nguồn sẽ dựa trên danh mục này.

Danh mục nguồn lead cho báo cáo hiệu quả kênh — ① Menu Nguồn · ② Thêm nguồn

19. Các mục Cài đặt còn lại

Nhóm CRM → Cài đặt còn một số danh mục nền — thường chỉ cần thiết lập một lần lúc đầu, do quản lý hoặc admin làm:

• Ngành nghề — danh mục ngành nghề để gán cho công ty/khách hàng, phục vụ phân loại và báo cáo.
• Vai trò Deal — định nghĩa vai trò của từng người liên hệ tham gia một deal.
• Mẫu tài liệu — kho mẫu Google Docs của CRM, chia theo nơi áp dụng: báo giá, đơn bán hàng, thanh toán, deal. Tạo tài liệu xong mở Google Docs để sửa và in. Trang này chỉ hiện và chỉ cho chọn danh mục CRM; quản lý mẫu cần quyền mẫu tài liệu CRM. Mẫu giấy tờ nhân sự (đơn xin nghỉ việc, biên bản bàn giao, quyết định nghỉ việc) không nằm ở đây mà ở Tuyển dụng → Cài đặt — xem Mẫu tài liệu nghỉ việc.
• Thông tin xuất HĐ — bật/tắt ràng buộc bắt buộc nhập thông tin xuất hóa đơn của khách hàng khi chuyển báo giá thành đơn bán hàng (xem chi tiết ngay bên dưới).
• Phương thức thanh toán — danh mục hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản...) dùng khi ghi nhận tiền về.
• Danh mục sản phẩm — nhóm phân loại sản phẩm/dịch vụ, giúp danh sách sản phẩm gọn gàng và báo cáo theo nhóm.

Bắt buộc thông tin xuất hóa đơn khi chuyển báo giá thành đơn

Đây là thông tin xuất hóa đơn của khách hàng (không phải của công ty bạn): tên công ty xuất HĐ, mã số thuế, địa chỉ, người nhận hóa đơn cùng số điện thoại và email nhận. Khi bật ràng buộc, sales phải điền đủ các trường được chọn thì mới chuyển được báo giá thành đơn bán hàng — thiếu là hệ thống chặn lại và yêu cầu bổ sung ngay lúc chuyển.

1. Mở menu "Thông tin xuất HĐ"

   Bấm mục Thông tin xuất HĐ trong nhóm Cài đặt của menu CRM.

2. Bật "Bắt buộc thông tin xuất hóa đơn"

   Gạt công tắc để bật ràng buộc. Mặc định hệ thống đã bật sẵn và yêu cầu đủ cả 6 trường.

3. Chọn trường bắt buộc

   Tick những trường nhân viên buộc phải điền: Tên công ty xuất HĐ · Mã số thuế · Địa chỉ · Người nhận HĐ · SĐT nhận HĐ · Email nhận HĐ. Xong bấm Lưu cài đặt.

4. Sales chuyển báo giá thành đơn

   Nếu còn thiếu trường bắt buộc, hệ thống chặn và mở cửa sổ nhập bổ sung. Thông tin đã có trên báo giá hoặc trong hồ sơ công ty/liên hệ được điền sẵn — sales chỉ điền phần thiếu rồi xác nhận là chuyển được đơn.

💡 Mẹo: Nếu khách của bạn phần lớn là cá nhân không cần hóa đơn, hãy tắt ràng buộc này hoặc chỉ giữ lại vài trường thật cần — sales chuyển đơn nhanh hơn mà vẫn đủ dữ liệu xuất hóa đơn cho khách doanh nghiệp.

💡 Mẹo: Hãy hoàn thiện các danh mục Cài đặt này trước khi cả đội bắt đầu nhập liệu — sửa danh mục sau khi đã có nhiều dữ liệu sẽ mất công dọn lại.

20. Bằng khen Top Sales

Cuối tháng muốn vinh danh nhân viên bán hàng xuất sắc? Báo cáo Top Sales xếp hạng sales theo doanh số KPI, có bục vinh danh top 3 và cho bạn xuất ngay tấm bằng khen hoặc ảnh post mạng xã hội mang logo công ty — tải về là dùng được ngay.

