Template Builder — Xây mẫu đơn

← Quay lại Tổng quan Approvals

Trang này dành cho quản trị / người quản lý quy trình: cách quản lý danh sách mẫu, mở Template Builder với 4 tab (Thông tin / Form / Quy trình / Cài đặt), 30+ field types chia theo 9 nhóm và 6 trường hệ thống mặc định. Workflow đa cấp với điều kiện rẽ nhánh cũng cấu hình ở đây.

Mẫu đơn — Quản lý

Vào Mẫu phê duyệt (sidebar). Bảng liệt kê toàn bộ mẫu của workspace với các cột: Mã (#001, #002...), Tên, Danh mục, Người tạo, Người sử dụng, Ngày tạo, Ngày kết thúc, Cập nhật cuối, Trạng thái (Hoạt động / Tạm ngưng).

Mỗi mẫu có các thao tác:

Hành động	Mô tả
Chỉnh sửa	Mở Builder để cấu hình lại
Nhân bản	Tạo bản sao (mặc định trạng thái Tạm ngưng)
Tạm ngưng / Kích hoạt	Bật/tắt — đơn cũ vẫn xử lý, không tạo mới được khi tạm ngưng
Lịch sử thay đổi	Xem ai sửa gì, khi nào
Xoá	Chỉ xoá khi chưa có đơn nào dùng — mẫu hệ thống không xoá được, chỉ tạm ngưng

Lọc nhanh bằng Saved Views: Tất cả · Đang hoạt động · Tạm ngưng. Tìm theo tên hoặc lọc thêm theo Loại tích hợp (Nghỉ phép, WFH, Tăng ca, Chi phí, Thu nhập...).

Mẫu tích hợp không xoá được

Các mẫu có gắn module hệ thống (Nghỉ phép → trừ phép, WFH → gắn cờ chấm công, Chi phí → tạo phiếu chi) hiển thị biểu tượng khoá. Chỉ có thể tạm ngưng, không xoá.

Template Builder — 4 tab

Bấm + Tạo mẫu hoặc click vào 1 mẫu để chỉnh sửa. Trình xây mẫu chia 4 tab với thanh tiến trình rõ ràng.

Tab 1: Thông tin

• Tên + Mô tả (bắt buộc)
• Icon + màu (chọn từ thư viện hơn 50 icon, đổi 7 màu)
• Danh mục (Nhân sự / Tài chính / ... — tự đặt)
• Loại tích hợp — Chung / Nghỉ phép / WFH / Đi muộn / Về sớm / Tăng ca / Bổ sung chấm công / Công tác / Ra ngoài / Đổi ca / Chi phí / Thu nhập. Khi chọn loại tích hợp, hệ thống tự thêm các trường bắt buộc và sau khi duyệt sẽ chạy hành động tự động tương ứng
• Ai được dùng mẫu này — Tất cả nhân viên / Theo phòng ban / Theo vai trò / Chỉ định người
• Người quản lý quy trình — chủ template, có thể chỉnh sửa
• Ngày bắt đầu / Ngày kết thúc (hoặc bật "Không bao giờ kết thúc")

Tab 2: Form — Thiết kế trường

Đây là phần kéo thả chính. Bố cục 3 cột:

Template Builder — Form

Thành phần

Nhập liệu

📝 Văn bản 1 dòng

📄 Văn bản nhiều dòng

💰 Số tiền

Thời gian

📅 Ngày

📍 Vị trí GPS

Form hiển thị

Tên đề xuất *

Nghỉ phép 3 ngày tuần sau

Khoảng thời gian nghỉ * (đang chọn)

25/05 → 27/05/2026

Lý do *

Đi du lịch cùng gia đình

Thuộc tính

Nhãn

Khoảng thời gian nghỉ

Có kèm giờ

✓ Có

Bắt buộc

✓ Có

Hiển thị khi

Luôn hiển thị

Kéo từ palette trái → thả vào canvas giữa → cấu hình ở pane phải

Thao tác chính:

