Email Templates

Email Templates cho phép workspace tạo và quản lý mẫu email với subject + body HTML, hỗ trợ placeholder {{customer_name}}, {{deal_name}}... Dùng trong CRM (gửi báo giá), Marketing (gửi campaign), Approval (thông báo kết quả), HR (thông báo nghỉ phép). Có chức năng preview email với data thật trước khi gửi để tránh sai sót.

Truy cập

Vào menu Cài đặt > Email Templates, hoặc truy cập trực tiếp https://hub.cnvwork.com/settings/email-templates.

Lưu ý

Chỉ Owner và Admin mới tạo / sửa được template. Member sử dụng được template nhưng không sửa được.

Khi nào dùng

Use case	Module gọi template
Gửi báo giá kèm link Google Doc	CRM Deal > Gửi báo giá
Gửi hoá đơn cho khách	CRM Invoice > Gửi hoá đơn
Nhắc thanh toán quá hạn	CRM Invoice tự động (cron)
Gửi email cảm ơn sau ticket close	Ticket > Đóng ticket
Welcome email khi tạo workspace member	Settings > Mời thành viên
Thông báo phê duyệt nghỉ phép	HR Leave > Duyệt
Email marketing chiến dịch	Marketing > Campaign
Thông báo lead mới đến sales	CRM Lead > Auto-assign

Danh sách template

Cột	Mô tả
Tên template	Tên nội bộ
Loại	Báo giá / Hoá đơn / Marketing / HR / System
Subject	Tiêu đề email
Người gửi mặc định	Email From
Trạng thái	Active / Paused
Lần sử dụng cuối	Timestamp
Tổng lần gửi	Đếm tổng số email gửi đi từ template

Tạo template mới

1. Nhấn + Tạo template
2. Điền thông tin:

Thông tin cơ bản

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên template	Tên nội bộ (VD: "Gửi báo giá v2")	Có
Loại	Phân loại để filter	Có
Subject	Tiêu đề email (hỗ trợ placeholder)	Có
From name	Tên hiển thị người gửi	Không
From email	Email gửi (phải verify domain)	Có
Reply-to	Email nhận phản hồi	Không
BCC	Email auto BCC mọi gửi	Không

Body content

Trình soạn thảo WYSIWYG hỗ trợ:

• Định dạng: Bold, italic, underline, color, font size
• Layout: Heading, paragraph, blockquote
• List: Bullet, numbered
• Table: Insert table với row/column tuỳ chỉnh
• Image: Insert từ URL hoặc upload (lưu CDN workspace)
• Link: Hyperlink + button-style link
• HTML source: Toggle sang chế độ HTML raw nếu cần custom
• Placeholder: Picker chèn {{ten_truong}} từ dropdown

Mobile preview

Tab Mobile preview xem email trên màn 375px (iPhone). Đảm bảo responsive tốt vì >60% email mở trên mobile.

3. Nhấn Lưu

Placeholder

Cú pháp {{ten_truong}} (snake_case, tiếng Việt không dấu).

Trường chung

Placeholder	Mô tả	VD output
{{customer_name}}	Tên người nhận	"Nguyễn Văn A"
{{customer_email}}	Email người nhận	"anguyen@cty.vn"
{{company_name}}	Công ty khách hàng	"Acme Corp"
{{today}}	Ngày hiện tại	"26/05/2026"
{{sender_name}}	Tên user gửi	"Trần Thị B"
{{sender_email}}	Email user gửi	"tran@cty.vn"
{{sender_phone}}	SĐT user gửi	"0901234567"
{{workspace_name}}	Tên workspace	"Công ty TNHH Acme VN"
&#123;&#123;workspace_logo&#125;&#125;	Logo (auto <img>)	(image tag)
&#123;&#123;workspace_signature&#125;&#125;	Chữ ký mặc định	(HTML block)

Trường CRM Deal / Báo giá

Placeholder	Mô tả
{{deal_name}}	Tên deal
{{deal_amount}}	Giá trị deal (format VND)
{{quotation_code}}	Mã báo giá
{{quotation_total}}	Tổng tiền
{{quotation_valid_until}}	Hạn hiệu lực
{{quotation_link}}	URL xem báo giá online
{{quotation_pdf_link}}	URL tải PDF

