Lưu trữ & Dung lượng

Trang Lưu trữ cho phép theo dõi dung lượng workspace đang dùng, xem file lớn nhất, cấu hình cleanup tự động, và nâng cấp khi gần đầy. Workspace Business+ có thể bring-your-own-storage (kết nối S3 riêng) để loại bỏ giới hạn.

Truy cập

Vào menu Cài đặt > Lưu trữ, hoặc truy cập trực tiếp https://hub.cnvwork.com/settings/storage.

Quota theo gói

Gói	Quota	Bring-your-own S3
Free	5 GB	Không
Pro	100 GB	Không
Business	1 TB	Có
Enterprise	Theo hợp đồng	Có

Khi vượt quota:

Upload mới bị chặn (toast "Vượt dung lượng, vui lòng nâng cấp")
Tính năng đã có vẫn hoạt động (chat, view file cũ)
Owner nhận email cảnh báo khi dùng 80% / 95% / 100%

Tổng quan dashboard

Trang Lưu trữ hiển thị:

Card chính

Đã dùng 47.3 GB / 100 GB47%

Còn lại: 52.7 GBDự kiến đầy: 18/08/2026 (mức dùng trung bình)

Phân loại file

Loại	Dung lượng	%	Số file
Avatar	156 MB	0.3%	1.420
Message attachment	28.4 GB	60%	12.350
Document	11.2 GB	24%	890
Contract	4.8 GB	10%	230
Ticket file	2.5 GB	5%	1.150
Khác	280 MB	0.6%	95

Click vào từng loại để xem chi tiết và lọc danh sách file.

Theo module

Module	Dung lượng
Inbox	28.4 GB
Chat	4.2 GB
CRM	7.8 GB
HR (hợp đồng)	4.8 GB
Ticket	2.5 GB
Approval	1.1 GB
Khác	280 MB

Top 100 file lớn nhất

Tab File lớn nhất liệt kê 100 file chiếm dung lượng nhiều nhất:

Cột	Mô tả
Tên file	Click để xem/download
Kích thước	MB
Loại	Image / Video / Doc / PDF / Other
Module	Inbox / CRM / Ticket / ...
Người upload	Nhân viên upload
Ngày upload	Timestamp
Hành động	Tải / Xoá / Pin

Sắp xếp theo kích thước giảm dần — dễ nhận diện video / file PDF nặng để clean.

Mẹo

Lọc file > 50MB chưa được pin → ứng viên xoá đầu tiên. Một video họp Zoom 1h có thể nặng 500MB-2GB.

Cleanup tự động

CNV Work tự xoá file cũ theo quy tắc mặc định (có thể tuỳ chỉnh):

Loại file	Mặc định	Tuỳ chỉnh
Message attachment (chat, inbox)	Xoá sau 6 tháng	1-24 tháng hoặc Không xoá
Avatar version cũ	Xoá sau 30 ngày (giữ bản mới nhất)	—
Recording cuộc gọi	Xoá sau 90 ngày	30-365 ngày
Ticket attachment	Xoá sau 12 tháng sau ticket close	6-36 tháng
Approval attachment	Không xoá (legal hold)	—
Hợp đồng HR	Không xoá	—
Document workspace	Không xoá	—

Pin file để giữ vĩnh viễn

Bất kỳ file nào có thể Pin để loại khỏi cleanup tự động:

Mở file hoặc tin nhắn chứa file
Nhấn icon Ghim (pin)
File được giữ vĩnh viễn

File đã pin hiển thị badge "📌 Pinned" trong file browser.

Trash hold

File bị xoá (manual hoặc auto-cleanup) không xoá hẳn ngay — vào Trash:

Giữ trong Trash 30 ngày
Không tính vào quota workspace trong thời gian này
Có thể Restore trong 30 ngày
Sau 30 ngày tự xoá vĩnh viễn

Vào Trash: Cài đặt > Lưu trữ > tab Thùng rác.

Cấu hình cleanup tuỳ chỉnh

Tab Quy tắc cleanup:

Chọn loại file (VD: Message attachment)
Đổi thời hạn (slider 1-24 tháng) hoặc Không xoá tự động
Tuỳ chọn thêm:
- Giữ file >10MB lâu hơn — file lớn có thể quan trọng
- Loại trừ file đã pin
- Loại trừ file có @mention
Lưu

Lưu ý

Đổi quy tắc chỉ áp dụng từ lần cleanup tiếp theo (chạy hàng tuần). File đã xoá không tự restore.

Nâng cấp gói

Khi gần đầy quota:

Nhấn nút Nâng cấp trên dashboard
So sánh gói + tính giá mới
Thanh toán → quota mới hiệu lực ngay
Không cần migrate data

Có thể downgrade nhưng phải xoá bớt file để dưới quota gói mới trước khi downgrade.

Bring Your Own Storage (BYOS)

Dành cho gói Business trở lên — kết nối S3 bucket riêng của bạn, file mới upload thẳng vào S3, không tính vào quota CNV Work.

