Appearance
Vai trò & Phân quyền
Module Vai trò & Phân quyền kiểm soát chính xác thành viên trong workspace được phép xem, làm gì. CNV Work cung cấp 5 vai trò mặc định đủ dùng cho hầu hết doanh nghiệp; ngoài ra bạn có thể tạo vai trò tuỳ chỉnh với checkbox quyền chi tiết theo module và lọc dữ liệu theo điều kiện (ví dụ: chỉ thấy deal của mình).
Truy cập
Vào menu Cài đặt > Phân quyền.
Lưu ý
Chỉ Owner và Admin mới có quyền truy cập module này.
Khái niệm
Vai trò
Một bộ quyền được đặt tên, áp dụng cho một hoặc nhiều người. Ví dụ: Sales Manager, Marketing Member, Kế toán chỉ-xem.
Quyền
Một hành động cụ thể: xem deal, tạo deal, xoá deal, duyệt báo giá... Mỗi quyền được nhóm theo module (CRM, HR, Inbox, Ticket...).
Thành viên
Mỗi thành viên có một vai trò chính + có thể có thêm vai trò bổ sung (cộng dồn quyền).
Vai trò mặc định
CNV Work tạo sẵn 5 vai trò khi khởi tạo workspace:
| Vai trò | Mục đích |
|---|---|
| Owner | Người sở hữu workspace — toàn quyền, bao gồm thanh toán và xoá workspace |
| Admin | Quản trị viên — toàn quyền trừ thanh toán và xoá workspace |
| Manager | Quản lý phòng ban — xem & sửa toàn bộ data team, không vào cài đặt hệ thống |
| Member | Nhân viên thường — chỉ thấy/sửa data của mình hoặc team |
| Guest | Khách bên ngoài (đối tác, freelancer) — chỉ xem record được chia sẻ cụ thể |
Khi có nhiều vai trò
Quyền của một thành viên = tổng hợp của tất cả vai trò họ có. Có ít nhất 1 vai trò cho phép = có quyền.
Quyền chi tiết mặc định
| Quyền | Owner | Admin | Manager | Member | Guest |
|---|---|---|---|---|---|
| Quản lý thanh toán | ✓ | – | – | – | – |
| Xoá workspace | ✓ | – | – | – | – |
| Mời / xoá thành viên | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Tạo / sửa vai trò | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Cấu hình tích hợp (Google, CNV Call...) | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Cài Mini App | ✓ | – | – | – | – |
| Xem báo cáo toàn workspace | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| CRM (deal, lead, contact) toàn workspace | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| CRM của riêng mình | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – |
| Xem record được chia sẻ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Inbox: trả lời mọi hội thoại | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Inbox: trả lời hội thoại được gán | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – |
| HR: xem mọi nhân viên | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Duyệt đơn (Approval) | ✓ | ✓ | tuỳ workflow | tuỳ workflow | – |
Lưu ý
Vai trò Owner không thể chỉnh sửa hoặc xoá. Để chuyển Owner, vào Cài đặt > Workspace > Chuyển quyền sở hữu.
Tạo vai trò tuỳ chỉnh
- Nhấn + Tạo vai trò
- Điền thông tin:
| Trường | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tên vai trò | Ví dụ: "Sales Manager" | Có |
| Mô tả | Ghi chú mục đích | Không |
| Sao chép từ | Chọn vai trò có sẵn làm khung ban đầu | Không |
- Tick các quyền theo module (xem bên dưới)
- (Tuỳ chọn) Cấu hình điều kiện lọc dữ liệu
- Nhấn Lưu
Quyền theo module
Khi tạo / sửa vai trò, các quyền được nhóm theo module kèm checkbox Chọn tất cả / Bỏ chọn tất cả cho từng module.
