Appearance
Tính năng nâng cao
Trang này gom các tính năng "không dùng hằng ngày nhưng cực kỳ tiết kiệm thời gian khi đụng tới": mẫu dự án, task định kỳ, phụ thuộc, chia sẻ & phân quyền, tem phê duyệt, kết nối module khác, mobile, phím tắt và FAQ.
Mẫu dự án (Template)
Khi 1 quy trình lặp đi lặp lại (vd: onboard khách hàng mới, triển khai dự án mẫu, tổ chức sự kiện), bạn lưu thành mẫu rồi áp dụng cho lần sau.
Vào sidebar trái → Mẫu dự án (hoặc URL /tasks?view=templates).
Tạo mẫu mới
Bấm + Tạo mẫu → điền:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tên mẫu | Vd: "Onboard khách hàng mới" |
| Mô tả | Tóm tắt mẫu dùng khi nào |
| Danh mục | Phân nhóm: Triển khai, Nội bộ, Marketing... |
| Màu | 7 màu để dễ nhận diện |
| Công khai | Cho cả công ty dùng hay chỉ mình |
Tạo dự án từ mẫu
Hover dòng mẫu → bấm nút ▶ Play → đặt tên dự án mới + ngày bắt đầu → bấm Tạo dự án. Hệ thống sao chép toàn bộ list, task, subtask trong mẫu vào dự án mới với ngày được tính dời theo ngày bắt đầu bạn chọn.
Task định kỳ (Repeating)
Task lặp tự động sinh ra task mới theo lịch.
Mở task → trong drawer, mở menu ⋯ → bật "Hiện ô Lặp lại" → khung Lặp lại xuất hiện → cấu hình:
- Hàng ngày / tuần / tháng / tuỳ chỉnh
- Ngày bắt đầu lịch lặp
- Khi nào dừng (không bao giờ / sau N lần / đến ngày X)
Ví dụ
"Báo cáo doanh số tuần" lặp mỗi thứ Hai → sáng thứ Hai task tự xuất hiện trong "Của tôi", giữ nguyên người làm + checklist + mô tả của task gốc.
Phụ thuộc (Dependency) — task A chặn task B
Khi task B chỉ có thể bắt đầu sau khi task A xong, gắn quan hệ phụ thuộc giữa chúng.
Mở task → menu ⋯ → bật "Hiện ô Phụ thuộc" → khung phụ thuộc xuất hiện:
| Loại quan hệ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chặn (Blocks) | Task này chặn task khác — phải xong trước |
| Chờ (Waits for) | Task này chờ task khác — task kia xong mới làm được |
Khi task chặn xong → assignee của task chờ nhận thông báo "Task chặn đã hoàn thành, sẵn sàng làm".
Chia sẻ
Chia sẻ task
Mở task → nút Chia sẻ (icon Share) → 1 cửa sổ Asana-style:
- Mời theo dõi: gõ tên / email → chọn → người đó được thêm vào followers (nhận noti)
- Đang có quyền: danh sách đầy đủ Reporter / Assignees / Followers, mỗi người có badge phân biệt
- Copy link: nút bên dưới copy URL task vào clipboard để gửi qua chat
- Rời task: nếu bạn không muốn theo dõi nữa, bấm "Rời task" → hệ thống xoá bạn khỏi cả Assignees lẫn Followers
Chia sẻ dự án / list (phân quyền)
Mở dự án → bấm Chia sẻ ở toolbar. Khác với chia sẻ task (chỉ thêm followers), chia sẻ dự án/list phân quyền theo cấp:
| Quyền | Làm được gì |
|---|---|
| Quản trị | Toàn quyền — chia sẻ, xoá, đổi quyền người khác |
| Chỉnh sửa | Tạo / sửa / xoá task & list |
| Đóng góp | Tạo task của riêng mình trong dự án |
| Bình luận | Chỉ comment, không sửa task |
| Xem | Chỉ xem |
Có thể chia sẻ cho cá nhân hoặc phòng ban (mọi thành viên phòng ban đó được quyền tương ứng). Bấm + Tìm và thêm thành viên → chuyển tab Nhân viên / Phòng ban → chọn → chọn quyền → Thêm.
Quyền list kế thừa từ dự án
Quyền của list = lớn hơn giữa "quyền list trực tiếp" và "quyền dự án mẹ". Tức nếu bạn được quyền Admin ở dự án thì bạn cũng là Admin ở mọi list trong đó.
Tem phê duyệt (Approval Stamp)
Khi task được tạo từ 1 đơn phê duyệt (vd: đơn xin nghỉ phép, đơn mua hàng), task sẽ có thêm nút tem tím ở góc. Click tem → 3 lựa chọn:
- ✓ Phê duyệt → đơn đi tiếp bước sau
- ✗ Từ chối → đơn dừng lại, người tạo nhận noti
- ↺ Bỏ quyết định → revert về chờ (chỉ khi chưa lưu xong)
Sau khi bạn quyết định, drawer hiện overlay "Đã hoàn thành" xanh lá, hiển thị bước tiếp + người xử lý kế tiếp (hoặc thông báo đã duyệt xong toàn bộ), tự đóng sau 1.5s.