1. Mở báo cáo Top Sales

   Vào menu Báo cáo, chọn Top Sales trong nhóm CRM. Mặc định xem Tháng này — bấm ô chọn thời gian để đổi kỳ (Tháng trước, Quý này, Năm nay...) hoặc tự chọn khoảng ngày bất kỳ. Ba người dẫn đầu đứng trên bục vinh danh (hạng nhất ở giữa), bên dưới là bảng xếp hạng đầy đủ.

2. Bấm vào một người

   Cửa sổ Chi tiết hiệu suất mở ra: doanh thu, số hợp đồng và biểu đồ hiệu suất 12 tháng gần nhất của người đó.

3. Tạo ảnh vinh danh

   Trong cửa sổ chi tiết, bấm Bằng khen để xem bằng khen trang trọng, hoặc Post mạng xã hội để xem ảnh hợp đăng Facebook/Zalo. Ảnh tự gắn logo và tên công ty của bạn.

4. Tải PNG và chia sẻ

   Bấm Tải PNG — ảnh được tải về máy, sẵn sàng gửi vào nhóm chat nội bộ hoặc đăng mạng xã hội để cả công ty cùng chúc mừng.

💡 Mẹo: Doanh thu xếp hạng tính theo ngày thanh toán đầu tiên và đã trừ chiết khấu đối tác — con số phản ánh đúng tiền thật mang về, không phải giá trị đơn trên giấy.

💡 Phần bên dưới là sơ đồ nghiệp vụ để hiểu sâu quy trình — bạn có thể bỏ qua nếu chỉ cần thao tác nhanh.

21 · Chấm điểm lead

Đường dẫn: CRM → Chấm điểm lead

Hệ thống tự chấm điểm từng lead để sales biết nên gọi ai trước, thay vì gọi lần lượt từ trên xuống.

Đọc kỹ chỗ này trước. Điểm gồm hai trục tách nhau, không phải một con số cộng dồn:
• Độ phù hợp — họ là ai (có mã số thuế, chức danh có quyền quyết định…)
• Mức tương tác — họ làm gì, và tự giảm dần theo thời gian
Mức ưu tiên lấy từ ô giao của hai trục chứ không phải phép cộng. Điểm do hệ thống tính — người dùng không nhập tay được.

Trang có ba tab: Bộ luật (đặt trọng số) · Hiệu chỉnh (đề xuất từ dữ liệu thật) · Hiệu quả (đo xem điểm có dự đoán đúng không).

1. Đặt trọng số trục "độ phù hợp" Mỗi tiêu chí một ô số. Ví dụ bộ luật mặc định: có số điện thoại 10, có mã số thuế 12, chức danh có thẩm quyền quyết định 15, do đối tác giới thiệu 12, và −25 nếu không có kênh liên hệ nào.
   Thêm tiêu chí dương không làm lệch ngưỡng đã đặt — hệ thống cộng vào cả tử số lẫn điểm tối đa. Trọng số âm thì chỉ trừ.
2. Đặt trục "mức tương tác" Mỗi sự kiện có Điểm, Nửa đời (sau bao nhiêu ngày sự kiện chỉ còn nửa giá trị) và Trần đếm. Trần đếm là thứ chặn thổi điểm: ba mươi ghi chú vẫn chỉ được tính đúng số lần cho phép.
3. Xem tab Hiệu chỉnh Hệ thống đối chiếu trọng số hiện tại với dữ liệu thật rồi gợi ý sửa. Không có gì để sửa thì ghi rõ "Không có đề xuất nào — trọng số hiện tại đang khớp với dữ liệu thật". Bạn chọn từng đề xuất muốn áp, không phải nhận hết.
4. Xuất bản phiên bản mới Bộ luật có đánh số phiên bản và chỉ có hiệu lực sau khi Xuất bản phiên bản mới. Sai thì Hoàn tác về bản trước.
5. Chấm lại một lô ngay Mặc định hệ thống quét lại vào ban đêm. Cần thấy kết quả ngay thì bấm Chấm lại một lô.

💡 Mẹo: chỉnh trọng số xong đừng đóng trang là xong — quay lại tab Hiệu quả sau vài ngày. Điểm không tự đúng chỉ vì bạn vừa chỉnh nó.

💡 Mẹo: Đổi trọng số xong đừng đóng trang ngay — mở lại chỉ số Hiệu quả sau vài ngày để biết bộ luật mới có thật sự tốt hơn không. Điểm số không tự đúng chỉ vì bạn vừa chỉnh nó.