• Kéo trường từ panel Thành phần (trái) thả vào canvas
• Sắp xếp lại bằng kéo thả
• Click 1 trường để mở Thuộc tính (phải): đổi nhãn, đặt bắt buộc, đặt điều kiện hiển thị, gắn placeholder, đơn vị, định dạng số...
• Nhóm các trường thành Phân nhóm có tiêu đề
• Chèn Đoạn mô tả hoặc Đường kẻ để chia khu vực

Tab 3: Quy trình — Vẽ workflow

Tab này là bảng vẽ (canvas) full-width. Bạn nối các bước thành sơ đồ:

Mỗi bước duyệt cấu hình:

Cấu hình	Lựa chọn
Tên bước	"Trưởng phòng duyệt", "Kế toán trưởng"...
Loại người duyệt	Người cố định / Theo vai trò / Quản lý trực tiếp của người gửi / Quản lý cấp N / Người gửi tự chọn
Số người cần duyệt	Tất cả phải đồng ý / Bất kỳ 1 người đồng ý là đủ
Nếu trống	Tự chuyển admin / Bỏ qua bước / Báo lỗi
Khi người gửi cũng là người duyệt	Tự duyệt / Vẫn phải xem lại
Quyền thao tác	Bật/tắt từng nút: Duyệt, Từ chối, Chuyển, Trả lại người gửi, Trả lại bước trước, Bình luận
Quyền form	Bước này có được sửa trường nào không

Ngoài bước duyệt, còn:

• Bước CC — gửi thông báo cho ai đó không cần duyệt
• Bước xử lý — giao việc cho người thực thi sau khi duyệt
• Điều kiện rẽ nhánh — kim cương phân nhánh theo giá trị field

Tab 4: Cài đặt

• Hiển thị trên Mini App mobile hay không
• Quy tắc đánh số (prefix mã đơn, vd: APR-2605-001)
• Thông báo: gửi email / push / chat khi đơn được tạo / duyệt / từ chối
• Liên kết với mẫu khác (đơn tham chiếu)

Tự lưu nháp

Trình xây mẫu tự lưu bản nháp vào trình duyệt mỗi 1.5 giây. Nếu đóng tab nhầm, mở lại sẽ hỏi "Có bản nháp chưa lưu — Khôi phục?".

Các loại trường (Field types)

Khi xây mẫu, bạn có hơn 30 loại trường chia theo nhóm:

Nhóm	Các loại trường
Nhập liệu	Văn bản 1 dòng · Văn bản nhiều dòng · Số · Số tiền (VNĐ/USD/EUR/CNY/JPY, kèm "bằng chữ") · SĐT · Email · URL
Thời gian	Ngày (kèm giờ tuỳ chọn) · Khoảng thời gian · Tham chiếu chấm công (đọc giờ vào/ra hiện tại theo ngày người gửi chọn)
Lựa chọn	Dropdown · Chọn nhiều · Radio inline · Checkbox
Người & Phòng ban	Chọn người (1 hoặc nhiều) · Chọn phòng ban
Tệp & Vị trí	Hình ảnh · Tệp đính kèm · Vị trí GPS (auto-capture từ mobile, hiển thị Google Maps lúc duyệt)
Nâng cao	Công thức (tự tính từ trường khác) · Tham chiếu đơn khác · Bảng / Chi tiết (nhiều cột, nhiều dòng)
Bố cục	Đoạn mô tả · Phân nhóm · Đường kẻ
CRM (nếu có module)	Khách hàng · Công ty · Liên hệ · Cơ hội · Dự án · Task · Hoá đơn · Thanh toán
Tiện ích	Chọn nhà cung cấp (auto snapshot MST, STK tại thời điểm duyệt)

Trường mặc định (System fields)

Mọi mẫu đều có sẵn các trường hệ thống — bật/tắt được nhưng không xoá được:

Trường	Mô tả
Tên đề xuất	Tiêu đề ngắn — luôn bật, bắt buộc
Người thực hiện	Người chịu trách nhiệm sau khi duyệt — mặc định là người gửi
Theo dõi (CC)	Danh sách người được CC
Mức độ ưu tiên	Thấp / Bình thường / Cao / Khẩn cấp
Mô tả	Mô tả tự do
Tệp đính kèm	File phụ