Kết nối module khác
Task có thể được tạo từ — và liên kết với — nhiều module khác:
| Module gốc | Cách tạo task | Tác dụng |
|---|---|---|
| CRM (Deal, Liên hệ, Công ty) | Mở deal/liên hệ → khung "Nhiệm vụ" → + Thêm Task | Task hiện trên cả 2 nơi, click qua lại nhanh |
| Phê duyệt | Tự sinh khi tạo đơn | Người duyệt mở task để duyệt |
| Cuộc trò chuyện | Nhấn vào tin nhắn → ⋮ → Tạo task | Task có banner link về tin nhắn gốc |
| Ticket / Yêu cầu | Mở ticket → khung "Nhiệm vụ" → + Thêm Task | Quản lý các bước xử lý ticket |
Khi mở task được tạo từ đâu, bạn sẽ thấy chip "Liên kết" bên dưới mô tả — click để nhảy về nguồn gốc.
Thao tác trên mobile
Module Tasks có ứng dụng di động CNV Work Mobile (iOS + Android). Tính năng chính trên mobile:
- Xem danh sách "Của tôi" + 4 filter view khác
- Tạo / sửa / hoàn thành task
- Comment + paste ảnh / chụp ảnh trực tiếp
- Nhận thông báo realtime (push noti)
- Báo cáo theo task (tích hợp module chấm công nội bộ)
Mobile không có chế độ Kanban + Khối lượng + Hình nền dự án (trải nghiệm tốt nhất trên màn hình lớn).
Mẹo dùng nhanh
Phím tắt
| Phím | Tác dụng |
|---|---|
Esc | Đóng drawer / popup |
Enter | Lưu nhanh ô đang gõ (quick-add, đổi tên list...) |
Cmd/Ctrl + V | Paste ảnh vào mô tả hoặc comment |
Mẹo tiết kiệm thời gian
Inline edit là vua tốc độ
Trên bảng Danh sách: click thẳng vào hạn, người làm, trạng thái ngay trên hàng để sửa — không cần mở task ra. Sửa xong, click ra ngoài là lưu.
Lưu chế độ xem ưa thích
Hệ thống tự nhớ chế độ xem (Danh sách / Kanban / Lịch...) riêng cho từng dự án và riêng cho từng filter view (Của tôi, Tôi tạo...). Lần sau mở lại không cần chọn lại.
Search ngay trong dự án
Toolbar có ô Tìm task... — gõ vài chữ để lọc task có tiêu đề / mô tả khớp. Nhanh hơn việc cuộn lên xuống tìm tay.
Quick-add hàng loạt cùng cột
Khi cần thêm 5-10 task vào cùng 1 cột Kanban: bấm + Thêm task, gõ tên → Enter, gõ tiếp tên kế → Enter... → cả loạt task hiện ra rất nhanh. Đầy đủ chi tiết có thể bổ sung sau bằng cách click từng task.
Câu hỏi thường gặp
1. Task xoá nhầm có khôi phục được không? Hiện tại task xoá là xoá vĩnh viễn — không có thùng rác. Trước khi bấm xoá, hệ thống luôn hỏi xác nhận. Nếu chỉ muốn "ẩn", dùng tính năng Lưu trữ dự án thay vì xoá.
2. Task của tôi sao không thấy hiển thị ở "Của tôi"? Check 2 điều: (a) bạn có nằm trong Assignees hoặc Followers chưa? (b) Task đã Hoàn thành chưa? — bộ lọc mặc định ẩn task đã hoàn thành. Bấm dropdown trạng thái để bật lên.
3. Sửa hình nền dự án mà không thấy đổi? Hình nền chỉ hiện ở chế độ Kanban. Nếu bạn đang ở chế độ Danh sách / Lịch / Khối lượng thì nền không hiển thị (tránh rối mắt). Chuyển sang Kanban để xem.
4. Nhiều người cùng làm 1 task, ai là "chính"? Không có khái niệm "chính" — mọi người ngang quyền. Người tạo task (Reporter) chỉ là thông tin tham khảo, không có quyền đặc biệt hơn các Assignees khác.
5. Sao tôi không sửa được trạng thái của task? Bạn cần là Assignee của task hoặc có quyền Chỉnh sửa / Quản trị trong dự án. Người chỉ có quyền Xem / Bình luận chỉ có thể đọc và comment.
6. List trong dự án có thể chuyển sang dự án khác không? Hiện chưa hỗ trợ di chuyển nguyên list. Nhưng bạn có thể dùng Placements để đưa từng task của list sang dự án khác mà vẫn giữ ở dự án cũ.
7. Tôi muốn xem báo cáo tổng giờ theo dự án? Vào menu Báo cáo → Tasks → chọn dự án + khoảng thời gian → xem giờ tổng theo người / list / task.
Quay lại: Tổng quan Tasks · Dự án & Hình nền · Chi tiết task