22 · Yêu cầu bàn giao lead & yêu cầu tham gia

Đường dẫn: CRM → Yêu cầu bàn giao lead · Yêu cầu tham gia liên hệ / công ty

Hai màn hình cùng một cơ chế: khi dữ liệu đang thuộc người khác, bạn xin thay vì tự lấy. Mọi lần chuyển tay đều có người duyệt và có dấu vết.

Màn hình	Dùng khi
Yêu cầu bàn giao lead	Lead đang do sales khác phụ trách, bạn muốn nhận về
Yêu cầu tham gia liên hệ / công ty	Bạn cần quyền xem/làm việc trên một liên hệ hoặc công ty không thuộc mình

1. Gửi yêu cầu kèm lý do Mở lead hoặc hồ sơ cần xin rồi gửi yêu cầu. Ô Lý do là thứ người duyệt đọc để quyết — viết rõ thì duyệt nhanh.
2. Theo dõi ở tab của mình Tab Tôi yêu cầu liệt kê những gì bạn đã gửi kèm Trạng thái (Chờ duyệt · Quá hạn) và Người phụ trách hiện tại. Đổi ý thì bấm Rút yêu cầu.
3. Quản lý duyệt ở tab riêng Người có quyền duyệt thấy thêm tab Cần tôi duyệt (quản lý). Khi quyết định, điền Ghi chú quyết định — đây là thứ người gửi đọc được, đừng để trống khi từ chối.
4. Thu hồi quyền đã cấp Với yêu cầu tham gia, quyền đã cấp có thể Thu hồi về sau — hết việc thì đóng lại, đừng để mở vô hạn.

Quy tắc: yêu cầu để Quá hạn không tự động được duyệt — nó vẫn treo đó. Quản lý nào hay để tồn tab "Cần tôi duyệt" thì sales bị kẹt lead mà không ai biết.

23 · Cài đặt chuyển giao

Đường dẫn: CRM → Cài đặt chuyển giao

Quyết định việc Chuyển giao dữ liệu có phải qua phê duyệt hay không. Đây là màn hình cấu hình, làm một lần rồi thôi.

1. Gạt công tắc "Yêu cầu phê duyệt chuyển giao" Khi tắt, trang chỉ có đúng một dòng vàng: "Chuyển giao sẽ thực hiện ngay, không cần phê duyệt". Toàn bộ phần cấu hình bên dưới chỉ hiện ra sau khi bạn bật công tắc này — thấy trang trống trơn thì không phải lỗi.
2. Chọn ai được duyệt Ba cách: Quản lý trực tiếp (theo cây tổ chức), Theo vai trò, hoặc Người cụ thể. Chưa có vai trò nào thì tạo ở Hệ thống → Vai trò trước.
3. Đặt số cấp phê duyệt Cấp tính từ nhân viên đi lên. Sơ đồ Cây phê duyệt theo team bên dưới tô xanh những cấp sẽ tham gia — nhìn sơ đồ để biết mình vừa cấu hình ra cái gì, đừng đoán theo con số.
4. Bỏ qua nếu trùng người duyệt Bật tuỳ chọn này thì một người quản lý nhiều cấp chỉ phải duyệt một lần, không bấm duyệt hai ba lượt cho cùng một đơn.
5. Lưu cài đặt

24 · Trường bắt buộc khi tạo Lead

Đường dẫn: CRM → Trường dữ liệu

Từ 02/10/2026 mục này nằm trong trang Trường dữ liệu (cùng chỗ thêm trường tùy chỉnh cho CRM), khối Trường hệ thống bắt buộc khi tạo Lead. Đường cũ /crm/lead-field-settings tự chuyển về đây.

Chọn những ô nhân viên buộc phải điền khi thêm lead mới. Bỏ tick là thành không bắt buộc.

Cấu hình chia hai nhóm theo hai loại lead:

Nhóm	Các trường tick được
Lead Liên hệ (cá nhân)	Họ tên 🔒 · Số điện thoại · Email · Danh xưng · Nguồn · Tỉnh/Thành phố · Ghi chú
Lead Công ty (doanh nghiệp)	Tên công ty · Người đại diện 🔒 · SĐT cá nhân · Mã số thuế · Nguồn · Tỉnh/Thành phố · Email · SĐT công ty · Email công ty

🔒 = luôn bắt buộc, không bỏ tick được.

