Quản lý Subscription (Gói đăng ký)

Module Subscription quản lý toàn bộ vòng đời gói đăng ký sản phẩm/dịch vụ của khách hàng — từ khi kích hoạt đến gia hạn, tạm ngưng hay hủy bỏ.

Truy cập

Vào menu CRM > Subscriptions trên thanh sidebar.

Tổng quan giao diện

Trang Subscriptions có 3 tab:

Tab	Mô tả
Danh sách	Xem tất cả subscription, lọc theo trạng thái, chu kỳ
Cần gia hạn	Subscription sắp hết hạn, gom theo công ty — tạo Deal + Task gia hạn
Đã huỷ gia hạn	Subscription đã huỷ gia hạn — có thể khôi phục

Tab: Danh sách

Các cột hiển thị

Cột	Mô tả
Tên	Tên gói đăng ký
Trạng thái	Trạng thái hiện tại
Khách hàng	Tên công ty
Sản phẩm	Sản phẩm/dịch vụ
Số tiền	Giá trị mỗi kỳ thanh toán
Chu kỳ	Hàng tháng / Hàng quý / 6 tháng / Hàng năm
Bắt đầu	Ngày bắt đầu sử dụng
Hết hạn	Ngày hết hạn (tô đỏ nếu đã qua)
Gia hạn tiếp	Ngày thanh toán tiếp theo
Tự gia hạn	Có / Không

Tìm kiếm và lọc

Tìm kiếm: Nhập tên subscription, tên công ty, tên sản phẩm
Lọc trạng thái: Hoạt động / Chờ gia hạn / Quá hạn / Dùng thử / Tạm dừng / Tạm ngưng / Đã hủy
Lọc chu kỳ: Hàng tháng / Hàng quý / 6 tháng / Hàng năm

Thao tác nhanh

Đưa chuột vào dòng subscription để hiện các nút thao tác:

Thao tác	Trạng thái áp dụng	Mô tả
Tạm dừng	Hoạt động	Tạm ngừng dịch vụ
Hủy	Hoạt động	Hủy vĩnh viễn (yêu cầu nhập lý do)
Tạo đơn bán hàng	Hoạt động	Tạo đơn bán hàng thanh toán kỳ tiếp
Tiếp tục	Tạm dừng / Tạm ngưng	Kích hoạt lại dịch vụ
Kích hoạt	Dùng thử	Chuyển sang trạng thái hoạt động

Tab: Cần gia hạn

Hiển thị tất cả subscription sắp hết hạn, gom theo công ty để tiện xử lý.

Giao diện

Mỗi công ty hiển thị dạng thẻ (card) có thể mở rộng/thu gọn:

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│  🏢 Công ty ABC                           20,000,000 đ  │
│  3 sản phẩm · Hết hạn sớm nhất: 15/05/2026 · Còn 31 ngày│
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│  ☑ Chọn tất cả (3)                 Đã chọn 3 · 20 triệu│
│  ──────────────────────────────────────────────────────  │
│  ☑ ByteDATA Pro          Hàng năm · Hết hạn 15/05   [12,000,000]│
│  ☑ ByteHRM Basic         Hàng năm · Hết hạn 15/05    [5,000,000]│
│  ☑ ByteChat              Hàng năm · Hết hạn 20/05    [3,000,000]│
│  ──────────────────────────────────────────────────────  │
│  Xem công ty · Huỷ gia hạn toàn bộ   [Tạo deal gia hạn]│
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

Quy trình gia hạn

Bước 1: Chọn sản phẩm và giá

Vào tab Cần gia hạn
Đánh dấu (checkbox) các sản phẩm khách muốn gia hạn
Sửa giá trực tiếp nếu cần thương lượng (nhấn vào ô giá bên phải)

Mẹo

Giá gia hạn mặc định lấy từ giá sản phẩm hoặc giá subscription hiện tại. Sản phẩm hiện giá 0 (miễn phí/tặng kèm) sẽ hiện ô viền đỏ nhắc nhập giá nếu cần.