CRM
| Quyền | Mô tả |
|---|---|
| Xem lead | Đọc thông tin lead |
| Tạo / sửa lead | Thêm và cập nhật lead |
| Xoá lead | Xoá lead khỏi hệ thống |
| Gán chủ sở hữu lead | Chuyển owner lead |
| Xem deal | Đọc thông tin deal |
| Tạo / sửa deal | Thêm và cập nhật deal |
| Xoá deal | Xoá deal |
| Đổi giai đoạn pipeline | Kéo deal sang stage khác |
| Xem / sửa / xoá contact | Quản lý danh bạ |
| Xem / sửa công ty | Quản lý công ty khách hàng |
| Xem / tạo báo giá | Quản lý báo giá |
| Duyệt báo giá | Cấp duyệt khi báo giá vượt ngưỡng giảm giá |
| Xem / tạo hoá đơn | Quản lý hoá đơn |
| Xem / duyệt thanh toán | Đối soát thanh toán |
Inbox
| Quyền | Mô tả |
|---|---|
| Xem hội thoại | Đọc tin nhắn khách |
| Trả lời hội thoại | Gửi reply |
| Gán hội thoại | Chuyển hội thoại cho người khác |
| Đóng hội thoại | Đánh dấu kết thúc |
| Cấu hình kênh | Kết nối Facebook, Zalo, Email |
HR
| Quyền | Mô tả |
|---|---|
| Xem / sửa / xoá nhân viên | Quản lý hồ sơ nhân viên |
| Xem chấm công | Đọc bảng chấm công |
| Duyệt / sửa chấm công | Điều chỉnh giờ công |
| Xem / duyệt nghỉ phép | Quản lý đơn nghỉ phép |
| Xem / quản lý hợp đồng | Quản lý hợp đồng lao động |
| Xem / quản lý bảng lương | Tính lương |
Ticket
| Quyền | Mô tả |
|---|---|
| Xem / tạo / sửa ticket | Quản lý ticket |
| Gán ticket | Chuyển ticket cho agent khác |
| Đóng ticket | Kết thúc ticket |
| Quản lý danh mục | Cấu hình loại ticket |
Approval
| Quyền | Mô tả |
|---|---|
| Xem đơn duyệt | Đọc đơn |
| Tạo đơn duyệt | Gửi đơn mới |
| Duyệt đơn | Đồng ý / từ chối theo workflow |
| Quản lý mẫu đơn | Cấu hình template |
Cài đặt
| Quyền | Mô tả |
|---|---|
| Mời / xoá thành viên | Quản lý người dùng |
| Quản lý vai trò | Tạo / sửa role |
| Cấu hình tích hợp | Connect Google, Zalo, FB... |
| Quản lý thanh toán | Đổi gói cước, xem hoá đơn |
Lọc dữ liệu theo điều kiện
Mặc định, một vai trò có quyền "Xem deal" sẽ thấy tất cả deal của workspace. Bạn có thể giới hạn lại để chỉ thấy một subset, ví dụ:
| Use case | Cách lọc |
|---|---|
| Member chỉ thấy deal của mình | Chỉ thấy deal mà mình là chủ sở hữu |
| Member thấy deal của team mình | Chỉ thấy deal thuộc team của mình |
| Manager không thấy deal lớn (dành cho Director) | Chỉ thấy deal dưới 100 triệu |
| Sales chỉ chăm lead nguồn website | Chỉ thấy lead có nguồn = website |
| Kế toán chỉ thấy hoá đơn đã duyệt | Chỉ thấy hoá đơn ở trạng thái "Đã duyệt" / "Đã thanh toán" |
Cấu hình
- Trong màn tạo / sửa vai trò, mở tab Lọc dữ liệu
- Chọn module + loại record (ví dụ: Deal)
- Thêm điều kiện (trường + toán tử + giá trị)
- Kết hợp nhiều điều kiện bằng VÀ / HOẶC
- Áp dụng cho hành động: xem / sửa / xoá
- Lưu
Mẹo
Bộ lọc là VÀ với quyền gốc. Tức là người dùng phải có cả quyền "Xem deal" + match điều kiện mới truy cập được. Không cấu hình lọc = thấy hết (trong phạm vi quyền).
Gán vai trò cho thành viên
Cách 1: Từ trang Thành viên
- Vào Cài đặt > Thành viên
- Click vào thành viên
- Mục Vai trò → chọn một hoặc nhiều vai trò
- Lưu
Cách 2: Từ trang Vai trò
- Vào Cài đặt > Phân quyền > click vai trò
- Tab Thành viên
- Nhấn + Thêm thành viên
- Chọn người → Lưu
Gán hàng loạt
Vào Cài đặt > Thành viên > tick nhiều người > Hành động > Gán vai trò → chọn vai trò.
Kiểm tra quyền của thành viên
- Vào chi tiết thành viên
- Tab Quyền
- Hiển thị tất cả quyền họ có (tổng hợp từ các vai trò) kèm điều kiện lọc đang áp dụng
Nhật ký thay đổi
Mọi thay đổi vai trò / phân quyền đều được ghi nhật ký:
- Ai tạo / sửa / xoá vai trò nào
- Ai gán vai trò cho ai
- Thời gian
Vào Cài đặt > Nhật ký hệ thống > lọc Phân quyền.
Lỗi thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Xử lý |
|---|---|---|
| "Không có quyền truy cập" trên giao diện | Thiếu quyền | Owner / Admin gán thêm vai trò |
| Thấy data không nên thấy | Vai trò có quyền rộng hoặc thiếu lọc | Sửa lọc chặt hơn |
| Không thấy data đáng lẽ thấy | Lọc quá chặt hoặc thiếu vai trò | Kiểm tra tab Quyền của thành viên |
| Không xoá được vai trò | Còn người đang dùng | Bỏ gán thành viên trước |
| 2 người cùng vai trò thấy data khác nhau | Lọc theo "deal của tôi" | Đúng — mỗi người thấy subset của mình |
Liên kết liên quan
- Thành viên & Lời mời — mời người mới
- Workspace — chuyển Owner