1. Tick trường cần bắt buộc Trường đã tick được tô nền đậm để nhìn phát biết ngay đang bắt buộc những gì.
2. Bấm Lưu cài đặt Form thêm lead lập tức hiện dấu * ở các trường vừa chọn và chặn lưu khi còn thiếu.

Quy tắc: cài đặt áp cho toàn bộ nhân viên trong workspace và chỉ quản trị viên đổi được. Bắt buộc càng nhiều trường thì dữ liệu càng sạch nhưng sales nhập càng chậm — chỉ nên bắt buộc thứ mà thiếu là không làm việc tiếp được.

25 · Báo cáo hiệu suất bán hàng và dự báo doanh thu

Đường dẫn: Báo cáo → CRM

Quản lý bán hàng xem doanh số, chỉ tiêu, hoạt động của từng người và khoản tiền sắp về trên một màn hình. Phần «dự báo» có ba nguồn số, mỗi nguồn trả lời một câu hỏi khác nhau:

Con số	Ở đâu	Lấy từ đâu
Deal tiềm năng	Thẻ trong báo cáo Sales Performance	Tự tính: cộng (giá trị deal × xác suất % của giai đoạn) của các deal tạo trong kỳ và còn mở
Deal cần theo dõi	Khối trong báo cáo Sales Performance	Người bán tự đánh giá từng deal: Cam kết · Khả năng cao · Tiềm năng · Rủi ro
Báo cáo Forecast	Thẻ Forecast trong kho báo cáo	Người báo cáo của từng nhóm bán hàng tự nhập số dự kiến mỗi tuần

1. Mở báo cáo Sales Performance Vào menu Báo cáo, chọn tab CRM, nhóm 2. Pipeline & Deal Health, bấm thẻ Sales Performance. Trang Báo cáo theo dõi hiệu suất bán hàng mở ra. Chọn Theo tuần hoặc Theo tháng, lọc theo nhóm nếu cần; Xuất Excel tải về toàn bộ số liệu của kỳ đang xem.
2. Đọc các thẻ chínhDoanh số đã về so với Target (chỉ tiêu), Deal tiềm năng, Win rate (tỉ lệ thắng), số cuộc họp và hoạt động trong kỳ. Bấm thẻ Deal tiềm năng để mở danh sách deal kèm giai đoạn, xác suất, giá trị và giá trị có trọng số của từng deal.
3. Người bán tự đánh giá khả năng chốt trên từng deal Mở một deal (CRM → Deals), trong thẻ Sức khỏe deal có mục Dự báo chốt — sales tự đánh giá. Chọn một trong bốn mức: Cam kết về trong tháng · Khả năng cao · Tiềm năng (còn sớm) · Rủi ro (đang tuột); bấm lại mức đang chọn để bỏ. Dòng Mốc về bên dưới là ngày dự kiến đóng — bấm để chọn ngày, hệ thống tự ghi «Về trong tuần», «Về trong tháng», «Quá hạn…».
4. Theo dõi deal theo mức cam kết Trong Sales Performance, khối Deal cần theo dõi chia bốn tab Cam kết · Khả năng cao · Tiềm năng · Rủi ro, mỗi tab có Tổng giá trị. Đây là số tiền quản lý có thể trông vào trong tháng — chỉ gồm deal đang mở mà người bán đã chọn mức cam kết; deal chưa chọn không hiện ở đây.
5. Báo cáo Forecast hằng tuần của từng nhóm Lần đầu, quản trị viên mở thẻ Team báo cáo (trang Quản lý Team Sales), bấm Tạo team: chọn phòng ban, loại số cần báo cáo và người báo cáo. Sau đó người báo cáo mở thẻ Forecast (trang Báo cáo Forecast): lưới gồm các nhóm × các tuần trong tháng, bấm vào ô của tuần để nhập Doanh số đã về, Dự kiến tuần, các deal tiềm năng về trong tháng, công nợ và tiền cọc dự kiến thu — đơn vị là triệu đồng. Bấm Lưu nháp để sửa tiếp, hoặc Gửi báo cáo khi đã chốt; ô trên lưới hiện «✓ Đã gửi» hoặc «✎ Nháp».

