Appearance
Chi tiết task
Trang này tập trung vào đơn vị nhỏ nhất — chính cái task. Bao gồm cách tạo task, cho task xuất hiện ở nhiều dự án (Placements), chia nhỏ thành subtask, giao cho nhiều người cùng làm, thêm trường tuỳ chỉnh và trao đổi qua comment/mention.
Tạo task mới
Có 3 cách tạo task, dùng tuỳ tình huống:
| Cách | Phù hợp khi | Mở từ |
|---|---|---|
| Nút "+ Tạo task" trên toolbar | Tạo task có đầy đủ thông tin | Mọi trang |
| Quick-add ở cuối cột Kanban | Cần ghi nhanh task chưa biết đầy đủ chi tiết | Chế độ Kanban |
| Click ô trống trên Lịch | Biết rõ ngày làm, tiêu đề ngắn | Chế độ Lịch |
Form tạo task đầy đủ có các trường sau:
| Trường | Bắt buộc | Mặc định | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Tiêu đề | ✓ | — | 1 dòng, ngắn gọn |
| Người thực hiện | — | Bạn (người tạo) | Có thể chọn nhiều người |
| Trạng thái | — | Chờ xử lý | Bộ trạng thái phụ thuộc list bạn chọn |
| Ưu tiên | — | Bình thường | 4 mức: Thấp / Bình thường / Cao / Khẩn cấp |
| Hạn | — | trống | Chỉ chọn ngày, không kèm giờ |
| Dự án | — | trống | Mở picker 2 bước: Dự án → List |
| Mô tả | — | trống | Hỗ trợ paste ảnh từ clipboard (Cmd/Ctrl+V) |
Paste ảnh thẳng vào mô tả
Trong ô mô tả: Cmd+V (Mac) hoặc Ctrl+V (Windows) ảnh từ clipboard → hệ thống tự upload và chèn ảnh vào mô tả. Không cần lưu file ra ngoài rồi đính kèm.
4 mức ưu tiên
| Mức | Khi nào dùng |
|---|---|
| 🔴 Khẩn cấp | Phải làm ngay, mọi việc khác dừng |
| 🟠 Cao | Trong ngày hôm nay / sáng mai |
| 🔵 Bình thường | Mặc định cho task thông thường |
| ⚪ Thấp | Khi rảnh thì làm, có cũng được, không cũng được |
Vị trí task (Placements) — 1 task ở nhiều dự án
Đây là tính năng đặc trưng của module Tasks — đặc biệt hữu ích khi 1 việc liên quan tới nhiều bộ phận.
Ví dụ thực tế: task "Soạn báo cáo Q3" thì:
- Cần xuất hiện trên bảng của Phòng Tài chính (vì họ chủ trì)
- Đồng thời xuất hiện trên bảng của Ban Giám đốc (vì sếp cần theo dõi)
- Có thể còn nằm trong dự án "Đóng sổ Q3" liên phòng ban
Thay vì sao chép task 3 lần (rất khó đồng bộ tiến độ), bạn dùng Placements — gắn 1 task vào nhiều "vị trí" (Dự án → List → Trạng thái) khác nhau. Khi cập nhật task ở 1 nơi, cả 3 nơi đều thấy ngay.
📍 Đang xuất hiện ở 3 dự án
Tài chính/Báo cáo Q3/Đang làmBan GĐ/Theo dõi tuần/Chờ xử lýĐóng sổ Q3/Tổng hợp/Đang làm
Cách thêm 1 vị trí:
- Mở task → trong khung Dự án, bấm + Thêm dự án
- Picker 3 bước hiện ra (breadcrumb trên cùng):
- Bước 1 — Chọn dự án: gõ tìm hoặc chọn từ danh sách
- Bước 2 — Chọn list: trong dự án vừa chọn
- Bước 3 — Chọn trạng thái: chọn task này hiện ở trạng thái nào trong list đó
- Bấm chọn → vị trí mới hiện ra dưới dạng chip
Xoá khỏi 1 dự án: hover chip → bấm nút × bên phải. Chỉ gỡ khỏi dự án đó, task vẫn còn ở các dự án khác.
Vẫn tương thích cách dùng cũ
Nếu task chỉ thuộc 1 dự án (95% trường hợp), bạn không cần biết tới Placements — vẫn dùng như bình thường. Placements chỉ "kích hoạt" khi bạn chủ động gắn vào nhiều dự án.