Bước 2: Tạo Deal + Task gia hạn

Nhấn nút Tạo deal gia hạn ở cuối thẻ công ty
Popup hiện lên với 2 tùy chọn:

┌──────────────────────────────────────┐
│  Tạo gia hạn                        │
│  Công ty ABC — 3 sản phẩm           │
│                                      │
│  ☑ Tạo Deal gia hạn                 │
│    Deal trong pipeline "Gia hạn"     │
│    → theo dõi trên Kanban            │
│                                      │
│  ☑ Tạo Task theo dõi                │
│    Task + 6 subtasks cho AM          │
│    → checklist từng bước             │
│                                      │
│              [Huỷ]  [Tạo gia hạn]   │
└──────────────────────────────────────┘

Chọn tạo Deal, Task, hoặc cả hai, nhấn Tạo gia hạn
Hệ thống tự động mở chi tiết Deal vừa tạo

Giải thích 2 tùy chọn

Deal gia hạn: Tạo deal trong pipeline "Gia hạn Subscription" — AM kéo deal qua các giai đoạn (Liên hệ KH → Xác nhận → Gửi HĐ → Chờ TT → Won/Lost). Khi deal Won → tự tạo đơn bán hàng gia hạn.
Task theo dõi: Tạo task + 6 subtasks chi tiết (liên hệ KH, xác nhận SP, thương lượng, gửi HĐ, theo dõi TT, hoàn tất). Giúp AM không bỏ sót bước nào.
Khuyến khích chọn cả hai để vừa track trên pipeline vừa có checklist.

Bước 3: Xử lý Deal trong pipeline

Sau khi tạo, deal hiện trong pipeline Gia hạn Subscription (xem tại CRM > Deals > chọn pipeline "Gia hạn"):

Giai đoạn	Mô tả
Liên hệ khách hàng	AM liên hệ khách hỏi nhu cầu gia hạn
Xác nhận nhu cầu	Khách xác nhận SP muốn gia hạn
Gửi đơn bán hàng	Tạo và gửi đơn bán hàng cho khách
Chờ thanh toán	Đợi khách chuyển khoản
Đã gia hạn (Won)	Đã thanh toán → tự tạo Invoice + auto extend
Không gia hạn (Lost)	Khách từ chối → đánh dấu not_renewed

Bước 4: Thanh toán → tự động gia hạn

Khi deal chuyển Won:

Hệ thống tự tạo đơn bán hàng gia hạn (invoice_type = renewal)
Khi đơn bán hàng được thanh toán → hệ thống tự động:
- Cộng thêm 1 chu kỳ vào ngày hết hạn
- Chuyển subscription về Hoạt động
- Ghi nhận lịch sử gia hạn

Nút thay đổi sau khi tạo

Trạng thái	Nút	Màu
Chưa tạo deal	"Tạo deal gia hạn (N SP · X đ)"	Xanh dương
Đã tạo deal	"Xem deal gia hạn"	Xanh lá

Ví dụ minh họa

Công ty ABC có 3 subscription hết hạn ngày 15/05:

ByteDATA Pro: 12 triệu/năm
ByteHRM: 5 triệu/năm
ByteChat: 3 triệu/năm

Khách quyết định gia hạn ByteDATA + ByteHRM, không gia hạn ByteChat.

AM chọn 2 sản phẩm, bỏ chọn ByteChat
Nhấn "Tạo deal gia hạn" → popup → tích cả Deal + Task → Tạo gia hạn
Mở deal detail → AM kéo deal qua pipeline
ByteChat → nhấn nút ✕ huỷ gia hạn (có popup xác nhận)
Deal Won → auto tạo Invoice 17 triệu
Khách thanh toán → ByteDATA + ByteHRM tự gia hạn đến 15/05/2027

Huỷ gia hạn

Hai cách huỷ gia hạn:

Cách	Mô tả
Huỷ từng sản phẩm	Nhấn nút ✕ bên cạnh sản phẩm → popup xác nhận
Huỷ toàn bộ	Nhấn nút "Huỷ gia hạn toàn bộ" ở footer → popup xác nhận → huỷ tất cả SP của công ty

Lưu ý

Khi công ty chỉ còn 1 sản phẩm chưa huỷ mà bấm huỷ → hệ thống tự huỷ hết (vì là SP cuối cùng)
Tất cả huỷ gia hạn đều có popup xác nhận trước khi thực hiện
Đã huỷ vẫn có thể khôi phục ở tab "Đã huỷ gia hạn"

Tab: Đã huỷ gia hạn

Danh sách tất cả subscription đã bị huỷ gia hạn — có thể khôi phục.

