Appearance
Dự án & Hình nền
Trang này hướng dẫn cách tổ chức công việc theo cấu trúc 3 tầng Dự án → List → Task, cách cá nhân hoá dự án bằng hình nền Kanban, và cách cấu hình bộ trạng thái (stages) riêng cho từng list.
Dự án (Projects) và List
Cấu trúc 3 tầng
- Dự án = vùng chứa lớn, có hình nền + tên + chủ sở hữu (vd: "Triển khai CRM 2026")
- List = nhóm task con bên trong dự án (vd: "Backlog", "Sprint 1", "Sprint 2")
- Task = đơn vị nhỏ nhất
1 dự án có nhiều list, 1 list có nhiều task. Task có thể không thuộc list nào (task lẻ trong dự án), hoặc thậm chí không thuộc dự án nào (task cá nhân).
Tạo dự án mới
Sidebar trái → khung Dự án → nút + → nhập tên dự án. Hệ thống tự tạo 1 list trống đầu tiên.
Tạo list trong dự án
Mở dự án → bấm nút + kế tên dự án ở toolbar → nhập tên list → Enter. List mới xuất hiện ngay trên sidebar bên trái.
Ghim dự án để truy cập nhanh
Mở Tất cả dự án (icon FolderKanban ở sidebar) → click ngôi sao ⭐ bên cạnh dự án bạn hay dùng → dự án xuất hiện trên sidebar trái. Bỏ ghim bằng cách click ngôi sao lần nữa.
Khi nào không cần dự án
Task vặt cá nhân (gọi điện, đặt phòng họp, mua dụng cụ...) thì không cần dự án. Tạo trực tiếp từ "Của tôi" → task xuất hiện ngay trong danh sách của bạn, không nằm trong dự án nào.
Hình nền dự án — làm nổi bật mỗi dự án
Mỗi dự án có thể tự đặt hình nền Kanban để dễ phân biệt khi nhiều dự án mở cùng lúc. Khi bạn chuyển sang chế độ Kanban, hình nền sẽ hiện mờ phía sau các cột (với lớp phủ trắng 30% để chữ vẫn đọc rõ).
Mở panel cài đặt dự án (nút Tuỳ chỉnh ở toolbar dự án — icon bánh răng) → trượt từ bên phải vào → mục Hình nền:
⚙Tùy chỉnh dự án
Hình nền
✓
Bạn có 3 lựa chọn:
| Loại | Số lượng | Mô tả |
|---|---|---|
| Màu đặc | 10 màu | Bảng màu Asana-style: tím đậm, cam, xanh lá, xanh dương, hồng pastel, trắng... Phù hợp dự án nhỏ, giao diện gọn |
| Ảnh preset | 8 ảnh thiên nhiên | Núi tuyết, rừng, đồi cát, biển, bầu trời... Có sẵn không cần upload |
| Ảnh tuỳ chỉnh | Bạn tải lên | Bất kỳ ảnh nào (jpg/png). Có thể là logo dự án, ảnh team, mood board... |
Chọn 1 lựa chọn → hệ thống lưu ngay (không cần bấm "Lưu"), bạn sẽ thấy thay đổi tức thì khi chuyển sang chế độ Kanban.
Nền tối + chữ trắng
Nếu chọn nền tối (như đen, tím đậm), card task vẫn có nền trắng nên chữ vẫn rõ. Hệ thống tự thêm lớp phủ trắng 30% trên ảnh để đảm bảo readability.
Trạng thái (Stages) — cách dùng
4 trạng thái mặc định (system)
Mọi task có sẵn 4 trạng thái cố định, không thể xoá:
| Trạng thái | Màu | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Chờ xử lý | Xám | Mới tạo, chưa ai bắt tay làm |
| Đang làm | Xanh dương | Có người đang xử lý |
| Tạm ngưng | Cam | Đang chờ điều kiện bên ngoài (chờ khách, chờ duyệt...) |
| Hoàn thành | Xanh lá | Xong việc |
Trạng thái tuỳ chỉnh cho từng list
Mỗi list trong dự án có thể thêm trạng thái riêng. Ví dụ list "Sprint Dev" có thể có thêm "Code Review", "QA Testing", "Chờ deploy"...
Mở list → click ⋮ trên 1 cột Kanban → Chỉnh sửa trạng thái → hộp thoại hiện ra với 4 nhóm:
| Nhóm | Mục đích | Có bao nhiêu cột |
|---|---|---|
| Chưa bắt đầu | Task mới, chưa xử lý | ≥1 (bắt buộc) |
| Đang xử lý | Đang chạy, đợi review, tạm ngưng... | tuỳ ý |
| Hoàn thành | Task xong việc | ≥1 (cùng với "Đã đóng") |
| Đã đóng | Lưu trữ, không theo dõi nữa | tuỳ ý |
Mỗi trạng thái tuỳ chỉnh có tên (chữ hoa) + màu (12 màu chuẩn). Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại hoặc chuyển trạng thái sang nhóm khác.
Lưu thành template để tái sử dụng
Sau khi cấu hình 1 bộ trạng thái ưng ý, bấm Save as template → đặt tên (vd: "Pipeline Dev", "Sales pipeline") → lần sau list mới chọn template này để dùng ngay, không cần dựng lại từ đầu.
Kế thừa từ template default
Mặc định, list mới sẽ kế thừa bộ trạng thái từ template default của hệ thống. Khi bạn sửa template default, mọi list đang kế thừa sẽ tự cập nhật theo. Nếu muốn list này dùng bộ riêng (không bị ảnh hưởng khi template đổi), chọn radio "Tùy chỉnh riêng cho list".
Tiếp theo: Chi tiết task → · Tính năng nâng cao →