Subtask — chia nhỏ task lớn
1 task lớn có thể có task con (subtask). Subtask có đầy đủ tính năng như task thường: người làm, hạn, trạng thái, mô tả, đính kèm... Khi mọi subtask xong, tiến độ task cha = 100%.
Mở task → khung Nhiệm vụ → bấm + Subtask → gõ tên → Enter.
✓Nhiệm vụ3/5
✓Thiết kế wireframe25/05
✓Duyệt mockup
✓Code HTML/CSSA
Tích hợp animation28/05
Deploy lên staging
Cây phân cấp: subtask cũng có thể có subtask con (đến nhiều cấp). Bấm chevron ► bên trái 1 subtask để mở rộng xem các con của nó. Đường kẻ chữ L kết nối từ cha xuống con giúp dễ nhìn cấp.
Nhóm subtask: ngoài subtask, bạn còn có thể tạo Nhóm — không phải task, chỉ là tiêu đề ngăn để chia 1 list subtask dài thành nhiều phần. Bấm + Nhóm → nhập tên (vd: "Thiết kế", "Phát triển", "Kiểm thử").
% hoàn thành: thanh tiến độ trên cùng tự tính = số subtask đã xong / tổng số (không kể Nhóm).
Người thực hiện — nhiều người cùng làm
1 task có thể giao cho nhiều người cùng làm. Mọi người ngang quyền nhau, không có "chủ trì". Tất cả được hiển thị dưới dạng cụm avatar xếp chồng (overlap).
1 người
AAn
3 người
ABC
5 người (+2)
ABC+2
Thêm / bớt người làm:
- Trên Kanban: click vùng avatar trên card → popup chọn người → tick/bỏ tick
- Trong drawer: click khung "Người thực hiện" → mở picker
- Khi thêm 1 người làm mới, hệ thống tự thêm họ vào danh sách Followers để họ nhận thông báo
Bấm giờ riêng theo người: mỗi người làm có timer riêng. Mở task → bấm ▶ Bắt đầu → timer chạy. Bấm ⏸ Tạm dừng để dừng. Tổng giờ thực tế (actual_seconds) tự cộng dồn.
Trạng thái cá nhân: mỗi người làm có "trạng thái riêng" — bạn có thể đã hoàn thành phần của mình (✓ check tròn xanh) nhưng task vẫn chưa Done vì còn người khác chưa xong.
Custom field — thông tin riêng cho dự án
Mỗi dự án có thể có trường tuỳ chỉnh riêng để theo dõi dữ liệu đặc thù mà task mặc định không có. Ví dụ:
- Dự án Sale: thêm trường "Khu vực", "Giá trị deal"
- Dự án Dev: thêm trường "Branch git", "Số story point"
- Dự án Marketing: thêm trường "Kênh truyền thông", "Ngân sách"
Mở panel cài đặt dự án → Trường tùy chỉnh → + Thêm trường.
Có 4 loại trường:
| Loại | Dùng cho | Ví dụ |
|---|---|---|
| Văn bản | Ghi chú ngắn | Branch git, mã đơn hàng |
| Số | Giá trị có thể tính tổng | Story point, giá trị |
| Ngày | Cột mốc thời gian phụ | Ngày chốt deal, ngày demo |
| Lựa chọn | Bộ giá trị cố định | Khu vực (Bắc/Trung/Nam), Kênh (FB/Google/Email) |
Trường tuỳ chỉnh hiện ngay trong drawer task để bạn nhập / chỉnh sửa. Khi xoá 1 trường, dữ liệu trên các task cũ vẫn được giữ (không bị mất), chỉ là không còn hiển thị nữa.
Comment, Mention và file đính kèm
Bên phải drawer task là luồng bình luận. Mọi cập nhật, comment, file upload đều xếp theo thời gian.
- Gõ comment thường, paste ảnh từ clipboard để chèn ảnh
- Gõ @tên để mention 1 người → người đó nhận thông báo
- Click file đính kèm có sẵn để mở
- Tab Tệp đính kèm ở khung chính: kéo thả file vào để upload, hoặc bấm nút Upload
Theo dõi mà không cần làm
Bạn không phải người làm nhưng vẫn muốn biết task có cập nhật gì? Bấm "Theo dõi" — bạn vào danh sách Followers. Cứ task có comment / đổi trạng thái / đổi hạn → bạn nhận noti.
Tiếp theo: Tính năng nâng cao → · Quay lại: Dự án & Hình nền