Quy tắc: báo cáo Sales Performance chỉ tính những người đã được thêm vào nhóm ở CRM → Round-Robin → tab Team & Members và đang bật công tắc BH (bán hàng — mặc định bật khi thêm), cộng thêm người đã nghỉ nhưng còn doanh số trong kỳ. Thấy báo cáo trống thì kiểm tra danh sách này trước. Số liệu theo phạm vi quyền Tổng quan CRM của người xem: phạm vi cá nhân chỉ thấy số của mình, phạm vi nhóm thấy những người mình quản lý.

💡 Mẹo: Deal tiềm năng phụ thuộc vào xác suất của từng giai đoạn trong pipeline — cài xác suất sát thực tế thì con số mới đáng tin. Muốn xem tỉ lệ thắng, chu kỳ deal và giá trị dự báo theo xác suất trên toàn bộ pipeline, mở thêm thẻ Hiệu suất Pipeline cùng nhóm, mục Dự báo (weighted).

26 · Gửi báo giá và đơn bán hàng cho khách bằng đường dẫn

Đường dẫn: CRM → Báo giá · Đơn bán hàng

Thay vì xuất file rồi đính kèm, bạn gửi khách một đường dẫn: khách bấm vào là xem được báo giá hoặc hoá đơn trên trình duyệt, tự in hoặc lưu PDF, không cần tài khoản. Bên bạn thấy được khách đã mở xem bao nhiêu lần, và gửi nhầm người thì thu hồi được ngay.

1. Mở báo giá hoặc đơn bán hàng Vào CRM → Báo giá (hoặc Đơn bán hàng), mở chứng từ cần gửi. Hàng nút hành động nằm ngay dưới tên chứng từ.
2. Bấm Copy link Hệ thống cấp một đường dẫn riêng cho chứng từ này và chép sẵn vào bộ nhớ tạm. Dán vào Zalo, email hay tin nhắn để gửi khách. Bấm Copy link nhiều lần vẫn ra cùng một đường dẫn.
3. Khách mở đường dẫn Khách thấy trang báo giá (hoặc hoá đơn) đầy đủ: khách hàng, người liên hệ, sản phẩm, đơn giá, khuyến mãi, tổng cộng, điều khoản và người phụ trách. Cuối trang có nút In báo giá (hoặc In hóa đơn) và Tải PDF.
4. Xem khách đã mở chưa Sau lượt mở đầu tiên, cạnh nút Copy link hiện ô xanh Khách đã xem N lần; rê chuột vào để thấy lần xem gần nhất.
5. Thu hồi khi gửi nhầm Bấm nút Thu hồi có biểu tượng dây xích gạch chéo, nằm ngay sau ô lượt xem, rồi xác nhận. Đường dẫn khách đang giữ ngừng hoạt động ngay lập tức. Cần gửi lại thì bấm Copy link — hệ thống cấp đường dẫn mới.

Quy tắc: đường dẫn không tự hết hạn — còn hiệu lực tới khi bạn thu hồi. Bất kỳ ai có đường dẫn đều xem được chứng từ, nên chỉ gửi đúng người. Thu hồi cần quyền sửa báo giá (hoặc đơn bán hàng). Khách chỉ xem và in: khách đồng ý hay từ chối thì nhân viên vẫn bấm Khách chấp nhận hoặc Khách từ chối trên báo giá như trước. Nút Gửi báo giá chỉ chuyển trạng thái báo giá sang đã gửi, không tự gửi gì cho khách.

💡 Lưu ý về số lượt xem: nút Xem / In mà nhân viên bấm cũng mở chính đường dẫn này, nên lượt nhân viên tự xem cũng được đếm. Muốn biết chắc khách đã mở, hãy để ý con số tăng sau lúc bạn gửi đường dẫn và hạn chế tự mở lại bằng Xem / In. Báo giá và đơn bán hàng có thể cùng lúc có hai nút tên Thu hồi: nút có biểu tượng mũi tên vòng là đưa chứng từ đã gửi về nháp để sửa, nút có biểu tượng dây xích gạch chéo mới là thu hồi đường dẫn.

27 · Nhập dữ liệu từ tệp Excel

Đường dẫn: CRM → Leads · Công ty · Liên hệ · Sản phẩm · Đơn bán hàng

Có sẵn danh sách khách cũ trên Excel thì nhập một lượt, khỏi gõ tay từng người. Nhập từ tệp được Lead, Công ty, Liên hệ, Sản phẩm và Đơn bán hàng. Cơ hội bán hàng (Deals) hiện chưa nhập được từ tệp.