Lợi ích

Không giới hạn dung lượng (giới hạn theo S3 plan)
Chi phí thấp với data > 1TB (S3 ~$0.023/GB/tháng vs nâng cấp Enterprise)
Compliance: data nằm trong AWS account của bạn, không qua CNV
Region: chọn region riêng (VD: Asia Pacific Singapore cho khách hàng VN)

Yêu cầu

S3 bucket (hoặc S3-compatible: Wasabi, Backblaze B2, DigitalOcean Spaces, Cloudflare R2, MinIO)
IAM credentials (Access Key + Secret) có quyền: s3:PutObject, s3:GetObject, s3:DeleteObject, s3:ListBucket
CORS configured cho domain https://hub.cnvwork.com

Thiết lập

Vào Cài đặt > Lưu trữ > tab Bring your own storage
Nhấn Kết nối S3
Điền:

Trường	VD	Bắt buộc
Provider	AWS S3 / Wasabi / R2 / MinIO / Custom	Có
Endpoint URL	`https://s3.ap-southeast-1.amazonaws.com`	Có
Region	`ap-southeast-1`	Có
Bucket	`cnv-work-cty-abc`	Có
Access Key ID	`AKIA...`	Có
Secret Access Key	`xxx`	Có
Path prefix	`cnv-work/`	Không
Migrate dữ liệu cũ	Tick để move file hiện tại sang S3	Không

Nhấn Kiểm tra — hệ thống upload + download test file
Nếu OK → Kích hoạt

CORS config mẫu (AWS S3)

json

[
  {
    "AllowedHeaders": ["*"],
    "AllowedMethods": ["GET", "PUT", "POST", "DELETE", "HEAD"],
    "AllowedOrigins": ["https://hub.cnvwork.com"],
    "ExposeHeaders": ["ETag", "x-amz-version-id"],
    "MaxAgeSeconds": 3000
  }
]

IAM policy mẫu (AWS)

json

{
  "Version": "2012-10-17",
  "Statement": [
    {
      "Effect": "Allow",
      "Action": [
        "s3:PutObject",
        "s3:GetObject",
        "s3:DeleteObject"
      ],
      "Resource": "arn:aws:s3:::cnv-work-cty-abc/*"
    },
    {
      "Effect": "Allow",
      "Action": "s3:ListBucket",
      "Resource": "arn:aws:s3:::cnv-work-cty-abc"
    }
  ]
}

Migrate dữ liệu cũ

Khi bật Migrate dữ liệu cũ:

Hệ thống copy mọi file workspace → S3 của bạn (background job)
Tốc độ: ~10 GB/giờ
Email báo khi xong
Sau migrate, quota CNV Work giải phóng tương ứng

Mẹo

Nếu workspace có >100GB, migrate có thể mất 10+ giờ. Bắt đầu vào cuối tuần.

Ngắt BYOS

Tab Bring your own storage > Ngắt kết nối
Chọn:
- Migrate ngược file về CNV Work (nếu còn quota)
- Giữ trên S3 — workspace mất quyền access các file đó qua CNV Work
Xác nhận

Audit log

Tab Lịch sử: log mọi thao tác liên quan dung lượng:

Upload / Download / Delete file >10MB
Cleanup tự động chạy (số file + dung lượng giải phóng)
Nâng cấp / Downgrade gói
Kết nối / Ngắt BYOS

Lưu 90 ngày, export CSV để audit.

Lỗi thường gặp

Lỗi	Nguyên nhân	Xử lý
"Vượt dung lượng" khi upload	Quota đầy	Xoá file lớn / Nâng cấp / Bật BYOS
Cleanup không chạy	Quy tắc disable hoặc đang bug	Xem tab Lịch sử, contact support
BYOS test fail "AccessDenied"	IAM thiếu quyền	Check policy include đủ 4 action
BYOS test fail "CORS"	CORS chưa config	Áp dụng CORS mẫu phía trên
File mất sau restore Trash	Quá 30 ngày	Không khôi phục được, vĩnh viễn

Liên kết liên quan

Vai trò & Phân quyền — ai có quyền cleanup/BYOS
Inbox — nguồn file lớn nhất (message attachment)

Lưu trữ & Dung lượng ​

Truy cập ​

Quota theo gói ​

Tổng quan dashboard ​

Card chính ​

Phân loại file ​

Theo module ​

Top 100 file lớn nhất ​

Cleanup tự động ​

Pin file để giữ vĩnh viễn ​

Trash hold ​

Cấu hình cleanup tuỳ chỉnh ​

Nâng cấp gói ​

Bring Your Own Storage (BYOS) ​

Lợi ích ​

Yêu cầu ​

Thiết lập ​

CORS config mẫu (AWS S3) ​

IAM policy mẫu (AWS) ​

Migrate dữ liệu cũ ​

Ngắt BYOS ​

Audit log ​

Lỗi thường gặp ​

Liên kết liên quan ​