Trường Hoá đơn

Placeholder	Mô tả
{{invoice_code}}	Mã hoá đơn
{{invoice_total}}	Tổng tiền
{{invoice_paid}}	Đã thanh toán
{{invoice_due}}	Còn nợ
{{invoice_due_date}}	Hạn thanh toán
{{invoice_overdue_days}}	Số ngày quá hạn
{{invoice_link}}	URL xem hoá đơn
{{payment_link}}	URL thanh toán online

Trường Ticket

Placeholder	Mô tả
{{ticket_code}}	Mã ticket (VD: TC-123)
{{ticket_title}}	Tiêu đề
{{ticket_status}}	Trạng thái
{{ticket_assignee}}	Người phụ trách
{{ticket_link}}	URL chi tiết

Trường HR

Placeholder	Mô tả
{{employee_name}}	Tên nhân viên
{{employee_code}}	Mã NV
{{leave_type}}	Loại nghỉ phép
{{leave_from}}	Ngày bắt đầu nghỉ
{{leave_to}}	Ngày kết thúc nghỉ
{{leave_days}}	Số ngày
{{leave_status}}	Trạng thái duyệt
{{approver_name}}	Tên người duyệt

Trường Approval

Placeholder	Mô tả
{{approval_code}}	Mã đơn
{{approval_title}}	Tiêu đề đơn
{{approval_status}}	Trạng thái
{{approval_link}}	URL chi tiết
{{approver_comment}}	Nhận xét người duyệt

Preview với data thật

Mẹo quan trọng

Luôn preview với data thật trước khi gửi — placeholder sai cú pháp hoặc data null sẽ hiện {{customer_name}} nguyên xi trong email, gửi đi rất kém chuyên nghiệp.

Trong trình soạn thảo:

1. Nhấn Preview
2. Chọn record mẫu (VD: chọn 1 deal có sẵn để preview template báo giá)
3. Preview hiển thị 2 cột:
   • Desktop (600px width)
   • Mobile (375px width)
4. Validate placeholder:
   • Xanh: replace thành công
   • Đỏ: data null hoặc placeholder không tồn tại
5. Test send: nhấn Gửi test → nhập email → CNV Work gửi email mẫu tới email đó

Ví dụ template

Template 1: Gửi báo giá

Tiêu đề: Báo giá {{quotation_code}} - {{workspace_name}}

Nội dung (tóm tắt):

Kính gửi anh/chị {{customer_name}},

{{sender_name}} từ {{workspace_name}} xin gửi báo giá theo yêu cầu:

• Mã báo giá: {{quotation_code}}
• Tổng giá trị: {{quotation_total}}
• Hiệu lực đến: {{quotation_valid_until}}

[Nút Xem báo giá online] — link tới {{quotation_link}} Hoặc tải PDF: {{quotation_pdf_link}}

Liên hệ: {{sender_name}} – {{sender_phone}} – {{sender_email}}

Trân trọng, {{workspace_signature}}

Template 2: Nhắc thanh toán quá hạn

Tiêu đề: [Nhắc] Hoá đơn {{invoice_code}} đã quá hạn {{invoice_overdue_days}} ngày

Nội dung (tóm tắt):

Kính gửi {{customer_name}},

Hoá đơn dưới đây đang quá hạn {{invoice_overdue_days}} ngày:

• Mã hoá đơn: {{invoice_code}}
• Tổng tiền: {{invoice_total}}
• Đã thanh toán: {{invoice_paid}}
• Còn nợ: {{invoice_due}}
• Hạn thanh toán: {{invoice_due_date}}

[Nút Thanh toán ngay] — link {{payment_link}}

Nếu đã thanh toán, vui lòng bỏ qua email này.

Template 3: Duyệt đơn nghỉ phép

Tiêu đề: Đơn nghỉ phép {{leave_type}} đã được {{leave_status}}

Nội dung (tóm tắt):

Chào {{employee_name}},

Đơn nghỉ phép của bạn đã được {{leave_status}}:

• Loại nghỉ: {{leave_type}}
• Từ ngày: {{leave_from}} đến {{leave_to}} ({{leave_days}} ngày)
• Người duyệt: {{approver_name}}

Chúc bạn có kỳ nghỉ vui vẻ.

