Quản lý thanh toán ​

Module Thanh toán giúp ghi nhận, đối chiếu và theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng.

Truy cập ​

Vào menu CRM > Thanh toán trên thanh sidebar.

Danh sách thanh toán ​

Tìm kiếm và lọc ​

• Tìm kiếm: Mã thanh toán, mã đơn bán hàng, tên khách hàng
• Lọc trạng thái: Chờ duyệt / Đã duyệt / Đã kích hoạt / Từ chối
• Lọc phương thức: Chuyển khoản / Tiền mặt / Thẻ
• Lọc thời gian: Khoảng thời gian thanh toán

Ghi nhận thanh toán ​

Cách 1: Từ đơn bán hàng ​

1. Tại chi tiết đơn bán hàng, nhấn Ghi nhận thanh toán
2. Thông tin đơn bán hàng được tự động điền

Cách 2: Từ trang thanh toán ​

1. Nhấn Tạo thanh toán trên trang danh sách
2. Điền thông tin:

3. Nhấn Lưu

Quy trình duyệt thanh toán ​

Bước 1: Ghi nhận (Sales) ​

1. Sales ghi nhận thanh toán khi nhận được thông báo từ khách hàng
2. Thanh toán ở trạng thái Chờ duyệt

Bước 2: Duyệt (Kế toán/Manager) ​

1. Kế toán vào danh sách, lọc Chờ duyệt
2. Nhấn vào thanh toán để xem chi tiết
3. Đối chiếu với số liệu ngân hàng
4. Chọn hành động:
   • Duyệt: Xác nhận đã nhận tiền
   • Từ chối: Không xác nhận được, kèm lý do

Bước 3: Kích hoạt (Kế toán/Admin) ​

Sau khi duyệt, thanh toán cần được kích hoạt để có hiệu lực:

1. Tại chi tiết thanh toán đã duyệt
2. Nhấn Kích hoạt
3. Hệ thống tự động:
   • Cập nhật số tiền đã thu trên đơn bán hàng
   • Chuyển trạng thái đơn bán hàng (nếu đã thu đủ)
   • Ghi nhận vào báo cáo doanh thu

Trạng thái thanh toán ​

Thanh toán một phần ​

Khi khách hàng thanh toán theo đợt:

1. Ghi nhận từng lần thanh toán riêng biệt
2. Hệ thống tự động tính tổng số đã thu
3. Khi tổng = giá trị đơn bán hàng, đơn bán hàng chuyển trạng thái "Đã thanh toán"

Ví dụ đơn bán hàng 100 triệu:

• Đợt 1: Ghi nhận 50 triệu -> đơn bán hàng "Thanh toán một phần"
• Đợt 2: Ghi nhận 30 triệu -> Vẫn "Thanh toán một phần"
• Đợt 3: Ghi nhận 20 triệu -> đơn bán hàng "Đã thanh toán"

Đối chiếu thanh toán ​

Đối chiếu theo đơn bán hàng ​

1. Tại chi tiết đơn bán hàng
2. Xem phần Lịch sử thanh toán
3. So sánh tổng đã thu với giá trị đơn bán hàng

Đối chiếu tổng hợp ​

1. Tại trang danh sách thanh toán
2. Lọc theo khoảng thời gian
3. Xuất Excel để đối chiếu với số liệu ngân hàng

Hủy thanh toán ​

Chỉ có thể hủy thanh toán chưa kích hoạt:

1. Vào chi tiết thanh toán
2. Nhấn Hành động > Hủy
3. Nhập lý do hủy
4. Xác nhận

Báo cáo thanh toán ​

1. Tại trang danh sách, nhấn Báo cáo
2. Chọn loại báo cáo:
   • Theo thời gian: Tổng thu theo ngày/tuần/tháng
   • Theo khách hàng: Tổng thu theo từng khách hàng
   • Theo phương thức: Tổng thu theo phương thức thanh toán
3. Xuất Excel để phân tích chi tiết