1. Mở đúng danh sách cần nhập

   Vào CRM, mở danh sách Leads, Công ty hoặc Liên hệ rồi bấm Nhập từ tệp. Ở danh sách Sản phẩm, nút này tên là Import; ở Đơn bán hàng là Nhập file — cách nhập đơn có mấy điểm riêng, xem mục 28.

2. Tải file mẫu và điền

   Bấm Tải file mẫu, điền dữ liệu từ dòng 2 và giữ nguyên dòng tiêu đề. Bảng Các cột trong tệp ngay trong cửa sổ cho biết từng cột điền gì, kèm ví dụ.

3. Tải tệp lên

   Kéo thả tệp .xlsx, .xls hoặc .csv vào cửa sổ. Với Công ty và Liên hệ, bấm Nhập dữ liệu là ghi luôn. Với Lead và Sản phẩm, bấm Soát dữ liệu để xem trước từng dòng (lúc này chưa ghi gì), bỏ tick dòng không muốn rồi mới bấm ghi. Nhập Lead chỉ tạo lead mới, không sửa lead đang có; nhập Sản phẩm thì dòng Cập nhật sẽ ghi đè sản phẩm đang có, kể cả đơn giá và tồn kho.

4. Đọc kết quả từng dòng

   Cửa sổ báo dòng nào tạo mới, dòng nào trùng nên bỏ qua, dòng nào lỗi và vì sao. Tải danh sách các dòng chưa nhập được về máy, sửa lại rồi nhập riêng phần đó.

Quy tắc: mỗi lần nhập tối đa 1.000 dòng (riêng Đơn bán hàng: 5.000 dòng), tệp không quá 5MB — danh sách dài hơn thì chia thành nhiều tệp. Chuyển giao dữ liệu là để bàn giao khách giữa nhân viên, không phải chỗ nhập dữ liệu từ tệp.

💡 Mẹo: bật Kiểm tra trùng lặp trước khi nhập, để khách đã có trong CRM không bị tạo thêm một bản.

28 · Nhập đơn bán hàng cũ từ tệp Excel

Đường dẫn: CRM → Đơn bán hàng

Chuyển từ phần mềm bán hàng khác sang, bạn đưa đơn cũ vào bằng tệp Excel để mỗi khách có đủ lịch sử mua hàng. Đơn nhập vào là đơn lịch sử: không gửi thông báo cho ai, không chạy tự động hoá, không tính hoa hồng.

1. Mở cửa sổ nhập

   Vào CRM → Đơn bán hàng, bấm Nhập file (cạnh Xuất file), rồi bấm Tải file mẫu Excel.

2. Điền mỗi dòng một món hàng

   Đơn có ba món thì ghi ba dòng cùng Mã đơn — các dòng cùng mã gộp thành một đơn. Ngày đơn, khách, thanh toán chỉ cần ghi ở một dòng của đơn; ghi ở nhiều dòng thì phải giống nhau.

3. Soát trước khi ghi

   Kéo thả tệp vào cửa sổ, bấm Soát dữ liệu. Lúc này chưa ghi gì: từng đơn hiện Tạo mới, Trùng — bỏ qua hoặc Lỗi kèm lý do.

4. Ghi và đọc kết quả

   Bấm Ghi … dòng, rồi Tạo đơn bán hàng ở hộp xác nhận. Còn dòng lỗi thì bấm Tải danh sách dòng cần xem lại, sửa trong tệp rồi nhập lại cả tệp — đơn đã vào được tự bỏ qua, không bị tạo hai lần.