Tính năng

Tính năng	Mô tả
Tìm kiếm	Tìm theo tên subscription hoặc tên công ty
Khôi phục 1	Nút "Khôi phục" trên từng dòng → popup xác nhận → quay lại tab "Cần gia hạn"
Khôi phục hàng loạt	Checkbox chọn nhiều → nút "Khôi phục N đã chọn" → popup xác nhận
Thông tin	Hiện tên, công ty, sản phẩm, số tiền, lý do huỷ, ngày huỷ
Phân trang	20 dòng/trang

Vòng đời Subscription

Sơ đồ trạng thái

                        ┌──────────┐
                        │ Dùng thử │
                        └────┬─────┘
                             │ Kích hoạt
                             ▼
                       ┌───────────┐
                ┌──────│ Hoạt động │◄─────────────────────┐
                │      └─────┬─────┘                      │
                │            │                            │
                │    Sắp hết hạn (T-45 ngày)             │
                │    Cron tạo Deal + Task                 │
                │            │                            │
                │            ▼                            │
                │   ┌─────────────────┐                   │
                │   │  Chờ gia hạn    │                   │
                │   │  (pending_renew)│                   │
                │   └────────┬────────┘                   │
                │            │                            │
                │       Hết hạn chưa TT                  │
                │            │                            │
                │            ▼                            │
                │   ┌─────────────────┐   Deal Won →      │
                │   │    Quá hạn      │   Invoice paid    │
                │   │   (past_due)    │──────────────────►│
                │   │  Ân hạn 30 ngày │                   │
                │   └────────┬────────┘                   │
                │            │                            │
   Tạm dừng    │    Hết thời gian ân hạn                 │
       ▼       │            │                            │
  ┌──────────┐ │            ▼                            │
  │ Tạm dừng │ │   ┌─────────────────┐      Thanh toán   │
  │ (paused) │◄┘   │   Tạm ngưng    │──────────────────►│
  └──────────┘     │  (suspended)    │                   
                   └────────┬────────┘
                            │
                     +30 ngày không TT
                            │
                            ▼
                   ┌─────────────────┐
                   │    Đã hủy       │
                   │   (cancelled)   │
                   └─────────────────┘

Bảng trạng thái chi tiết

Trạng thái	Mô tả	Màu	Hành động tiếp
Dùng thử	Đang trong thời gian dùng thử miễn phí	Tím	Kích hoạt
Hoạt động	Đang sử dụng bình thường	Xanh lá	Tạm dừng / Hủy / Tạo HĐ
Chờ gia hạn	Sắp hết hạn, đã tạo deal/task	Xanh dương	Xử lý deal trong pipeline
Quá hạn	Đã hết hạn, đang trong thời gian ân hạn	Đỏ	Thanh toán / Chờ
Tạm dừng	Khách yêu cầu tạm ngừng	Vàng	Tiếp tục / Hủy
Tạm ngưng	Hệ thống ngưng do quá ân hạn	Cam	Thanh toán / Chờ
Đã hủy	Đã hủy vĩnh viễn	Đỏ	—

Trạng thái gia hạn

Trạng thái	Mô tả
Chờ xử lý	Đang chờ AM xử lý
Đang thương lượng	Đã tạo deal, đang đàm phán
Đã gia hạn	Đã thanh toán thành công
Không gia hạn	Khách từ chối — có thể khôi phục

Tự động hóa

Cron jobs (chạy hàng ngày)

Thời gian	Tác vụ	Mô tả
8:00 sáng	Tạo Deal + Task	Tìm subscription sắp hết hạn → tạo Deal trong pipeline "Gia hạn" + Task giao cho AM, gom theo công ty
8:30 sáng	Đánh dấu quá hạn	Subscription hết hạn chưa gia hạn → chuyển sang Quá hạn
9:00 sáng	Nhắc thanh toán	Gửi tin nhắn Mattermost nhắc AM theo lịch nhắc
10:00 sáng	Tạm ngưng + Hủy	Quá ân hạn → Tạm ngưng. Quá 30 ngày tạm ngưng → Đã hủy

