Sử dụng — Tạo đơn & Workflow duyệt

← Quay lại Tổng quan Approvals

Trang này hướng dẫn 2 luồng phổ biến nhất: người gửi tạo đơn từ template gallery, và người duyệt xử lý đơn với 4 hành động chính (Đồng ý / Từ chối / Trả lại / Chuyển) cộng các tuỳ chọn phụ (CC, Thêm người duyệt, Bình luận). Cuối trang là tính năng tra cứu chấm công tự hiển thị khi duyệt các loại đơn liên quan đến giờ giấc.

Tạo đơn mới

Bước 1 — Chọn mẫu

Bấm nút + Gửi đơn mới. Hệ thống mở gallery toàn màn hình, mẫu được nhóm theo danh mục:

• Nhân sự — Nghỉ phép, WFH, Tăng ca, Đi muộn, Về sớm, Công tác, Ra ngoài, Đổi ca, Bổ sung chấm công
• Tài chính — Đề xuất chi, Ghi nhận thu, Đề xuất mua sắm
• Khác — do công ty tự định nghĩa

Có ô tìm kiếm phía trên. Mỗi card mẫu hiển thị icon, tên, mô tả ngắn.

Bước 2 — Điền form

Click 1 mẫu → drawer trượt từ phải vào với form điền. Hệ thống tự đánh dấu các trường bắt buộc bằng dấu * đỏ. Banner cảnh báo cuối form đếm số trường bắt buộc còn trống.

Khi điền:

• Cmd/Ctrl + V dán ảnh trực tiếp vào ô mô tả
• Trường ngày tự gợi ý hôm nay
• Trường có điều kiện hiển thị (vd: chọn "Nghỉ ốm" mới hiện ô upload giấy khám)

Bước 3 — Gửi đơn

Bấm Gửi đơn. Đơn vào trạng thái Chờ duyệt, người duyệt cấp 1 nhận thông báo tức thì. Nếu thiếu trường bắt buộc, hệ thống tự cuộn đến chỗ thiếu và highlight đỏ.

Sau khi gửi, không tự sửa được

Khi đơn đã gửi đi, bạn không sửa được nữa. Nếu cần sửa: chờ người duyệt trả lại đơn (Send Back) — đơn sẽ quay về cho bạn cập nhật rồi gửi tiếp.

Xử lý đơn — Workflow duyệt

Mở 1 đơn trong Cần thực hiện → drawer/pane chi tiết hiện ra. Phía dưới có 4 nút chính:

Đồng ý duyệt đơn

Duyệt đơn nghỉ phép?

Đơn của Nguyễn Thị Lan — Nghỉ phép 25-27/05

Ghi chú

Nhập ghi chú (Cmd/Ctrl+V để dán ảnh)...

0/500

Huỷ

Đồng ý

Từ chối hiện popup tương tự nhưng nút đỏ + bắt buộc nhập lý do

Các hành động chính

Nút	Khi nào dùng	Có bắt buộc nhập ghi chú?
Đồng ý	Duyệt, đơn sang bước tiếp theo (hoặc Đã duyệt nếu là bước cuối)	Không
Từ chối	Đơn kết thúc với trạng thái Từ chối	Có — bắt buộc lý do
Trả lại	Trả về người gửi để sửa hoặc về 1 bước duyệt trước đó	Có — bắt buộc lý do
Chuyển	Chuyển bước duyệt này sang người khác	Không (khuyến nghị)

Ngoài 4 nút chính, bạn còn các tuỳ chọn:

Hành động	Mô tả
Thêm người duyệt	Bổ sung 1 người duyệt thêm vào bước này (xem dưới)
CC	Thêm người vào danh sách theo dõi, gửi thông báo cho họ
Bình luận	Thảo luận trong đơn, không thay đổi trạng thái

Trả lại đơn (Send Back)

Khi đơn có sai sót cần sửa nhưng không đến mức từ chối, dùng Trả lại:

1. Bấm Trả lại → modal hiện ra
2. Chọn đích:
   • Người gửi — yêu cầu họ cập nhật và gửi lại
   • 1 bước duyệt đã hoàn tất — trả về cho 1 cấp duyệt trước (vd quản lý trực tiếp đã duyệt, kế toán phát hiện sai → trả về cho quản lý xem lại)
3. Nhập lý do trả lại (bắt buộc)
4. Bấm Trả lại

Mỗi mẫu đơn cho phép trả lại khác nhau

Quản trị có thể bật/tắt riêng:

• Trả lại cho người gửi — bật mặc định
• Trả lại về bước duyệt trước — chỉ bật khi quy trình phức tạp cần

Nếu modal không hiển thị tùy chọn nào, có nghĩa mẫu này không cho phép trả lại — bạn chỉ Duyệt hoặc Từ chối được.

Chuyển người duyệt (Transfer)

Khi bạn không phải người phù hợp duyệt (đi vắng, không nắm chuyên môn):

1. Bấm Chuyển
2. Tìm người nhận theo tên (có ảnh + chức danh + phòng ban)
3. Ghi chú lý do chuyển (khuyến nghị)
4. Bấm Chuyển bước → trách nhiệm duyệt được giao cho người mới, bạn không còn trong danh sách

CC — gửi đơn để biết

Khi muốn cho ai đó biết về đơn mà không cần họ duyệt:

1. Bấm CC
2. Tìm và chọn nhiều người (multi-select, hiển thị chip xanh)
3. Viết bình luận (tùy chọn) + đính kèm ảnh / file
4. Bấm CC → người được CC nhận thông báo, thấy đơn trong tab Được CC

Thêm người duyệt (Add Approver)

Khi đơn cần ý kiến thêm của 1 người mà quy trình chưa có:

1. Bấm Thêm người phê duyệt
2. Chọn người
3. Chọn cách thêm:

Cách	Ý nghĩa
Duyệt trước	Người được thêm duyệt trước, sau đó tới bạn
Cùng duyệt	Bạn và người được thêm duyệt song song
Duyệt sau	Tự duyệt cho bạn, sau đó chuyển cho người được thêm

4. Ghi chú (tùy chọn) → bấm Thêm

Tra cứu chấm công khi duyệt đơn nghỉ

Khi duyệt Đơn xin nghỉ phép, Tăng ca, Đi muộn, Về sớm, Bổ sung chấm công, hệ thống tự hiển thị thẻ tra cứu chấm công ngay trong form. Bạn không cần mở module Chấm công riêng:

Chấm công hiện tại của Nguyễn Thị Lan — 25/05/2026

Vào: 08:12

Ra: 17:45

Tổng: 9h 12 phút

Đi muộn

Ca: Hành chính (08:00–17:30)

Tự cập nhật khi người duyệt đổi ngày tra cứu

Lợi ích:

• Đơn nghỉ phép: xem ngay số phép còn lại và đối chiếu lịch chấm công
• Bổ sung chấm công: thấy giờ vào/ra cũ trước khi người gửi sửa
• Tăng ca: xem ca làm việc thực tế ngày đó
• Đi muộn / Về sớm: confirm lý do với dữ liệu chấm công