Tích hợp Google

Tích hợp Google cho phép workspace kết nối Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets) để: tạo Google Docs/Sheets ngay từ CRM (báo giá, hợp đồng, biên bản), lưu file vào folder workspace trên Drive, và embed Google Doc trực tiếp vào trang chi tiết Deal / Approval.

Truy cập

Vào menu Cài đặt > Tích hợp > Google, hoặc truy cập trực tiếp https://hub.cnvwork.com/settings/integrations/google.

Lưu ý

Chỉ vai trò Owner mới có quyền connect Google. Sau khi connect, tất cả thành viên workspace có thể dùng (theo quyền module).

Tính năng

Tính năng	Mô tả
Tạo Google Doc từ CRM	1 click tạo Doc mới từ template, auto-fill data deal/contact
Tạo Google Sheet	Tạo Sheet báo cáo, export deal/lead vào Sheet
Lưu Drive folder workspace	Mọi file tạo từ CNV Work vào folder cấu hình sẵn
Embed Google Doc	Hiển thị Doc inline trong trang Deal / Approval
Comment 2 chiều	Comment trên Google Doc đồng bộ vào timeline CRM
Quyền tự động	Share Doc với members có quyền xem deal

Tổng quan luồng

Connect Google (Workspace owner)

Bước 1: Chuẩn bị tài khoản

Mẹo

Nên dùng tài khoản Google Workspace của công ty (VD: admin@cty.vn), không phải Gmail cá nhân, để:

• File không mất khi nhân viên nghỉ việc
• Có quota Drive lớn hơn
• Có shared drive
• Dễ audit

Bước 2: Đăng nhập + cấp quyền Google

1. Vào Cài đặt > Tích hợp > Google
2. Nhấn Kết nối Google
3. Trình duyệt mở cửa sổ đăng nhập Google
4. Đăng nhập tài khoản Google
5. Cho phép CNV Work truy cập Google Docs, Sheets, Drive (để tạo và lưu file)
6. Xác nhận → trình duyệt quay lại CNV Work với trạng thái Đã kết nối

Bước 3: Cấu hình folder

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Root folder	Folder Drive lưu mọi file CNV Work	Có
CRM folder	Subfolder cho báo giá, hợp đồng	Có
Approval folder	Subfolder cho đơn duyệt	Có
Recording folder	Subfolder cho ghi âm CNV Call	Tuỳ chọn
Auto-create subfolder theo công ty	Tự tạo /CRM/Acme Corp/, /CRM/Vinamilk/	Mặc định bật

Nhấn Lưu.

Bước 4: Quyền chia sẻ file

Cấu hình cách CNV Work tự chia sẻ file mới:

• Chỉ chủ sở hữu deal — chỉ người tạo có quyền
• Chủ sở hữu + người theo dõi deal — owner và những người follow
• Tất cả thành viên có quyền xem deal (khuyến nghị)
• Tuỳ chỉnh — chỉ định email cụ thể

Tạo Google Doc từ template

Bước 1: Tạo template trên Google Docs

1. Vào Google Docs → Tạo doc mới
2. Trình bày nội dung (logo, layout, định dạng)
3. Chèn placeholder dạng {{ten_truong}} ở vị trí cần điền dữ liệu
4. Chia sẻ doc với tài khoản đã connect (Editor)

Bước 2: Đăng ký template trong CNV Work

1. Vào Cài đặt > Tích hợp > Google > tab Templates
2. Nhấn + Thêm template
3. Điền:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên template	"Mẫu báo giá 2026"	Có
Loại	Báo giá / Hợp đồng / Biên bản / Khác	Có
URL Google Doc template	https://docs.google.com/document/d/abc123	Có
Mô tả	Ghi chú	Không
Mặc định cho loại này	Tick nếu là mẫu chính	Không
Áp dụng cho	Module nào dùng (CRM Deal, Approval, ...)	Có

4. Nhấn Lưu → hệ thống scan placeholder và list ra để bạn xác nhận đã cover đủ

Bước 3: Placeholder hỗ trợ

Trường chung

Placeholder	Mô tả
{{ngay_tao}}	Ngày tạo doc
{{ma_tai_lieu}}	Mã số tự sinh
{{nguoi_tao}}	Tên user tạo
{{workspace_ten}}	Tên workspace
{{workspace_logo}}	Logo (auto-insert image)

Trường khách hàng

Placeholder	Mô tả
{{ten_cong_ty}}	Tên công ty
{{dia_chi_cong_ty}}	Địa chỉ
{{ma_so_thue}}	MST
{{nguoi_lien_he}}	Người liên hệ
{{email_lien_he}}	Email
{{sdt_lien_he}}	SĐT

Trường deal / báo giá

Placeholder	Mô tả
{{ten_deal}}	Tên deal
{{gia_tri_deal}}	Giá trị (format số)
{{ma_bao_gia}}	Mã báo giá
{{danh_sach_san_pham}}	Bảng sản phẩm (auto-render table)
{{tam_tinh}}	Tổng trước thuế
{{thue_vat}}	Tổng VAT
{{giam_gia}}	Tổng giảm giá
{{tong_cong}}	Tổng thanh toán
{{dieu_khoan}}	Điều khoản thanh toán
{{hieu_luc_den}}	Ngày hết hạn