Task tự động

Khi subscription sắp hết hạn (mặc định 45 ngày trước), cron tạo:

📋 Task: "Gia hạn 3 sản phẩm — Công ty ABC"
├── Giao cho: AM triển khai
├── Liên kết: Deal gia hạn
│
├── Subtask 1: Liên hệ khách hàng xác nhận nhu cầu
├── Subtask 2: Xác nhận sản phẩm & số lượng
├── Subtask 3: Thương lượng giá (nếu cần)
├── Subtask 4: Tạo & gửi đơn bán hàng
├── Subtask 5: Theo dõi thanh toán
└── Subtask 6: Xác nhận hoàn tất

Gom theo công ty

1 công ty có nhiều subscription sắp hết hạn → hệ thống gom thành 1 deal + 1 task. AM chỉ cần gọi 1 cuộc là xử lý tất cả.

Nhắc thanh toán (Dunning)

Ngày	Nội dung
Ngày hết hạn	"Subscription Công ty ABC đã hết hạn hôm nay"
+7 ngày	"Nhắc gia hạn — quá hạn 7 ngày"
+14 ngày	"Nhắc gia hạn — quá hạn 14 ngày"
+21 ngày	"Nhắc gia hạn — quá hạn 21 ngày"
+30 ngày	"Nhắc gia hạn — quá hạn 30 ngày" (escalate)

Pipeline gia hạn

Deal gia hạn nằm trong pipeline riêng "Gia hạn Subscription". Xem tại CRM > Deals → chọn pipeline trong dropdown.

Giai đoạn	Mô tả
Liên hệ khách hàng	AM gọi/email khách hỏi nhu cầu
Xác nhận nhu cầu	Khách xác nhận SP gia hạn
Gửi đơn bán hàng	Tạo & gửi HĐ
Chờ thanh toán	Đợi chuyển khoản
Đã gia hạn (Won)	Auto tạo Invoice + extend khi paid
Không gia hạn (Lost)	Đánh dấu not_renewed

Phân quyền pipeline

Admin có thể giới hạn pipeline cho team cụ thể tại Cài đặt > Pipelines → nút 👥 → chọn team. VD: chỉ team CS dùng pipeline "Gia hạn", team Sales dùng "Sales Pipeline".

Cài đặt gia hạn

Nhấn biểu tượng ⚙ ở góc phải tab "Cần gia hạn".

Cài đặt	Mặc định	Mô tả
Tạo task trước (ngày)	45	Số ngày trước hạn để cron tạo deal/task
Thời gian ân hạn (ngày)	30	Sau hết hạn, cho thêm N ngày trước khi tạm ngưng
Hủy sau khi tạm ngưng (ngày)	30	Tự động hủy nếu tạm ngưng quá N ngày
Tự động tạo deal	Bật	Bật/tắt cron tạo deal khi subscription sắp hết hạn
Tự động tạo task	Bật	Bật/tắt cron tạo task kèm theo
Tạm ngưng khi quá ân hạn	Bật	Tự chuyển sang tạm ngưng khi hết ân hạn
Lịch nhắc thanh toán	0, 7, 14, 21, 30	Ngày nhắc sau hết hạn (phân cách bằng dấu phẩy)

Tạo Subscription mới

Tại tab Danh sách, nhấn Tạo subscription
Panel bên phải mở ra, điền thông tin:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên	Tên mô tả (VD: "ByteDATA Pro - FPT 2026")	Có
Công ty	Chọn công ty khách hàng	Có
Liên hệ	Người liên hệ tại công ty	Không
Sản phẩm	Chọn sản phẩm/dịch vụ (auto điền giá)	Có
Chu kỳ	Hàng tháng / Hàng quý / 6 tháng / Hàng năm	Có
Số tiền/kỳ	Giá trị thanh toán mỗi chu kỳ	Có
Ngày bắt đầu	Ngày bắt đầu sử dụng	Có
Ngày kết thúc	Ngày hết hạn	Không
Tự gia hạn	Bật = cron tự tạo deal khi sắp hết hạn	Có

Hủy Subscription

Đưa chuột vào subscription cần hủy → nhấn ✕
Nhập lý do hủy tại popup xác nhận
Nhấn Xác nhận hủy

Lưu ý

Hủy subscription là không thể hoàn tác. Nếu chỉ muốn tạm ngừng, dùng Tạm dừng.