Cột	Cách điền
Mã đơn	Bắt buộc. Mã đơn ở hệ cũ. Đừng dùng mã dạng INV-YYYYMM-… — đó là khuôn số CNV Work tự đặt cho đơn mới.
Ngày đơn	Bắt buộc, dạng DD/MM/YYYY (vd 05/01/2024) hoặc ô kiểu Ngày của Excel.
Mã sản phẩm · Tên hàng	Mã sản phẩm phải đang có ở mục Sản phẩm — mã không có là dòng lỗi. Món không có mã thì để trống ô mã và ghi Tên hàng.
Số lượng · Đơn giá	Bắt buộc. Đơn giá chưa thuế, đúng như trên đơn cũ — hệ thống không lấy giá hiện tại của sản phẩm. Chiết khấu (%) và Thuế (%) bỏ trống thì tính là 0.
Trạng thái thanh toán	Bắt buộc: Đã thanh toán · Chưa thanh toán · Thanh toán một phần (kèm Số tiền đã thu). Ngày thanh toán bỏ trống thì lấy Ngày đơn.
Khách hàng	Điền một trong các cột Mã khách hàng, Mã số thuế công ty, Số điện thoại liên hệ, kèm Tên công ty hoặc Tên liên hệ.
Người phụ trách	Email của nhân viên. Bỏ trống thì là người đang nhập tệp.

Quy tắc ghép khách: hệ thống tìm khách đã có theo thứ tự Mã khách hàng (trường tùy chỉnh có nhãn Không trùng ở CRM → Trường dữ liệu) → Mã số thuế → Số điện thoại → tên. Không khớp mà có tên thì tạo khách mới (có mã số thuế hoặc tên công ty thì tạo Công ty, không thì tạo Liên hệ); không khớp và không có tên thì đơn đó lỗi.

Quy tắc: tối đa 5.000 dòng mỗi tệp, tệp không quá 5MB. Mọi dòng của một đơn phải nằm trong cùng một tệp — sắp theo Mã đơn trước khi chia tệp. Đơn có một dòng lỗi thì cả đơn không vào, các đơn khác vẫn vào. Đơn đã có cùng mã thì bỏ qua, không ghi đè.

💡 Tiền đã thu đi đâu: đơn Đã thanh toán được ghi kèm một khoản thu đã duyệt bằng tổng đơn; Thanh toán một phần thì khoản thu bằng Số tiền đã thu; Chưa thanh toán thì không có khoản thu và không đặt hạn thanh toán, nên đơn cũ không bị báo quá hạn. Người nhập cần quyền tạo Đơn bán hàng; tệp có khách mới cần thêm quyền tạo Công ty / Liên hệ, đơn đã thu tiền cần thêm quyền tạo và duyệt Thanh toán (ô Tạo và Xóa ở dòng Thanh toán). Thiếu quyền nào thì đơn đó báo lỗi.

4.1 · Hành trình bán hàng tổng thể

Hàm ý UI: mỗi giai đoạn cần một "điểm chạm" rõ — pipeline kéo–thả cho Deal, nút "Tạo báo giá từ Deal", "Tạo đơn từ Báo giá", và liên kết "Tạo lệnh triển khai từ Đơn" (xem trang Triển khai).

4.2 · Lead → Deal (kèm chống trùng & Round-Robin)

Quy tắc: dùng Kiểm tra trùng lặp trước khi tạo công ty/liên hệ mới. Round-Robin chia lead theo vòng giữa các sale đủ điều kiện. Người tạo record luôn được thêm vào danh sách followers.

4.3 · Báo giá & quy trình duyệt báo giá

Quy tắc: báo giá vượt ngưỡng giảm giá phải qua "Duyệt báo giá". PDF dùng Mẫu tài liệu cấu hình sẵn (logo, điều khoản). Credit/hoa hồng tính trên đơn giá (chưa VAT), không phải tổng thanh toán.

4.4 · Đơn bán hàng → Thanh toán

Quy tắc: lượt dùng coupon chỉ tăng sau khi đơn paid. Đơn paid mới được tạo lệnh triển khai hoặc kích hoạt subscription. Sai lệch thu/chi xử lý qua Phiếu điều chỉnh (credit note).

4.5 · Subscriptions (doanh thu định kỳ)

Quy tắc: hóa đơn kỳ kế tiếp được sinh trước hạn gia hạn để kịp thu. Quá hạn thì nhắc công nợ và có thể tạm ngừng dịch vụ theo chính sách.

4.6 · Khuyến mãi (Coupon)

Quy tắc: mỗi đơn tối đa 1 coupon, mã tự viết hoa, và lượt dùng chỉ tăng khi đơn đã paid (đồng bộ với luồng 4.4).

Bước tiếp theo

• Hỗ trợ (Ticket)
• Duyệt báo giá
• Marketing — Lead Form

Không thấy thứ cần tìm? Tra theo việc ở Tôi muốn làm gì?, hoặc theo màn hình đang mở ở Mục lục.