Trường hợp đồng HR

Placeholder	Mô tả
{{ten_nhan_vien}}	Họ tên
{{chuc_vu}}	Chức danh
{{phong_ban}}	Phòng ban
{{luong_co_ban}}	Lương cơ bản
{{ngay_bat_dau}}	Ngày bắt đầu HĐ
{{ngay_ket_thuc}}	Ngày kết thúc HĐ

Sử dụng

Tạo báo giá từ deal

1. Mở chi tiết deal
2. Nhấn Tạo báo giá > chọn template
3. CNV Work:
   • Copy template Doc
   • Đổi tên: {ma_bao_gia} - {ten_cong_ty}
   • Replace placeholder bằng data deal/company
   • Lưu vào folder /CRM/{Tên công ty}/
   • Share theo policy đã cấu hình
4. Doc mở trong tab mới
5. Tab Tài liệu trong deal hiển thị link Doc

Embed Doc vào deal page

1. Tại chi tiết deal > tab Tài liệu
2. Nhấn Embed Doc
3. Paste URL Google Doc
4. Doc hiển thị inline trong tab — chỉnh sửa trực tiếp không cần mở tab mới

Tạo Sheet báo cáo

1. Vào Báo cáo > CRM > Export Sheet
2. Chọn template Sheet (cấu hình tương tự Doc) hoặc tạo Sheet mới rỗng
3. Chọn data + filter
4. Nhấn Export → Sheet mới được tạo, fill data
5. Mở Sheet để xem/chia sẻ

Tạo biên bản họp từ Approval

1. Mở Approval đã duyệt
2. Nhấn Tạo biên bản
3. Chọn template biên bản
4. Doc tạo ra với data approval, gắn link vào timeline approval

Comment 2 chiều

Khi member comment trên Google Doc → comment đồng bộ về timeline deal sau 30-60 giây:

[Timeline deal "Acme Corp - Gói Pro"]
14:25 — Nguyễn Văn A comment trên báo giá:
  "Tăng giảm giá thêm 5% để chốt"
14:30 — Trần Thị B reply:
  "OK, đã update v2"

Reply trong timeline → đẩy ngược về Google Doc comment.

Mẹo

Comment với @mention email nhân viên → CNV Work bắn notification.

Quản lý templates

Danh sách

Cột	Mô tả
Tên	Tên template
Loại	Báo giá / Hợp đồng / ...
Mặc định	Badge "Default" nếu là mẫu mặc định
Lần dùng cuối	Timestamp
Số lần dùng	Đếm tổng số doc tạo từ template
Hành động	Edit / Disable / Xoá

Chỉnh sửa template

• Sửa layout: vào Google Doc, edit trực tiếp
• Sửa metadata (tên, loại, default): trong CNV Work
• Nhấn Re-scan placeholder sau khi đổi placeholder trong Doc

Disable template

Tạm ẩn template không xuất hiện khi chọn template tạo doc, nhưng không xoá metadata. Có thể bật lại sau.

Quản lý kết nối

Kiểm tra kết nối

Phía trên trang Tích hợp hiển thị trạng thái:

• Đã kết nối (xanh) + email tài khoản
• Cần đăng nhập lại (vàng) — nhấn Làm mới
• Lỗi kết nối (đỏ) — kèm mô tả lỗi

Nhấn Kiểm tra để test kết nối ngay.

Ngắt kết nối

1. Vào Cài đặt > Tích hợp > Google
2. Nhấn Ngắt kết nối
3. Chọn:
   • Giữ file trên Drive — chỉ ngắt connect, file vẫn nguyên
   • Xoá link trong CNV Work — gỡ link từ deal/approval (không xoá file Drive)
4. Xác nhận

Lỗi thường gặp

Lỗi	Nguyên nhân	Xử lý
"Không truy cập được template"	Doc chưa share với tài khoản đã kết nối	Share Doc với tài khoản đó, quyền Editor
"Placeholder không thay thế"	Sai cú pháp (thiếu {{ }})	Kiểm tra đúng dạng {{ten_truong}}
"Vượt dung lượng"	Drive đầy	Dọn dẹp Drive hoặc nâng gói Google Workspace
"Cần đăng nhập lại Google"	Phiên kết nối hết hạn / bị huỷ	Vào CNV Work nhấn Kết nối lại
Comment không đồng bộ	Có độ trễ vài phút	Đợi 1–2 phút hoặc reload
File tạo sai folder	Folder cấu hình bị xoá / đổi tên	Cập nhật lại folder trong Cài đặt

Liên kết liên quan

• Email Templates — template email gửi báo giá kèm link Doc
• CRM Deals — tạo báo giá từ deal
• Tích hợp CNV Call — recording cũng upload Drive folder
• Lưu trữ — Drive file không tính vào quota CNV Work