Liên kết với các module khác

Module	Liên kết
Deals	Deal gia hạn trong pipeline "Gia hạn Subscription" — Won → auto tạo Invoice
đơn bán hàng	Invoice renewal tự tạo khi deal Won — paid → auto extend subscription
Thanh toán	Ghi nhận TT cho invoice renewal → trigger auto extend
Công việc	Task + 6 subtasks cho AM follow up
Triển khai	AM/CS tự động lấy từ FulfillmentOrder (cron)
Sản phẩm	Giá gia hạn lấy từ renewal_price hoặc unit_price
Báo cáo	NRR, MRR movement, churn analysis, renewal pipeline conversion

Câu hỏi thường gặp

Subscription tự động gia hạn khi nào?

Khi deal gia hạn chuyển Won → auto tạo Invoice → Invoice được thanh toán → hệ thống cộng thêm 1 chu kỳ vào ngày hết hạn.

Khách chỉ gia hạn 1 phần sản phẩm thì sao?

Tại tab "Cần gia hạn", chọn checkbox sản phẩm muốn gia hạn → tạo deal. Sản phẩm không gia hạn → nhấn ✕ huỷ gia hạn. Đã huỷ vẫn có thể khôi phục ở tab "Đã huỷ gia hạn".

Có thể sửa giá khi gia hạn không?

Có. Nhấn vào ô giá bên phải mỗi sản phẩm để nhập giá tùy chỉnh trước khi tạo deal.

Đã huỷ gia hạn có khôi phục được không?

Có. Vào tab Đã huỷ gia hạn → nhấn "Khôi phục" trên từng dòng hoặc chọn nhiều → "Khôi phục N đã chọn". Subscription sẽ quay lại tab "Cần gia hạn".

Task gia hạn giao cho ai?

Tạo thủ công (nút trên trang): giao cho user hiện tại
Cron tự động (8h sáng): giao cho AM triển khai (lấy từ FulfillmentOrder → account_manager → assigned_lead → company owner)

Pipeline "Gia hạn" ở đâu?

Tại CRM > Deals → dropdown chọn pipeline → "Gia hạn Subscription". Hoặc xem dạng Kanban tại CRM > Pipeline → chọn pipeline.

Quản lý Subscription (Gói đăng ký) ​

Truy cập ​

Tổng quan giao diện ​

Tab: Danh sách ​

Các cột hiển thị ​

Tìm kiếm và lọc ​

Thao tác nhanh ​

Tab: Cần gia hạn ​

Giao diện ​

Quy trình gia hạn ​

Bước 1: Chọn sản phẩm và giá ​

Bước 2: Tạo Deal + Task gia hạn ​

Bước 3: Xử lý Deal trong pipeline ​

Bước 4: Thanh toán → tự động gia hạn ​

Nút thay đổi sau khi tạo ​

Huỷ gia hạn ​

Tab: Đã huỷ gia hạn ​

Tính năng ​

Vòng đời Subscription ​

Sơ đồ trạng thái ​

Bảng trạng thái chi tiết ​

Trạng thái gia hạn ​

Tự động hóa ​

Cron jobs (chạy hàng ngày) ​

Task tự động ​

Nhắc thanh toán (Dunning) ​

Pipeline gia hạn ​

Cài đặt gia hạn ​

Tạo Subscription mới ​

Hủy Subscription ​

Liên kết với các module khác ​

Câu hỏi thường gặp ​

Subscription tự động gia hạn khi nào? ​

Khách chỉ gia hạn 1 phần sản phẩm thì sao? ​

Có thể sửa giá khi gia hạn không? ​

Đã huỷ gia hạn có khôi phục được không? ​

Task gia hạn giao cho ai? ​

Pipeline "Gia hạn" ở đâu? ​