Sử dụng template

Gửi thủ công

1. Mở chi tiết deal/invoice/ticket
2. Nhấn Gửi email
3. Chọn template từ dropdown (chỉ hiện template active + match loại)
4. Preview email với data thực
5. Chỉnh sửa nội dung nếu cần (1 lần, không sửa template gốc)
6. Add CC/BCC nếu cần
7. Nhấn Gửi

Gửi tự động

Một số trigger có sẵn:

Trigger	Template áp dụng	Người nhận
Báo giá được duyệt	"Gửi báo giá"	Contact deal
Hoá đơn phát hành	"Gửi hoá đơn"	Contact công ty
Hoá đơn quá hạn 7 ngày	"Nhắc thanh toán"	Contact công ty
Hoá đơn quá hạn 30 ngày	"Nhắc thanh toán urgent"	Contact + CC accountant
Ticket close	"Cảm ơn sau ticket"	Khách hàng
Approval duyệt	"Thông báo approval"	Người tạo đơn
Lead mới (auto-assign)	"Welcome lead"	Lead email

Cấu hình tại Cài đặt > Email Templates > tab Automation.

Marketing campaign

Module Marketing dùng template để gửi hàng loạt:

1. Vào Marketing > Campaign > Tạo campaign
2. Chọn template
3. Chọn segment (danh sách contact)
4. Schedule gửi
5. Theo dõi open rate, click rate trong report

Xác minh domain gửi

Để email không bị vào spam, bạn cần xác minh domain (tên miền) công ty:

1. Vào Cài đặt > Email Templates > tab Domain
2. Thêm domain công ty (ví dụ: cty.vn)
3. CNV Work hiển thị 3 bản ghi DNS cần thêm vào nhà cung cấp tên miền (Cloudflare, Route53...)
4. Đưa cho bộ phận IT / quản trị tên miền thêm các bản ghi này
5. Nhấn Xác minh → CNV Work tự kiểm tra (có thể mất tối đa 48 giờ để DNS lan truyền)

Khi xác minh xong, badge xanh Đã xác minh hiển thị cạnh domain. Từ đó bạn có thể gửi email với địa chỉ bất-kỳ@cty.vn.

Quan trọng

Nếu không xác minh domain, email sẽ gửi từ địa chỉ mặc định noreply@cnvwork.com — vẫn gửi được nhưng thương hiệu yếu và dễ vào spam.

Báo cáo gửi email

Tab Statistics mỗi template hiển thị:

Chỉ số	Mô tả
Sent	Số email đã gửi
Delivered	Số email tới hộp thư (không bounce)
Opened	Số email được mở (tracking pixel)
Clicked	Số email có click link
Bounced	Số email bounce (email sai, hộp thư đầy)
Spam	Số email user mark là spam
Unsubscribed	Số user huỷ đăng ký (chỉ marketing)

Filter theo khoảng thời gian. Export CSV.

Quản lý template

Chỉnh sửa

1. Nhấn vào template
2. Sửa nội dung
3. Lưu → version mới, version cũ vẫn lưu lịch sử

Version history

Tab History mỗi template: xem mọi version đã save + revert nếu cần.

Pause / Resume

• Pause: template không xuất hiện trong dropdown chọn gửi
• Resume: bật lại

Xoá template

Chỉ xoá được nếu chưa từng gửi. Đã có lịch sử gửi → chỉ Pause được.

Best practice

Khuyến nghị

1. Preview với data thật mỗi lần edit
2. Verify domain trước khi gửi production
3. Mobile responsive: test trên màn 375px
4. Subject ngắn (< 50 ký tự) + có placeholder cá nhân hoá
5. CTA rõ ràng: 1 nút chính, màu nổi bật
6. Unsubscribe link cho mọi email marketing (luật pháp)
7. Plain text fallback: nhiều client (Outlook) hiển thị plain text
8. Test gửi từ template trước khi automation bật

Lỗi thường gặp

Lỗi	Nguyên nhân	Xử lý
Placeholder hiện nguyên trong email	Sai cú pháp hoặc field không tồn tại	Validate trong preview, check tên trường
Email vào spam	Domain chưa verify	Verify SPF/DKIM/DMARC
Bounce rate cao (>5%)	List email cũ/sai	Cleanup list, dùng email validation
Image không hiển thị	Image URL không HTTPS	Upload vào CDN workspace, dùng URL HTTPS
Open rate 0%	Email client block tracking pixel	Bình thường với Apple Mail, Gmail Promotions tab

Liên kết liên quan

• Tích hợp Google — link Google Doc trong email body
• CRM Deals — gửi báo giá kèm template
• Marketing — campaign email hàng loạt